En av de bästa egenskaperna hos online-applikationer som Google Dokument, Kalkylark och Presentationer är möjligheten att dela dokument. Oavsett om du vill samarbeta i realtid eller helt enkelt låta andra läsa dokumentet, det är lätt nog.
Men det finns mer att dela dokumentet än bara en knapptryckning. Beroende på vad du delar och med vem, bör du ta en stund att överväga delningsbehörigheter. Bör andra har möjlighet att redigera dokumentet? Vill du att de ska kunna lägga till kommentarer? Eller ska dokumentet vara Titta enbart ? Låt oss gå igenom hur du delar dina dokument och behörighetsalternativ.
Konfigurera delning med vissa personer
Google håller saker konsekvent när det gäller att dela på alla tre ansökningar. Så du kan följa samma steg, oavsett vilket program du använder. För detta how-to använder vi Google Docs som ett exempel.
När du är klar klickar du på ”Share” längst upp till höger. Alternativt kan du klicka på File & GT; Dela från menyn.
Skriv in namnet på din kontakt eller e-postadressen till den person du ska dela med. Du kan ange mer än en person om du vill. Bara notera att om du gör dela med fler än en person och justera delningsbehörigheter i detta skede, kan du inte ställa in behörigheterna individuellt. Du kan dock ändra dem per person när du dela dokumentet, som vi också kommer att täcka nedan.
Justera delningsbehörigheter
Till höger kan du använda listrutan för att välja tillstånd. Du kan välja Editor, Viewer, eller Commenter.
- Redaktör : De kan göra ändringar, godta eller avvisa förslag och dela dokument med andra.
- Visare : De kan bara visa dokumentet. De kan inte göra ändringar eller dela dokumentet.
- Kommentar : De kan bara lägga till kommentarer och lägga fram förslag. De kan inte göra ändringar eller dela dokumentet.
Ovanstående är standardbehörighetsinställningar, men du kan göra ett par justeringar om du vill. I delningsfönstret klickar på kugghjulsikonen längst upp till höger.
Här kan du tillåta redaktörer från att ändra tillstånd och dela. Och du kan inaktivera möjligheten för tittarna och commen att se ner, skriva ut och kopiera handlingar. Avmarkera rutorna för att ta bort dessa behörigheter per dina önskemål.
Dela Document
När du lägger den person eller personer som du vill dela med och ställa in behörigheter, kan du välja att markera rutan till Meddela Människor och lägga till ett meddelande. Detta kommer att skicka ett mail till dem att låta dem veta att du har delat ett dokument med dem. Klicka på ”Skicka”.
Om du inte vill meddela dem du delar med här, se till att avmarkera Meddela Människor rutan och klicka på ”Share”. Du kan välja att göra detta om du vill meddela dem själv med din egen länk till dokumentet.
Konfigurera delning med en länk
Om du planerar att dela dokument med många människor , Har du möjlighet att ta en länk till dokumentet i stället. Och med det här alternativet kan du ange behörigheter samt.
RELATERAD: Hur man Dela Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer-fil som en webbsida
Klicka på ”Share” och sedan klicka i Get Link området i fönstret Delning. Du har då två alternativ i listrutan, Begränsad och Någon med länken .
Använda sig av Begränsad I samband med att lägga till specifika personer i ovanstående område. Detta begränsar någon annan än de personer du delar med från att komma åt dokumentet om de stöter på länken.
Använda sig av Någon med länken för att tillåta någon med att komma åt dokumentet. Sedan till höger, välj Viewer, Commentner eller Editor. Denna tillåtelse kommer att gälla för alla som får tillgång till dokumentet med länken.
Du kan sedan kopiera länken för att dela med andra. Klicka sedan på "Klar."
Ändra behörigheter efter delning
Oavsett om du delar med specifika personer eller helt enkelt dela länken kan du ändra de behörigheter du ursprungligen ställt in. Klicka på "Dela" längst upp till höger.
För specifika personer, använd den övre delen av delfönstret. Välj rullgardinsmenyn bredvid den person du vill ändra tillståndet för och välj den nya inställningen. Klicka på "Spara."
För alla med en länk, använd den nedre delen av delfönstret. Välj det nya tillståndet i rullgardinsmenyn till höger. Klicka på "Klar."
Sluta dela ett dokument
Om det behövs kan du sluta dela ett dokument lika enkelt. Klicka igen, klicka på "Dela."
För specifika personer, öppna rullgardinsmenyn till höger om personen och välj "Ta bort."
För alla med länken kan du ändra inställningen till begränsad. Se till att du tar bort någon från delningslistan i ovanstående avsnitt som du inte vill ha åtkomst.
Google erbjuder andra sätt att samarbeta med kollegor också. Du kan Använd kommentarer i Google-lakan för att samarbeta på kalkylblad och Skapa dokument och arbeta tillsammans direkt i Google Chat .
