Een van de beste eigenschappen van online applicaties zoals Google Documenten, spreadsheets en presentaties is de mogelijkheid om documenten te delen. Of je het wilt samenwerken in real-time of gewoon laat anderen het document, het is makkelijk genoeg te bekijken.
Maar er is meer aan uw document delen dan alleen een druk op de knop. Afhankelijk van wat je deelt en met wie, moet u een moment nemen om de rechten voor delen overwegen. Moeten anderen hebben de mogelijkheid om het document te bewerken? Wil je dat ze in staat zijn om een reactie te plaatsen? Of moet het document alleen-lezen ? Laten we eens kijken hoe u uw documenten en toestemming aandelenopties.
Set Up delen met bepaalde personen
Google houdt de zaken consequent als het gaat om het delen in alle drie toepassingen. Zo kunt u dezelfde stappen volgen, ongeacht welke toepassing u gebruikt. Voor deze how-to, zullen we Google Docs te gebruiken als een voorbeeld.
Wanneer u klaar bent, klikt u op “Delen” in de rechterbovenhoek. Als alternatief kunt u File & gt klik; Deel van het menu.
Voer de naam van uw contactpersoon of e-mailadres van de persoon die je wilt delen. U kunt meer dan één persoon in te voeren als je wilt. Gewoon rekening mee dat als je steentje bij te dragen met meer dan één persoon en de toestemmingen te delen in dit stadium aan te passen, kun je niet de machtigingen afzonderlijk instellen. Echter, kunt u ze per persoon veranderen nadat u het document, dat we ook hieronder zullen bespreken delen.
Stel de machtigingen voor het delen
Aan de rechterkant, gebruik maken van de drop-down box om de toestemming te kiezen. U kunt kiezen Editor, Viewer, of Commentator.
- Editor : Ze kunnen wijzigingen aan te brengen, accepteren of suggesties te verwerpen, en het document met anderen te delen.
- Kijker : Ze kunnen alleen het document te bekijken. Ze kunnen geen wijzigingen aanbrengen of het document te delen.
- Commentaar : Ze kan alleen maar commentaar en suggesties te doen. Ze kunnen geen wijzigingen aanbrengen of het document te delen.
Het bovenstaande zijn standaard permissie-instellingen, maar u kunt een paar aanpassingen te maken als je wilt. In het venster voor delen, klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.
Hier kunt u de redactie van het veranderen van permissies en het delen verbieden. En kunt u de mogelijkheid voor kijkers en commentators om het downloaden, afdrukken en kopiëren acties zien uit te schakelen. Verwijder de vinkjes bij deze permissies per uw voorkeur te verwijderen.
Deel het Document
Zodra u de persoon of mensen die je wilt delen met toevoegen en rechten ingesteld, kunt u optioneel vink het vakje aan People Houd en een bericht toevoegen. Dit zal een e-mail sturen om hen te laten weten dat u een document heeft gedeeld met hen. Klik op “verzenden”.
Als u niet wilt die je deelt op de hoogte met hier, moet u het vinkje uit het Licht People doos en klik op “Delen”. U kunt ervoor kiezen om dit te doen als u wilt dat ze zelf aan te melden met uw eigen link naar het document.
Set Up delen met een link
Als u van plan bent om deel uw document met veel mensen , Heeft u de mogelijkheid om een link naar het document in plaats daarvan te grijpen. En met deze optie, kunt u machtigingen ook in te stellen.
VERWANT: Hoe een Google Docs, Sheets of Slides-bestand te delen als een webpagina
Klik op “Share” en klik vervolgens in het Get Link van het venster Delen. Je hebt dan twee opties in het drop-down box, Beperkt en Iedereen met de link .
Gebruik maken van Beperkt In combinatie met het toevoegen van specifieke mensen in het bovenstaande gebied. Dit beperkt iemand anders dan de mensen die u deelt met toegang tot het document als ze de link tegenkomen.
Gebruik maken van Iedereen met de link om iemand ermee toe te staan toegang te krijgen tot het document. Kies vervolgens naar rechts, kies Viewer, Commentator of Editor. Deze toestemming is van toepassing op iedereen die toegang heeft tot het document met behulp van de link.
U kunt vervolgens de link kopiëren om met anderen te delen. Klik vervolgens op "Gereed."
Verander de machtigingen na het delen
Of u nu deelt met specifieke mensen of deelt eenvoudig de link, u kunt de rechten die u initieel instelt. Klik op "Delen" in de rechterbovenhoek.
Gebruik voor specifieke mensen het bovenste deel van het aandeelvenster. Selecteer de vervolgkeuzelijst naast de persoon met wie u de toestemming wilt wijzigen en kies de nieuwe instelling. Klik op "Opslaan".
Gebruik voor iedereen met een link het onderste deel van het aandeelvenster. Selecteer de nieuwe toestemming in het vervolgkeuzelijst aan de rechterkant. Klik op "Gereed."
Stop met het delen van een document
Indien nodig kunt u stoppen met het eenvoudig delen van een document. Nogmaals, klik op 'Share'.
Voor specifieke mensen opent u de vervolgkeuzelijst rechts van de persoon en selecteert u "Verwijderen".
Voor iedereen met de link, kunt u de instelling wijzigen om te beperkt. Zorg er vervolgens voor dat u iemand van de lijst met delen in het bovenstaande gedeelte wilt verwijderen waar u geen toegang wilt hebben.
Google biedt andere manieren om ook samen met collega's samen te werken. Jij kan Gebruik reacties in Google Sheets om samen te werken op spreadsheets en Maak documenten en werk direct samen in Google Chat .
