Una delle migliori caratteristiche di applicazioni online come Google Documenti, fogli e diapositive è la possibilità di condividere documenti. Se vuoi Collaborare in tempo reale O semplicemente lascia che gli altri visualizzare il documento, è abbastanza facile.
Tuttavia, c'è di più per condividere il tuo documento rispetto a un semplice clic. A seconda di ciò che stai condividendo e con chi, dovresti prendere un momento per considerare le autorizzazioni di condivisione. Se altri dovrebbero avere la possibilità di modificare il documento? Vuoi che siano in grado di aggiungere commenti? O dovrebbe essere il documento visualizzare solamente ? Passiamo attraverso come condividere i tuoi documenti e le opzioni di autorizzazione.
Imposta la condivisione con persone specifiche
Google mantiene le cose coerenti quando si tratta di condividere in tutte e tre le applicazioni. Quindi puoi seguire gli stessi passaggi indipendentemente da quale applicazione stai usando. Per questo how-to, utilizzeremo Google Docs come esempio.
Quando sei pronto, fai clic su "Condividi" in alto a destra. In alternativa, puoi fare clic su File & GT; Condividi dal menu.
Inserisci il nome del tuo contatto o indirizzo email della persona con cui condividi. Puoi inserire più di una persona se ti piace. Si noti che se si condividono più di una persona e regola le autorizzazioni di condivisione in questa fase, non è possibile impostare le autorizzazioni individualmente. Tuttavia, puoi cambiarli a persona dopo aver condiviso il documento, che copriremo anche di seguito.
Regola le autorizzazioni di condivisione
A destra, utilizzare la casella a discesa per scegliere il permesso. Puoi scegliere Editor, Viewer o Commenter.
- Editor : Possono apportare modifiche, accettare o rifiutare suggerimenti e condividere il documento con gli altri.
- Spettatore : Possono solo visualizzare il documento. Non possono apportare modifiche o condividere il documento.
- Commentatore : Possono solo aggiungere commenti e dare suggerimenti. Non possono apportare modifiche o condividere il documento.
Quanto sopra sono le impostazioni di autorizzazione predefinite, ma è possibile effettuare un paio di regolazioni se ti piace. Nella finestra di condivisione, fare clic sull'icona del cambio in alto a destra.
Qui è possibile disabilitare gli editori di modificare le autorizzazioni e la condivisione. E puoi disabilitare la possibilità per gli spettatori e i commentatori per vedere le azioni di download, stampa e copiare. Deseleziona le caselle per rimuovere quelle autorizzazioni per le tue preferenze.
Condividi il documento
Una volta aggiunta alla persona o alle persone che si desidera condividere e impostare le autorizzazioni, è possibile selezionare la casella per informare le persone e aggiungere un messaggio. Questo invierà un'e-mail a loro che li faranno sapere che hai condiviso un documento con loro. Fai clic su "Invia".
Se non vuoi notificare a chi stai condividendo qui, assicurati di deselezionare la casella di notifica delle persone e fai clic su "Condividi". Puoi scegliere di farlo se vuoi informarli con te stesso con il tuo link al documento.
Imposta la condivisione con un collegamento
Se pensi di Condividi il tuo documento con molte persone , hai la possibilità di prendere un collegamento al documento invece. E con questa opzione, puoi anche impostare le autorizzazioni.
IMPARENTATO: Come condividere un documento, fogli o fogli di Google come una pagina web
Fai clic su "Condividi" e quindi fare clic all'interno dell'area di collegamento Ottieni della finestra di condivisione. Hai quindi due opzioni nella casella a discesa, Limitato e Chiunque con il link .
Utilizzo Limitato In concomitanza con l'aggiunta di persone specifiche nell'area sopra. Ciò limita qualcuno diverso dalle persone con cui condividi l'accesso al documento se incontrano il link.
Utilizzo Chiunque con il link per consentire a chiunque con esso accedere al documento. Quindi a destra, scegli Viewer, Commenter o Editor. Questa autorizzazione si applicherà a tutti che accedono al documento utilizzando il collegamento.
Puoi quindi copiare il link per condividere con gli altri. Quindi, fai clic su "Fatto".
Cambia autorizzazioni dopo la condivisione
Se condividi con persone specifiche o semplicemente condividi il link, puoi modificare le autorizzazioni che hai inizialmente impostato. Fai clic su "Condividi" in alto a destra.
Per le persone specifiche, utilizzare la parte superiore della finestra di condivisione. Selezionare la casella a discesa accanto alla persona che desideri modificare l'autorizzazione e scegliere la nuova impostazione. Fai clic su "Salva".
Per chiunque con un collegamento, usa la parte inferiore della finestra di condivisione. Seleziona la nuova autorizzazione nella casella a discesa a destra. Fai clic su "Fatto".
Smetti di condividere un documento
Se necessario, è possibile smettere di condividere un documento altrettanto facilmente. Di nuovo, fai clic su "Condividi".
Per le persone specifiche, apri la casella a discesa a destra della persona e selezionare "Rimuovi".
Per chiunque con il collegamento, è possibile modificare l'impostazione per limitare. Quindi assicurati di rimuovere chiunque dalla lista di condivisione nella sezione sopra riportata che non si desidera avere accesso.
Google offre altri modi per collaborare anche con i colleghi. Puoi Utilizza i commenti in Google fogli per collaborare sui fogli di calcolo e Crea documenti e lavorare insieme direttamente in Google Chat .
