วิธีการสร้างเอกสาร Word ของคุณเพิ่มเติมสามารถเข้าถึงทุกคน

เมื่อคุณสร้างเอกสาร Microsoft Word คุณควรเข้าถึงและมีความสำคัญสูงสุดเสมอ ต่อไปนี้เป็นกฎทั่วไปและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้มากขึ้นรวมถึงคนพิการ

เพิ่มข้อความทางเลือก (Alt) เป็นภาพ

เครื่องอ่านหน้าจอตามชื่อหมายถึงอ่านออกเสียงข้อความบนหน้าจอ อย่างไรก็ตามในฐานะที่มีความซับซ้อนเนื่องจากผู้อ่านหน้าจออาจเป็นพวกเขาไม่สามารถเข้าใจบริบทของกราฟิกโดยไม่ต้องใช้ข้อความ ALT เมื่อคุณ เพิ่มข้อความ ALT ไปยังวัตถุใน Word คุณอนุญาตให้ผู้อ่านหน้าจอรวบรวมและอ่านออกเสียงคำอธิบายให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ที่มีความบกพร่องทางสายตา

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีเพิ่มข้อความทางเลือกไปยังวัตถุใน Microsoft Word

การรู้ว่าวัตถุใดที่ควรรวมถึงข้อความ Alt เป็นสิ่งสำคัญ หากกราฟิคตกแต่งอย่างเคร่งครัด (เช่นเส้นขอบหน้า) มันปลอดภัยที่จะยกเว้นข้อความ ALT และคุณสามารถทำเครื่องหมายกราฟิกเป็นตกแต่งใน Word เมื่อคุณทำผู้อ่านหน้าจอจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าวัตถุที่มีปัญหาเป็นเพียงเพื่อวัตถุประสงค์ด้านสุนทรียภาพ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มการเพิ่มข้อความ ALT เป็นตารางเนื่องจากเครื่องอ่านหน้าจอสามารถจับเนื้อหาภายในที่ไม่มีความช่วยเหลือเพิ่มเติมใด ๆ

คุณ ควร เพิ่มข้อความ ALT เป็นภาพใด ๆ ที่เพิ่มบริบทเพิ่มเติมให้กับเอกสารของคุณ นี้มีทั้งหมดเกือบทุกอย่าง:

• ภาพ
• รูปถ่าย
• รูปภาพ
• ไดอะแกรม
• ชาร์ต
• ไอคอน
• รูปร่าง

การเขียนข้อความ Alt ที่มีประสิทธิภาพ สามารถฝึกฝนได้ดีเช่นกัน คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณอธิบายภาพในประโยคหนึ่งหรือสองคำอย่างถูกต้อง (แม้ว่าคำที่เลือกอย่างระมัดระวังสามารถทำเคล็ดลับได้)

นี่คือเคล็ดลับทั่วไปสำหรับการเขียนข้อความ Alt ที่ดี:

• อย่ารวมวลีเช่น "ภาพ" หรือ "การแสดงกราฟิก"
• ไม่รวมเนื้อหาที่เป็นข้อความที่ปรากฏรอบ ๆ รูปภาพเป็นข้อความ ALT
• เขียนข้อความ ALT แบบเดียวกับที่คุณจะเขียนประโยคที่อธิบายอื่น ๆ
• เมื่อรวมถึงข้อความ ALT สำหรับแผนภูมิการไหลให้รวมถึงกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ สิ่งนี้อาจยาวกว่าข้อความ Alt สำหรับกราฟิกอื่น ๆ แต่จำเป็น

Microsoft พยายามทำให้ง่ายขึ้นสำหรับคุณโดยให้ตัวเลือกแก่คุณในการเพิ่มข้อความ ALT ให้กับรูปภาพโดยอัตโนมัติ แต่คุณไม่ควรพึ่งพาคุณสมบัตินี้ นั่นเหมือนกับการขอให้คนอื่นเขียนเนื้อหาของคุณให้คุณและคุณไม่สามารถรับประกันได้ว่าคำอธิบายจะถูกต้อง เป็นเจ้าของเนื้อหาของคุณ

หากต้องการเพิ่มข้อความ ALT ให้กับวัตถุใน Word ให้คลิกที่ภาพเพื่อเลือกจากนั้นคลิกตัวเลือก "Alt Text" ในกลุ่ม "การเข้าถึง" ของแท็บ "รูปแบบรูปภาพ"

บานหน้าต่าง "ข้อความ Alt" จะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของเอกสารคำ ที่นี่คุณสามารถเขียนข้อความ Alt ของคุณเองมีคำสร้างคำอธิบายสำหรับคุณหรือทำเครื่องหมายกราฟิกเป็นตกแต่ง

รูปภาพไม่ใช่สื่อเดียวที่ใช้ใน Microsoft Word Documents-Videos สามารถมีบทบาทสำคัญเช่นกัน

รวมคำบรรยายภาพแบบปิดในวิดีโอ

วิดีโอสามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยม แต่คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลในวิดีโอสามารถเข้าถึงได้กับทุกคน นี่หมายถึงการเพิ่มคำบรรยายภาพแบบปิดสำหรับผู้ที่อาจมีปัญหาในการได้ยินและต้องการอ่านข้อความบนหน้าจอ

น่าเสียดายที่ Microsoft Word ไม่มีคุณสมบัติในตัวสำหรับการเพิ่มคำบรรยายตัดต่อวิดีโอ ซึ่งหมายความว่าหากคุณสร้างวิดีโอด้วยตัวเองคุณต้องทำสิ่งที่เป็นแบบเก่า ๆ คุณสามารถใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ (เช่น Notepad) เพื่อสร้างคำบรรยายภาพแบบปิดจากนั้นบันทึกไฟล์นั้นด้วยส่วนขยาย VTT

หากคุณกำลังเชื่อมโยงไปหรือ ฝังวิดีโอ YouTube จากนั้นมันจะมีคำบรรยายภาพที่ปิดอยู่แล้วด้วยการรู้จำเสียงของ Google ที่สร้างข้อความนี้โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาเล็กน้อย แต่คำบรรยายภาพเหล่านี้ไม่ถูกต้องเสมอไป ลองดูวิดีโอด้วยตัวเองโดยใช้คำบรรยายภาพแบบปิดเพื่อดูว่าผู้ชมของคุณจะเห็นอะไร หากคำบรรยายภาพปิดไม่ถูกต้องให้พิจารณาการเชื่อมโยงไปยังแหล่งอื่น

ใช้ข้อความไฮเปอร์ลิงก์ที่มีความหมาย

ผู้ใช้สามารถข้ามจากลิงค์ไปยังลิงค์ด้วยเครื่องอ่านหน้าจอดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ข้อความเชื่อมโยงหลายมิติจะไม่คลุมเครือ กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าข้อความแจ้งว่า "คลิกที่นี่" "ดูเพิ่มเติม" หรือสิ่งที่คล้ายกันผู้ใช้จะไม่เข้าใจความหมายที่อยู่เบื้องหลังลิงค์เมื่อเครื่องอ่านหน้าจออ่านกลับไปยังพวกเขาออกจากบริบท

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการแทรกลบและจัดการไฮเปอร์ลิงก์ใน Microsoft Word

หากคุณสามารถทำเช่นนั้นได้อย่างเป็นธรรมชาติเป็นการดีที่สุดที่จะใช้ชื่อของปลายทางในข้อความเพื่อให้ผู้ใช้รู้ว่าลิงค์คืออะไร

การเพิ่มลิงค์ไปยังรูปภาพไม่ใช่เรื่องแปลกเช่นกัน อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ทำให้สิ่งต่าง ๆ ยากสำหรับผู้อ่านหน้าจอ หากคุณต้องเพิ่มลิงค์ไปยังรูปภาพตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความ ALT ของรูปภาพอธิบายถึงวัตถุประสงค์และตำแหน่งของลิงก์ไม่ใช่ภาพเอง ด้วยเหตุนี้คุณควรพยายามหลีกเลี่ยงการใช้ลิงค์ในภาพเมื่อเป็นไปได้

ในขณะที่ การใช้งานและการเข้าถึงลิงค์ อาจใช้เวลาสักครู่ประโยชน์ที่ทำให้ผู้ชมของคุณคุ้มค่ากับการลงทุน

ใช้รูปแบบข้อความที่เข้าถึงได้และสี

เมื่อคุณแทรกลิงค์ในข้อความ Microsoft Word จะเพิ่มขีดเส้นใต้ตามค่าเริ่มต้น ในขณะที่คุณสามารถ ลบขีดเส้นใต้ออกจากการเชื่อมโยงหลายมิติ มีเหตุผลที่ดีที่จะทิ้งไว้ที่นั่น

เมื่อคุณใช้ตัวบ่งชี้อื่นนอกเหนือจากสีคุณทำให้ทุกคนง่ายขึ้นสำหรับบุคคลที่มีสีหรือบกพร่องทางสายตาเพื่อทำความเข้าใจข้อมูลที่คุณพยายามถ่ายทอดไม่ว่าจะรู้ว่าข้อความใดที่มีลิงค์หรือการใช้เครื่องหมายถูกและ X แทนที่จะเป็นสีเขียวและสีแดง ระบุว่ามีบางอย่างถูกต้องหรือไม่ถูกต้อง

นอกจากนี้คุณจะต้องแน่ใจว่าความแตกต่างระหว่างข้อความของคุณและพื้นหลังของเอกสารเพียงพอ หากคุณใช้สีอ่อน (E.G. สีเทาอ่อน) บนพื้นหลังสีขาวมันจะทำให้ข้อความของคุณอ่านยาก

นี่คือตัวอย่างของความคมชัดของข้อความ / พื้นหลังที่ไม่ดี:

และความคมชัดของข้อความ / พื้นหลังที่ดี:

มี แอพตรวจสอบความคมชัดสี มีให้บริการออนไลน์ที่ทำงานได้ดีในการแจ้งให้คุณทราบว่าความแตกต่างในเอกสารของคุณเพียงพอหรือไม่ หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือตรวจสอบการเข้าถึงในตัวของ Microsoft Word ได้

สร้างโครงสร้างเอกสารตรรกะ

การสร้างโครงสร้างเอกสารตรรกะหมายถึงการใช้หัวเรื่องและใช้งานอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนทำเมื่อพยายามจัดระเบียบส่วนต่าง ๆ ของเนื้อหาของพวกเขาคือเพียงแค่ปรับขนาดข้อความและทำให้เป็นตัวหนา สิ่งนี้นำเสนอปัญหาหลายประการเช่นทำให้ผู้อ่านหน้าจออ่านและเข้าใจโครงสร้างเนื้อหาของคุณไม่ต้องพูดถึงว่าเอกสารของคุณจะไม่ถูกต้อง

Word มีไลบรารีที่มีขนาดเท่ากันของสไตล์การมุ่งหน้าให้เลือกในกลุ่ม "สไตล์" ของแท็บ "บ้าน" หากไม่มีพวกเขาตรงกับสไตล์ของเอกสารของคุณคุณสามารถทำได้ เปลี่ยนสไตล์หัวเรื่องเริ่มต้น .

แต่การใช้หัวเรื่องไม่เพียงพอ - คุณต้องใช้มันอย่างถูกวิธี นั่นหมายถึงการทำรังหัวเรื่องในลำดับตรรกะ ตัวอย่างเช่นนี่เป็นลักษณะโครงสร้างส่วนหัวที่ดี:

• หัวเรื่อง 1
• หัวเรื่อง 2
• หัวเรื่อง 3
• หัวเรื่อง 3
• หัวเรื่อง 2
• หัวเรื่อง 3

และนี่คือตัวอย่างของโครงสร้างหัวเรื่องที่ไม่ดี:

• หัวเรื่อง 3
• หัวเรื่อง 1
• หัวเรื่อง 3
• หัวเรื่อง 2
• หัวเรื่อง 1

นอกจากนี้คุณจะต้องใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบในตัวเมื่อเหมาะสม ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการทำรายการคุณสามารถใช้คุณสมบัติรายการหมายเลข / สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่พบในกลุ่ม "ย่อหน้า" ของแท็บ "หน้าแรก" นี่เป็นที่ต้องการมากกว่าการพิมพ์เครื่องหมายยัติภังค์การเพิ่มช่องว่างแล้วป้อนข้อความ

ใช้ส่วนหัวของตารางและโครงสร้างที่เรียบง่าย

บางครั้งมันเป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างตารางง่ายๆ แต่เมื่อเป็นเช่นนั้นคุณควร ผู้อ่านหน้าจออ่านผ่านตาราง (ซึ่งเป็นเหตุผลที่คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มข้อความ ALT ให้กับพวกเขา) และติดตามตำแหน่งโดยการนับเซลล์ของตาราง เมื่อคุณ ทำรังโต๊ะภายในโต๊ะ หรือใช้ เซลล์แยก มันทำให้มันยากอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับผู้อ่านหน้าจอที่จะติดตาม

ที่เกี่ยวข้อง: ตารางและการควบคุมการจัดรูปแบบอื่น ๆ

ผู้อ่านหน้าจอยังพึ่งพาข้อมูลส่วนหัวของตารางเพื่อระบุคอลัมน์และแถว คุณสามารถเพิ่มส่วนหัวลงในตารางของคุณ คลิกที่ใดก็ได้ในตารางจากนั้นในกลุ่ม "ตัวเลือกสไตล์ตาราง" ของแท็บ "การออกแบบตาราง" คลิกกล่องถัดจาก "แถวส่วนหัว" เพื่อเลือก

ตรวจสอบเอกสารของคุณด้วยตัวตรวจสอบการเข้าถึง

ตัวตรวจสอบการเข้าถึงของ Microsoft Word สแกนเอกสารของคุณและส่งคืนคำแนะนำสำหรับการทำให้เนื้อหาของคุณสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น ซึ่งรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการสแกนภาพเพื่อให้แน่ใจว่ามีข้อความ Alt และตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางใช้โครงสร้างที่เรียบง่าย

อย่างไรก็ตามมีข้อ จำกัด บางอย่าง ตัวตรวจสอบการเข้าถึงไม่สามารถตรวจสอบวิดีโอสำหรับคำบรรยายภาพแบบปิดและไม่สามารถเข้าใจได้หากคุณใช้สีเพื่อถ่ายทอดข้อมูล แม้หลังจากที่คุณใช้เครื่องมือนี้ให้แน่ใจว่าได้สแกนเอกสารของคุณทันทีก่อนที่จะส่งออก

ในการใช้ตัวตรวจสอบการเข้าถึงคลิกแท็บ "รีวิว" จากนั้นคลิกที่ไอคอนด้านบน "ตรวจสอบการเข้าถึง" ในกลุ่ม "การเข้าถึง"

ผลการตรวจสอบจะปรากฏในบานหน้าต่าง "การเข้าถึง" ไปทางขวาของเอกสาร ที่นี่คุณสามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดและคำเตือนที่ส่งคืน

หลังจากที่คุณเรียกใช้ตัวตรวจสอบการเข้าถึงและไม่ส่งคืนปัญหาใด ๆ ให้เอกสารการสแกนภาพครั้งสุดท้ายของคุณแล้วก็พร้อมที่จะส่งออก

Microsoft ไม่ได้หยุดทำงานกับ Office- บริษัท ยังให้ความแตกต่าง คุณสมบัติการเข้าถึงสำหรับระบบปฏิบัติการ Windows 10 ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงระบบปฏิบัติการได้