Når du opretter et Microsoft Word-dokument, skal du altid gøre tilgængelighed og inklusivitet en topprioritet. Her er nogle generelle regler og bedste praksis, du skal følge for at gøre dit dokument mere tilgængeligt for alle, herunder handicappede.
Tilføj alternativ (Alt) Tekst til Visuals
En skærmlæser, som navnet antyder, læser højt teksten på en skærm. Men som sofistikeret som skærmlæsere kan være, kan de ikke forstå konteksten med en grafik uden hjælp af Alt-tekst. Når du Tilføj alt tekst til et objekt i Word , Tillader du skærmlæsere at indsamle og læse detaljeret beskrivelse, hvilket giver hjælp til dem med synshandicap.
RELATEREDE: Sådan tilføjes alternativ tekst til et objekt i Microsoft Word
At vide, hvilke objekter der skal omfatte Alt-tekst er vigtigt. Hvis en grafik er strengt dekorative (som side grænser), er det sikkert at udelukke Alt-tekst, og du kan markere grafikken som dekorativt i Word. Når du gør, vil skærmlæsere lade brugeren vide, at det pågældende objekt kun er til æstetiske formål. Du kan også springe over Tilføjelse af Alt-tekst til tabeller, da skærmlæsere er i stand til at fange indholdet inden for dem uden yderligere hjælp.
Du bør Tilføj Alt-tekst til enhver visuel, der tilføjer yderligere kontekst til dit dokument. Dette omfatter næsten altid alle:
- Billeder
- fotografier
- Billeder
- diagrammer
- Diagrammer.
- ikoner
- former
Skrivning effektiv Alt tekst kan også tage lidt øvelse. Du vil sørge for, at du præcist beskriver den visuelle i en sætning eller to (selvom et par omhyggeligt udvalgte ord også kan gøre tricket).
Her er nogle generelle tips til at skrive god alt tekst:
- Inkluder ikke sætninger som "et billede af" eller "en grafisk visning".
- Inkluder ikke tekstmæssige indhold, der vises omkring billedet som Alt-tekst.
- Skriv Alt-teksten på samme måde som du ville skrive nogen anden beskrivende sætning.
- Når du inkluderer Alt-tekst til flowdiagrammer, skal du omfatte hele processen fra begyndelsen til slutningen. Dette kan være længerevarende end Alt-tekst til anden grafik, men det er nødvendigt.
Microsoft forsøger at gøre det lettere for dig ved at give dig mulighed for automatisk at tilføje Alt-tekst til billeder, men du bør ikke stole på denne funktion. Det er som at bede en anden om at skrive dit indhold til dig, og du kan ikke garantere, at beskrivelsen vil være præcis. Ejer dit indhold.
For at tilføje Alt-tekst til objekter i Word, skal du klikke på billedet for at vælge det, og klik derefter på "ALT Text" i "Accessibility" -gruppen på fanen "Billedformat".
"Alt-teksten" -panelet vises til højre for Word-dokumentet. Her kan du skrive din egen Alt-tekst, have Word generere en beskrivelse for dig, eller markér grafikken som dekorativ.
Billeder er ikke de eneste medier, der bruges i Microsoft Word Document-Videoer, kan også spille en vigtig rolle.
Inkludere lukkede billedtekster i videoer
Videoer kan være en stor ressource, men du skal sørge for, at oplysningerne i videoen er tilgængelig for alle. Det betyder at tilføje lukkede billedtekster for dem, der måske har svært ved at høre og foretrække at læse skærmteksten på skærmen.
Desværre har Microsoft Word ikke en indbygget funktion til at tilføje lukkede billedtekster til videoer. Det betyder, at hvis du har oprettet videoen selv, skal du gøre ting på den gammeldags måde. Du kan bruge en teksteditor (f.eks. Notepad) for at oprette de lukkede billedtekster, og gem derefter den fil med VTT-udvidelsen.
Hvis du linker til eller Indlejring af en YouTube-video , så vil det (sandsynligvis) allerede har lukkede billedtekster takket være Googles talegenkendelse, der genererer denne tekst automatisk. Dette vil spare dig lidt tid, men disse billedtekster er ikke altid nøjagtige. Prøv at se videoen selv ved hjælp af de lukkede billedtekster for at se, hvad dit publikum vil se. Hvis de lukkede billedtekster ikke er korrekte, skal du overveje at forbinde til en anden kilde.
Brug meningsfuld hyperlink tekst
Brugere kan springe fra link for at linke med en skærmlæser, så det er vigtigt, at den hyperlinkede tekst ikke er tvetydig. Med andre ord, hvis teksten kun siger "Klik her", "Se mere," eller noget lignende, vil brugeren ikke forstå betydningen bag linket, når skærmlæseren læser den tilbage til dem ud af konteksten.
RELATEREDE: Sådan indsættes, sletter og administrer hyperlinks i Microsoft Word
Hvis du er i stand til at gøre det naturligt, er det bedst at bruge destinationens titel i teksten, så brugeren ved præcis, hvad linket er.
Tilføjelse af links til billeder er heller ikke ualmindeligt. Dette gør det dog svært for skærmlæsere. Hvis du skal tilføje et link til et billede, skal du sørge for, at billedets Alt-tekst beskriver formålet og placeringen af linket - ikke selve billedet. Af denne grund skal du dog forsøge at undgå at bruge links i billeder, når det er muligt.
Mens Brugbarhed og tilgængelighed af links Må tage lidt tid, den fordel, som den bringer til dit publikum, er værd at investeringen.
Brug tilgængelige tekstformater og farver
Når du indsætter et link i tekst, tilføjer Microsoft Word en understregning som standard. Mens du kan Fjern understregningen fra hyperlinket , Der er en temmelig god grund til at forlade det der.
Når du bruger andre indikatorer end farve, gør du det nemmere for farveblind eller synshandicappede individer for at forstå de oplysninger, du forsøger at formidle, om det er at vide, hvilken tekst der indeholder et link eller ved hjælp af afkrydsningsfeltet og X'er i stedet for grønt og rødt til Angiv, at noget er korrekt eller forkert.
Derudover vil du sørge for, at kontrasten mellem din tekst og dokumentets baggrund er tilstrækkelig. Hvis du bruger en lys farve (fx lysegrå) på en hvid baggrund, vil den gøre din tekst svært at læse.
Her er et eksempel på dårlig tekst / baggrundskontrast:
Og god tekst / baggrundskontrast:
Der er Color-Contrast Checker Apps Tilgængelig online, der gør et godt stykke arbejde med at lade dig vide, om kontrasten i dit dokument er tilstrækkelig eller ej. Alternativt kan du bare bruge Microsoft Words indbyggede tilgængelighedscheckerværktøj.
Byg en logisk dokumentstruktur
Opbygning af en logisk dokumentstruktur betyder simpelthen ved hjælp af overskrifter, og bruger dem korrekt. En almindelig fejl, som folk gør, når de forsøger at organisere de forskellige sektioner af deres indhold, er at simpelthen ændre størrelsen på teksten og gøre det modigt. Dette præsenterer flere problemer, som det gør det vanskeligere for skærmlæsere at læse og forstå strukturen af dit indhold, for ikke at nævne, at dit dokument ikke vil blive korrekt tabuleret.
Word har et anstændigt mellemstore bibliotek af overskriftsformater at vælge imellem i "Styles" -gruppen for fanen "Home". Hvis ingen af dem matcher stilen i dit dokument, så kan du Skift standardpakningstilstandene .
Men ved hjælp af overskrifter er ikke nok - du skal bruge dem på den rigtige måde. Det betyder at nestende overskrifterne i en logisk rækkefølge. For eksempel er her, hvor god overskriftsstruktur ser ud:
- Overskrift 1
- Overskrift 2.
- Overskrift 3.
- Overskrift 3.
- Overskrift 2.
- Overskrift 3.
Og her er et eksempel på dårlig overskriftsstruktur:
- Overskrift 3.
- Overskrift 1
- Overskrift 3.
- Overskrift 2.
- Overskrift 1
Derudover vil du bruge indbyggede formateringsværktøjer, når det er relevant. Hvis du f.eks. Vil lave en liste, kan du bruge den nummererede / punkterede listefunktion fundet i "afsnit" -gruppen for fanen "Home". Dette foretrækkes over at skrive en bindestreg, tilføje et rum og derefter indtaste teksten.
Brug bordoverskrifter og enkle strukturer
Nogle gange er det bare ikke muligt at oprette enkle tabeller, men når det er, skal du. Skærmlæsere læses gennem tabeller (hvorfor du ikke behøver at tilføje alt tekst til dem) og holde op med placeringen ved at tælle bordets celler. Når du nest et bord i et bord eller brug Split celler , det gør det utroligt vanskeligt for skærmlæseren at holde styr på.
RELATEREDE: Tabeller og andre formateringskontroller
Skærmlæsere stoler også på tabeloverskriftsinformation for at identificere kolonner og rækker. Du kan tilføje et overskrift til dit bord. Klik overalt i tabellen og derefter i gruppen "Table Style Options" af fanen "Table Design", klikke på feltet ud for "Header Row" for at vælge den.
Gennemgå dit dokument med tilgængelighedskontrollen
Microsoft Words tilgængelighedschecker scanner dit dokument og returnerer forslag til at gøre dit indhold mere tilgængeligt. Dette omfatter ting som scanning billeder for at sikre, at de indeholder alt tekst og sørger for, at tabellerne bruger en simpel struktur.
Der er dog nogle begrænsninger. Tilgængelighedskontrollen kan ikke kontrollere videoer for lukkede billedtekster, og det kan heller ikke forstå, om du bruger farve til at formidle information. Selv efter at du har brugt dette værktøj, skal du sørge for at scanne dit dokument visuelt, før du sender det ud.
Hvis du vil bruge tilgængelighedscheckeren, skal du klikke på fanen "Review", og derefter klikke på ikonet over "Kontrollér tilgængelighed" i "Tilgængelighed" -gruppen.
Resultaterne af inspektionen vises i "tilgængelighed" -panelet til højre for dokumentet. Her kan du gennemgå de returnerede fejl og advarsler.
Når du har kørt tilgængelighedskontrollen, og det ikke returnerer nogen problemer, skal du give dit dokument en sidste visuel scanning, og så er den klar til at blive sendt ud.
Microsoft stoppede ikke med Office-selskabet giver også forskellige Tilgængelighedsfunktioner til dets Windows 10-operativsystem , hvilket gør operativsystemet tilgængeligt for alle.
