Dacă ne spuneți că e-mailul nu mai este de modă, vă vom cere să aruncați o privire asupra căsuțelor noastre primite. Abilitatea de a sorta și organiza mizeria mesajelor care sosesc zilnic este destul de importantă pentru menținerea sănătății la locul de muncă.
Nu este vorba doar de spam. Spamul există încă, un fapt enervant al vieții, dar există modalități de a face față acestui lucru. Este pasiunea pentru alte e-mailuri pe care le primim - actualizări despre software, invitații la evenimente, liste de e-mail la care am fost abonați [got], dar nu ne amintim niciodată să ne dezabonăm - toate acestea necesită un mod de a organiza, sorta și arhiva mesajele la locul lor adecvat, indiferent dacă este un folder desemnat sau coșul de gunoi.
Am vorbit destul de mult despre Outlook, inclusiv elementele de bază ale e-mailului, cum ar fi compunerea și trimiterea , Metode de adăugați și primiți atașamente , precum și importul contacte și gestionarea agendelor . Vrem să ne îndreptăm atenția asupra imaginii de ansamblu, concentrându-ne pe gestionarea căsuței de e-mail.
Stăpânirea căsuței de intrare Outlook
Outlook are o multitudine de funcții încorporate pentru a vă ajuta să vă filtrați poșta în locurile corespunzătoare. Pentru început, dacă faceți clic dreapta pe un mesaj sau mouse-ul până la panglică, veți observa că există o caracteristică numită Pași rapizi.
Dacă o extindem de pe panglică, putem vedea această caracteristică în întregime.
Primul lucru de reținut este că Pașii rapizi sunt practic reguli (există o funcție numită Reguli, pe care o vom discuta în scurt timp). Al doilea lucru de reținut este că, spre deosebire de Reguli, care funcționează în culise fără aportul dvs., Pașii Rapizi se bazează pe inputul dvs. pentru a funcționa.
Primul lucru pe care îl veți face este să selectați Pasul rapid pe care doriți să îl creați. Să facem una simplă pentru a ilustra punctul nostru de vedere.
În acest pas rapid, selectăm un mesaj pe care îl considerăm diverse și facem clic pe pasul rapid, care va muta mesajul în folderul Diverse și va marca mesajul ca citit.
Dacă faceți clic pe butonul „Opțiuni”, puteți vedea cum este construit Quick Step și îl puteți edita, cum ar fi adăugarea sau eliminarea de piese din sau din acesta.
De exemplu, în această captură de ecran, puteți elimina pasul în care mesajele sunt marcate ca Citite, astfel încât totul să fie mutat în folderul Diverse, dar starea sa rămâne neschimbată.
Așa funcționează Pașii Rapizi, am putea petrece destul de mult timp arătându-vă diferite moduri în care pot fi creați și implementați, dar dorim să trecem la Reguli pentru a ilustra diferența.
Regulile de bază ale regulilor
După cum am menționat, pașii rapidi sunt ceva pe care acționați în timp ce regulile funcționează automat, în culise, în conformitate cu criteriile pe care le specificați. Când faceți clic pe butonul „Reguli”, ar trebui să alegeți „Creați o regulă ...” din lista derulantă.
Condițiile primare pentru crearea regulilor sunt destul de elementare și este posibil să nu fie nevoie să vă aprofundați în opțiunile avansate, așa că haideți să examinăm câteva dintre aspectele lor mai simple.
În imaginea următoare, vedeți că puteți direcționa e-mailuri de la anumiți expeditori sau în funcție de subiect sau către cine este trimis. De acolo, aveți posibilitatea ca Outlook să vă alerteze vizual și / sau cu un sunet. De asemenea, puteți muta mesajul într-un anumit folder, ceea ce, spre deosebire de utilizarea unui pas rapid, s-ar întâmpla fără introducerea dvs.
Dacă faceți clic pe butonul „Creați o regulă”, veți vedea următorul dialog de asistent.
De asemenea, puteți face clic pe „Regulă nouă” din fereastra Reguli și alerte.
Dacă faceți acest lucru, se va deschide prima fereastră cu Expertul pentru reguli, care vă va ajuta să parcurgeți procesul.
Regulile sunt surprinzător de simple, dacă știi deja ce vrei să facă regula. Faceți clic pe „Opțiuni avansate ...” și veți vedea la ce ne referim. Nu numai că veți vedea opțiunile din ecranul de bază Creare regulă, veți găsi o lume complet nouă cu alte reguli pe care le puteți utiliza.
Imaginați-vă că facem pasul rapid pe care l-am creat mai devreme și dorim să-l transformăm într-o regulă. Am dori să ne selectăm criteriile din opțiunile de mai sus și apoi să facem clic pe „Următorul”. În acest caz, vom muta e-mailurile trimise în contul nostru How-To Geek.
În ecranul următor, alegem opțiunea „mutați într-un folder specificat” și apoi în partea de jos facem clic pe linkul subliniat „mutați-l în folderul specificat”. Apoi ni se afișează opțiuni care ne vor permite să trimitem mesajele către orice dosar alegem, care în acest caz este „Diverse”.
După ce faceți clic pe „Înainte”, veți fi întrebat dacă există excepții de la această nouă regulă. Dacă nu există, puteți face clic pe „Următorul” și veți trece la ecranul final, unde vi se va cere să numiți noua regulă, indiferent dacă doriți să o activați, să o rulați la finalizare și, în final, , îl veți putea examina.
Gata, faceți clic pe „Finalizare” și sunteți bine. Puteți vedea această regulă făcând clic pe butonul „Reguli” și apoi „Gestionați regulile și alertele” din selecțiile derulante.
Puteți reveni oricând pentru a vă modifica regula, a adăuga altele noi, a face copii, a șterge și a altor funcții. Nu uitați, dacă doriți să păstrați o regulă, dar nu doriți ca aceasta să ruleze tot timpul, puteți debifa doar căsuța de lângă ea.
Dacă doriți să aflați mai multe despre mutarea automată a mesajelor într-un anumit folder, vă recomandăm să consultați acest articol.
Ștergerea și ignorarea mesajelor de e-mail
Veți primi o mulțime de e-mailuri pe care nu le doriți sau de care aveți nevoie, fie că sunt transmise de la un părinte supraexuberant, fie că vă îndreptați spamul, menținerea căsuței de intrare îmblânzită și îngrijită va fi o mare provocare dacă nu știi să folosești instrumentele de care dispui.
După cum puteți vedea afișat în mod vizibil pe panglică, există o secțiune dedicată în întregime ștergerii lucrurilor, cea mai notabilă fiind butonul mare „Ștergeți” și gigantul său X. De asemenea, puteți selecta pur și simplu un mesaj sau un grup de mesaje și faceți clic pe butonul respectiv sau doar atingeți „Ștergeți” de pe tastatură.
Să vedem mai mult secțiunea Ștergere și să vedem ce mai are de oferit. În primul rând, există butonul „Ignorați”.
Ce face Ignore? Când selectați un mesaj sau o conversație și faceți clic pe „Ignorați”, apare o casetă de dialog.
Diferența dintre aceasta și pur și simplu ștergerea unei conversații este că ignorarea acesteia se va aplica acestui mesaj și tuturor mesajelor viitoare, ceea ce înseamnă că, dacă sunteți pe o listă de e-mail și respondenții continuă să răspundă tuturor, nu le veți mai vedea, ceea ce este destul de drăguț de util .
Cealaltă opțiune notabilă este caracteristica Clean Up. Dacă faceți clic pe butonul „Curățare”, se va declanșa un meniu derulant cu următoarele opțiuni
Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, veți vedea un dialog care oferă același rezultat, toate mesajele redundante vor fi aruncate în coșul de gunoi.
Dacă faceți clic pe butonul „Setări”, veți fi direcționat la opțiunile de curățare a conversației. După cum puteți vedea, puteți utiliza funcția de curățare pentru a arhiva conversațiile vechi, redundante într-un dosar alternativ, care este probabil cea mai utilă opțiune aici. Adesea este mai bine să arhivați lucruri, mai degrabă decât să le ștergeți, doar în cazul în care trebuie să vă referiți la acestea ulterior.
Deși aceste caracteristici sunt grozave și vedem meritul evident în ele, ele nu vor avea prea mult efect asupra acelui sfânt de flageluri din căsuța de e-mail: spamul.
Spam, Spam Go Away !!
Spam-ul nu primește același tip de titluri ca odinioară deoarece, în cea mai mare parte, filtrele moderne de spam fac o treabă destul de bună la eliminarea tuturor. Dacă utilizați Gmail sau alte servicii de webmail, probabil că nu le vedeți prea mult, ceea ce nu înseamnă că nu există, mai ales dacă comiteți greșeala nefericită de a consimți să permiteți unei companii să vă împărtășească adresa. cu partenerii lor de marketing sau faceți clic pe caseta greșită și vă înscrieți din greșeală pentru a fi pe o listă de distribuție.
Ideea este că spamul încă se întâmplă, dar Outlook vă oferă modalități prin care, sperăm, să îl țineți în mare măsură sub control, cu filtre nedorite. Când primiți un mesaj care este în mod clar junk sau spam, puteți selecta acel mesaj, apoi faceți clic pe butonul „Junk” pentru o listă derulantă de opțiuni. Pentru mesajele nedorite, veți alege „Blocați expeditorul”, dar pentru orice altceva, veți dori să ajustați opțiunile de e-mail nedorit.
Cu cât nivelul de filtrare este mai restrictiv, cu atât sunt mai mari șansele ceva ce doriți sau trebuie să vedeți poate fi filtrat din greșeală . Dacă se întâmplă acest lucru, va trebui să tratați e-mailurile afectate folosind opțiunile văzute în captura de ecran anterioară.
Este o idee bună să petreceți ceva timp explorând opțiunile de e-mail nedorit. Puteți configura liste albe de la anumiți expeditori și la anumiți destinatari, în timp ce blocați în mod explicit expeditorii în care știți că nu aveți încredere.
LEGATE DE: Cum să creați și să gestionați persoanele de contact în Outlook 2013
Păstrarea căsuței de e-mail slabe și serioase necesită dedicare și atenție la detalii. Pentru a fi sincer, câteva reguli bine concepute pot compensa multă muncă, dar vor exista întotdeauna noi provocări. Amintiți-vă aceste instrumente - Pași rapizi, reguli, ignorare și filtre nedorite - și veți fi pe cale să vă îmblânziți e-mailul.
Să auzim de tine acum. Spuneți-ne despre proprii pași și reguli rapide preferate sau despre modul în care gestionați spamul. Forumul nostru de discuții este deschis, așa că împrumutați-ne comentariile și întrebările dvs.
