Pokud nám sdělíte, že e-mail vypadl z módy, požádáme vás o prohlídku našich doručených. Schopnost třídit a organizovat nepořádek zpráv, které přicházejí denně, je docela klíčem k zachování rozumu na pracovišti.
Nejde jen o spam. Spam stále existuje, což je nepříjemná skutečnost života, ale existují způsoby, jak se s tím vypořádat. Je to spousta dalších e-mailů, které dostáváme - aktualizace softwaru, pozvánky na události, e-mailové konference, které jsme si předplatili [got], ale nikdy si nepamatujeme jejich odhlášení - to vše vyžaduje nějaký způsob, jak organizovat, třídit a ukládat zprávy na jejich správné místo, ať už je to určená složka nebo koš.
Mluvili jsme docela dost o Outlooku, včetně základy e-mailu, jako je psaní a odesílání , způsoby jak přidávat a přijímat přílohy , stejně jako import kontakty a správa adresářů . Chceme nyní obrátit naši pozornost k širšímu obrazu a zaměřit se na správu doručené pošty.
Zvládnutí doručené pošty v Outlooku
V Outlooku je zabudováno množství funkcí, které vám pomohou filtrovat poštu na správná místa. Chcete-li začít, kliknete-li pravým tlačítkem myši na zprávu nebo myš až na pás karet, všimnete si, že existuje funkce s názvem Rychlé kroky.
Pokud ji rozbalíme z pásu karet, můžeme tuto funkci vidět v plném rozsahu.
První věc, kterou si musíte pamatovat, je, že Rychlé kroky jsou v zásadě pravidla (existuje funkce s názvem Pravidla, o které si brzy povíme). Druhá věc, kterou si musíte pamatovat, je, že na rozdíl od pravidel, která fungují v zákulisí bez vašeho zásahu, se rychlé kroky spoléhají na váš vstup.
První věc, kterou uděláte, je vybrat Rychlý krok, který chcete vytvořit. Uděláme jednoduchý příklad, který ilustruje náš názor.
V tomto Rychlém kroku vybereme zprávu, kterou považujeme za různou, a klikneme na Rychlý krok, který zprávu přesune do složky Různé a označí zprávu jako Přečtenou.
Pokud kliknete na tlačítko „Možnosti“, uvidíte, jak je Quick Step vytvořen, a můžete jej také upravovat, například přidávat nebo odebírat součásti do nebo z něj.
Například na tomto snímku obrazovky můžete odebrat krok, kde jsou zprávy označeny jako Číst, takže se vše přesune do složky Různé, ale jeho stav zůstane nezměněn.
Takto fungují Rychlé kroky, mohli bychom strávit docela dost času tím, že vám ukážeme různé způsoby, jak je lze vytvořit a implementovat, ale chceme ilustrovat rozdíl v Pravidlech.
Základní pravidla pravidel
Jak jsme již zmínili, Rychlé kroky jsou něco, na čem jednáte, zatímco pravidla fungují automaticky, v zákulisí, podle vámi zadaných kritérií. Když kliknete na tlačítko „Pravidla“, měli byste z rozevíracího seznamu zvolit „Vytvořit pravidlo…“.
Primární podmínky pro vytváření pravidel jsou docela základní a možná se ani nebudete muset ponořit do žádných pokročilých možností, takže pojďme prozkoumat některé z jejich jednodušších aspektů.
Na následujícím obrázku vidíte, že můžete směrovat poštu od určitých odesílatelů nebo podle předmětu nebo komu je odeslána. Odtamtud můžete nechat Outlook upozornit vizuálně nebo zvukem. Zprávu můžete také přesunout do konkrétní složky, což by se na rozdíl od použití rychlého kroku stalo bez vašeho zadání.
Pokud kliknete na tlačítko „Vytvořit pravidlo“, zobrazí se následující dialog průvodce.
Můžete také kliknout na „Nové pravidlo“ v okně Pravidla a upozornění.
Tímto způsobem otevřete první okno Průvodce pravidly, které vás provede celým procesem.
Pravidla jsou překvapivě nekomplikovaná, pokud již víte, co má pravidlo dělat. Klikněte na „Pokročilé možnosti…“ a uvidíte, co máme na mysli. Nejen, že uvidíte možnosti ze základní obrazovky Vytvořit pravidlo, najdete také zcela nový svět dalších pravidel, která můžete použít.
Představte si, že provedeme Rychlý krok, který jsme vytvořili dříve, a chceme z něj udělat pravidlo. Z výše uvedených možností bychom chtěli vybrat naše kritéria a poté kliknout na „Další“. V tomto případě přesuneme poštu, která je odeslána na náš účet How-To Geek.
Na další obrazovce zvolíme možnost „přesunout do určené složky“ a potom dole klikneme na podtržený odkaz „přesunout do určené složky“. Poté se zobrazí možnosti, které nám umožní směrovat poštu do jakékoli složky, kterou vybereme, což je v tomto případě „Různé“.
Po kliknutí na „Další“ budete dotázáni, zda existují nějaké výjimky z tohoto nového pravidla. Pokud nejsou k dispozici, můžete kliknout na „Další“ a přejdete na závěrečnou obrazovku, kde budete požádáni o pojmenování svého nového pravidla, ať už jej chcete zapnout, spustit po dokončení a nakonec , budete to moci zkontrolovat.
To je vše, klikněte na „Dokončit“ a můžete vyrazit. Toto pravidlo zobrazíte kliknutím na tlačítko „Pravidla“ a poté z rozbalovací nabídky na možnost „Spravovat pravidla a upozornění“.
Můžete se kdykoli vrátit a změnit své pravidlo, přidat nové, kopírovat, mazat a další funkce. Nezapomeňte, že pokud chcete zachovat pravidlo, ale nechcete, aby se zobrazovalo stále, stačí zrušit zaškrtnutí políčka vedle něj.
Pokud se chcete dozvědět více o automatickém přesouvání zpráv do konkrétní složky, doporučujeme vám podívat se na tento článek.
Odstranění a ignorování e-mailových zpráv
Dostanete spoustu e-mailů, které nechcete nebo nepotřebujete, ať už jde o přeposílání nadměrně bujným rodičem, nebo přímý spam, udržování vaší schránky a dobře upravené bude velkou výzvou, pokud tak neučiníte vědět, jak používat nástroje, které máte k dispozici.
Jak můžete vidět na pásu karet viditelně, je zde část věnovaná výhradně mazání věcí, nejpozoruhodnější je velké tlačítko „Odstranit“ a jeho obří X. Můžete také jednoduše vybrat zprávu nebo skupinu zpráv a kliknout na toto tlačítko nebo jen na klávesnici klepněte na „Odstranit“.
Podívejme se na tuto sekci Smazat ještě trochu a uvidíme, co dalšího nabízí. Nejprve je zde tlačítko „Ignorovat“.
Co dělá Ignorovat? Když vyberete zprávu nebo konverzaci a kliknete na „Ignorovat“, zobrazí se dialogové okno.
Rozdíl mezi tímto a jednoduše smazáním konverzace spočívá v tom, že její ignorování se bude vztahovat na tuto i na všechny budoucí zprávy, což znamená, že pokud jste na seznamu adresátů a respondenti stále odpovídají na všechny, už je neuvidíte, což je sakra užitečné .
Druhou pozoruhodnou možností je funkce Vyčištění. Kliknutím na tlačítko „Vyčistit“ se spustí rozevírací nabídka s následujícími možnostmi
Ať už zvolíte jakoukoli možnost, zobrazí se dialogové okno se stejným výsledkem, všechny nadbytečné zprávy budou zahozeny do koše.
Pokud kliknete na tlačítko „Nastavení“, budete přesměrováni na možnosti Vyčištění konverzace. Jak vidíte, můžete použít funkci Vyčištění k archivaci starých, nadbytečných konverzací do alternativní složky, což je zde pravděpodobně nejužitečnější možnost. Často je lepší jednoduše archivovat věci, než je mazat, pro případ, že byste na ně měli později odkázat.
I když jsou tyto funkce skvělé a vidíme v nich zjevnou výhodu, nebudou mít velký vliv na tu nesvatou příšeru doručené pošty: spam.
Spam, Spam Go Away !!
Spam nedostává stejný druh titulků, jaký kdysi dělal protože moderní spamové filtry většinou dělají docela dobrou práci při odstraňování toho všeho. Pokud používáte Gmail nebo jiné webové poštovní služby, pravděpodobně toho moc nevidíte, což však neznamená, že tam není, zvláště pokud uděláte nešťastnou chybu, když souhlasíte s tím, aby společnost mohla sdílet vaši adresu. s jejich marketingovými partnery, nebo kliknete na špatné pole a omylem se zaregistrujete, abyste byli na distribučním seznamu.
Jde o to, že k spamu stále dochází, ale Outlook vám nabízí způsoby, jak to doufejme udržet do značné míry pod kontrolou pomocí filtrů nevyžádané pošty. Když obdržíte zprávu, která je zjevně nevyžádaná nebo spam, můžete ji vybrat a poté kliknout na tlačítko „Nevyžádaná pošta“ a zobrazit rozevírací seznam možností. U nevyžádaných zpráv zvolíte možnost „Blokovat odesílatele“, ale u všech ostatních budete chtít upravit možnosti Nevyžádaná pošta.
Čím přísnější je vaše úroveň filtrování, tím větší je šance něco, co skutečně chcete nebo potřebujete vidět, může být nechtěně odfiltrováno . Pokud k tomu dojde, budete muset zacházet s ovlivněnými e-maily pomocí možností uvedených na předchozím snímku obrazovky.
Je dobré strávit nějaký čas zkoumáním možností nevyžádané pošty. Můžete nastavit bílé listiny od určitých odesílatelů a určitých příjemců a výslovně blokovat odesílatele, o nichž víte, že jim nedůvěřujete.
PŘÍBUZNÝ: Jak vytvářet a spravovat kontakty v aplikaci Outlook 2013
Udržování štíhlé a průměrné doručené pošty vyžaduje odhodlání a pozornost věnovanou detailům. Upřímně řečeno, několik dobře navržených pravidel může vynahradit spoustu práce, ale vždy se objeví nové výzvy. Pamatujte si tyto nástroje - rychlé kroky, pravidla, ignorování a filtry nevyžádané pošty - a budete na dobré cestě ke zkrocení e-mailu.
Nyní se ozveme. Řekněte nám o svých oblíbených rychlých krocích a pravidlech nebo o tom, jak zacházíte se spamem. Naše diskusní fórum je otevřené, takže nám můžete poskytnout své komentáře a dotazy.
