Jos kerrot meille, että sähköposti on pudonnut muodista, pyydämme sinua tutustumaan postilaatikkoihimme. Pystyminen lajittelemaan ja järjestämään päivittäin saapuvien viestien sotku on melko avain työpaikan järkevyyden ylläpitämiseen.
Kyse ei ole vain roskapostista. Roskaposti on edelleen olemassa, ärsyttävä tosiasia elämässä, mutta siihen on olemassa tapoja. Se on murskaus muille saamillemme sähköposteille - ohjelmistopäivitykset, kutsuja tapahtumiin, postituslistoja, jotka olemme tilanneet [got], mutta älä koskaan muista peruuttaa tilausta - kaikki tämä edellyttää jonkinlaista tapaa järjestää, lajitella ja tallentaa viestejä oikeaan paikkaan riippumatta siitä, se on nimetty kansio tai roskakori.
Olemme puhuneet melkoisesti Outlookista, mukaan lukien sähköpostin perusteet, kuten säveltäminen ja lähettäminen , tapoja lisätä ja vastaanottaa liitteitä sekä tuonti yhteystietojen hallinta ja osoitekirjojen hallinta . Haluamme nyt kiinnittää huomiomme suurempaan kuvaan keskittymällä postilaatikon hallintaan.
Outlook-postilaatikon hallinta
Outlookissa on runsaasti ominaisuuksia, jotka auttavat sinua suodattamaan postisi oikeisiin paikkoihin. Ensinnäkin, jos napsautat hiiren kakkospainikkeella viestiä tai hiirtä nauhaan asti, huomaat, että siellä on ominaisuus nimeltä Pikaohjeet.
Jos laajennamme sitä valintanauhasta, voimme nähdä tämän ominaisuuden kokonaan.
Ensimmäinen asia, joka on muistettava, on, että Pika-vaiheet ovat periaatteessa sääntöjä (on ominaisuus nimeltä Säännöt, josta keskustelemme pian). Toinen asia, joka on muistettava, on, että toisin kuin Säännöt, jotka toimivat kulissien takana ilman sinun syöttösi, pika-asiat luottavat syötteesi toimimaan.
Ensimmäinen asia, jonka teet, on valita luotava pika-vaihe. Tehdään yksinkertainen havainnollistamaan asiaamme.
Tässä pikavaiheessa valitsemme viestin, jota pidämme sekalaisena, ja napsautamme pikavaihetta, joka siirtää viestin Muut-kansioon ja merkitsee viestin luetuksi.
Jos napsautat "Asetukset" -painiketta, näet kuinka Pika-vaihe on rakennettu, ja voit myös muokata sitä, kuten lisätä tai poistaa osia siihen tai poistaa siitä.
Esimerkiksi tässä kuvakaappauksessa voit poistaa vaiheen, jossa viestit on merkitty luetuiksi, joten kaikki siirretään Sekalaiset-kansioon, mutta sen tila pysyy muuttumattomana.
Näin Quick Steps toimii, voimme käyttää melko vähän aikaa näyttämällä sinulle erilaisia tapoja, joilla ne voidaan luoda ja toteuttaa, mutta haluamme siirtyä sääntöihin havainnollistaaksemme eroa.
Sääntöjen perussäännöt
Kuten mainitsimme, pika-vaiheet ovat jotain, johon teet, kun säännöt toimivat automaattisesti kulissien takana määrittämiesi kriteerien mukaisesti. Kun napsautat "Säännöt" -painiketta, valitse avattavasta luettelosta "Luo sääntö ...".
Sääntöjen luomisen pääedellytykset ovat melko perustiedot, eikä edes tarvitse edes syventyä mihinkään edistyneisiin vaihtoehtoihin, joten jatketaan ja tutkitaan joitain niiden yksinkertaisempia näkökohtia.
Seuraavassa kuvassa näet, että voit reitittää postia tietyiltä lähettäjiltä, aiheen perusteella tai kenelle se lähetetään. Sieltä voit saada Outlookin ilmoittamaan sinulle visuaalisesti ja / tai äänellä. Voit myös siirtää viestin tiettyyn kansioon, mikä toisin kuin Quick Step -toiminnon käyttäminen tapahtuisi ilman syötettäsi.
Jos napsautat "Luo sääntö" -painiketta, näet seuraavan ohjatun toiminnon valintaikkunan.
Voit myös napsauttaa "Uusi sääntö" Säännöt ja hälytykset -ikkunassa.
Tällöin avautuu ensimmäinen ohjattu sääntöjen ohjattu ikkuna, joka opastaa sinut prosessin läpi.
Säännöt ovat yllättävän yksinkertaisia, jos tiedät jo, mitä haluat säännön tekevän. Napsauta Lisäasetukset ... ja näet, mitä tarkoitamme. Paitsi että näet Luo sääntö -sivun perusasetukset, löydät kokonaan uuden maailman, jota voit käyttää.
Kuvittele sitten, että otamme aiemmin luomamme nopean vaiheen ja haluamme muuttaa sen säännöksi. Haluamme valita ehtomme yllä olevista vaihtoehdoista ja napsauttaa sitten Seuraava. Tässä tapauksessa siirrämme sähköpostit, jotka lähetetään How-To Geek -tilillemme.
Seuraavalla näytöllä valitsemme "siirry määritettyyn kansioon" -vaihtoehdon ja napsautamme sitten alareunassa alleviivattua linkkiä "siirrä se määritettyyn kansioon". Sitten näytetään vaihtoehtoja, joiden avulla voimme reitittää postin valitsemaasi kansioon, joka tässä tapauksessa on "Muu".
Kun napsautat Seuraava, sinulta kysytään, onko tästä uudesta säännöstä poikkeuksia. Jos niitä ei ole, voit napsauttaa Seuraava ja siirtyä lopulliseen näyttöön, jossa sinua pyydetään nimeämään uusi sääntösi, haluatko ottaa sen käyttöön, suorittaa sen viimeistelyn jälkeen ja lopuksi , voit tarkistaa sen.
Siinä kaikki, napsauta "Valmis" ja olet valmis lähtemään. Näet tämän säännön napsauttamalla "Säännöt" -painiketta ja sitten "Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia" avattavista valinnoista.
Voit palata milloin tahansa muuttaaksesi sääntöäsi, lisäämällä uusia, kopioimalla, poistamalla ja muita toimintoja. Älä unohda, jos haluat säilyttää säännön, mutta et halua sen jatkuvan, voit vain poistaa valinnan sen vieressä olevasta pienestä ruudusta.
Jos haluat lisätietoja viestien siirtämisestä automaattisesti tiettyyn kansioon, suosittelemme tutustumaan tähän artikkeliin.
Sähköpostiviestien poistaminen ja ohittaminen
Saat paljon sähköposteja, joita et halua tai tarvitset, olivatpa ne sitten ylenmääräisten vanhempien lähettämiä tai suoraan roskapostia, postilaatikon pitäminen kesytettynä ja hyvin hoidettuna on suuri haaste, jos et osaa käyttää käytettävissäsi olevia työkaluja.
Kuten näet selvästi näkyvästi nauhassa, siellä on osa, joka on omistettu kokonaan asioiden poistamiselle, merkittävin on iso "Poista" -painike ja sen jättiläinen X. Voit myös yksinkertaisesti valita viestin tai viestiryhmän ja napsauttaa kyseistä painiketta tai vain napauta “Poista” näppäimistöltä.
Katsotaanpa sitä Poista-osiota hieman enemmän ja katsotaan mitä muuta sillä on tarjota. Ensinnäkin on "Ohita" -painike.
Mitä Ohittaa tekee? Kun valitset viestin tai keskustelun ja napsautat "Ohita", valintaikkuna tulee näkyviin.
Ero tämän ja keskustelun yksinkertaisen poistamisen välillä on, että sen ohittaminen koskee tätä ja kaikkia tulevia viestejä, mikä tarkoittaa, että jos olet postituslistalla ja vastaajat jatkavat vastaamista kaikkiin, et enää näe niitä, mikä on melko hyödyllistä .
Toinen merkittävä vaihtoehto on Clean Up -toiminto. Puhdista-painikkeen napsauttaminen käynnistää avattavan valikon, jossa on seuraavat vaihtoehdot
Valitusta vaihtoehdosta riippumatta näet valintaikkunan, joka tarjoaa saman lopputuloksen, kaikki tarpeettomat viestit viedään roskakoriin.
Jos napsautat Asetukset-painiketta, saat näkyviin Keskustelun siivous -vaihtoehdot. Kuten näette, voit puhdistaa-toiminnon avulla arkistoida vanhat, tarpeettomat keskustelut vaihtoehtoiseen kansioon, mikä on luultavasti hyödyllisin vaihtoehto täällä. Usein on parempi arkistoida tavarat poistamisen sijaan, vain jos sinun on viitattava niihin myöhemmin.
Vaikka nämä ominaisuudet ovat loistavia, ja näemme niissä ilmeisen hyödyn, niillä ei ole paljon vaikutusta siihen epäpyhään postilaatikon vitsaukseen: roskapostiin.
Spam, Spam Go Away !!
Roskaposti ei saa samanlaisia otsikoita kuin koskaan koska suurimmaksi osaksi modernit roskapostisuodattimet tekevät melko hyvää työtä kitkemällä kaiken. Jos käytät Gmailia tai muita verkkopalveluja, et todennäköisesti näe paljon sitä, mikä ei tarkoita sitä, ettei sitä ole siellä, varsinkin jos teet epäonnistuneen virheen suostumuksella antaa yrityksen jakaa osoitteesi heidän markkinointikumppaneidensa kanssa, tai napsautat väärää ruutua ja ilmoitat vahingossa olevasi jakelulistalle.
Asia on, roskapostia tapahtuu edelleen, mutta Outlook antaa sinulle tapoja pitää toivottavasti se suurelta osin hallinnassa roskasuodattimien avulla. Kun saat viestin, joka on selvästi roskaa tai roskapostia, voit valita viestin ja napsauttaa sitten Roskapainiketta avataksesi luettelon vaihtoehdoista. Jos haluat ei-toivottuja viestejä, valitse Estä lähettäjä, mutta kaikkien muiden kohdalla haluat säätää roskapostiasetuksia.
Mitä rajoittavampi suodatustaso on, sitä paremmat mahdollisuudet ovat jotain, jonka todella haluat tai sinun täytyy nähdä, voi vahingossa suodattaa . Jos näin tapahtuu, sinun on käsiteltävä kyseisiä sähköposteja käyttämällä edellisessä kuvakaappauksessa näkyviä valintoja.
On hyvä viettää aikaa roskapostivaihtoehtojen tutkimiseen. Voit määrittää sallittujen luetteloiden tietyiltä lähettäjiltä ja tietyille vastaanottajille samalla, kun estät nimenomaisesti lähettäjät, joihin et tiedä, ettet luota.
LIITTYVÄT: Yhteystietojen luominen ja hallinta Outlook 2013: ssa
Saapuneiden viestien pitäminen vähäisenä ja keskimääräisenä vie omistautumista ja huomiota yksityiskohtiin. Ollakseni rehellinen, muutama hyvin suunniteltu sääntö voi korvata paljon työtä, mutta aina tulee olemaan uusia haasteita. Muista nämä työkalut - Pikaohjeet, Säännöt, ohitukset ja Roskapostisuodattimet - ja olet hyvä tapa mukauttaa sähköpostia.
Kuulemme sinusta nyt. Kerro meille omat suosikkisi pika-asiat ja säännöt tai kuinka käsittelet roskapostia. Keskustelufoorumimme on avoin, joten lainaa meille kommenttisi ja kysymyksesi.
