Ha azt mondja nekünk, hogy az e-mail már nem járt divatban, akkor arra kérjük Önt, hogy nézze meg a postaládákat. A munkahelyi józanság megőrzéséhez meglehetősen kulcsfontosságú az a lehetőség, hogy rendezze és rendszerezze a mindennap érkező üzenetek rendetlenségét.
Nem csak a spamről van szó. A spam továbbra is létezik, az élet bosszantó ténye, de ennek megoldására van mód. Ez a megszerzett egyéb e-mailek összetörése - szoftverfrissítések, eseményekre szóló meghívások, levelezőlisták, amelyekre feliratkoztunk, de soha nem emlékszik a leiratkozásra - mindez szükségessé teszi az üzenetek rendezését, rendezését és a megfelelő helyre történő fájlolást, akár ez egy kijelölt mappa vagy a kuka.
Elég sokat beszéltünk az Outlookról, többek között az e-mail alapjai, például a komponálás és a küldés , annak módjai mellékletek hozzáadása és fogadása , valamint az importálás névjegyek kezelése és címjegyzékek kezelése . Most a nagyobb képre szeretnénk fordítani a figyelmünket, az inbox kezelésére összpontosítva.
Az Outlook beérkező levelek elsajátítása
Az Outlook rengeteg olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segítenek szűrni az e-maileket a megfelelő helyekre. Először is, ha jobb gombbal kattint egy üzenetre vagy az egérrel a szalagig, észreveszi, hogy van egy Gyors lépések nevű szolgáltatás.
Ha kibővítjük a szalagról, akkor ezt a funkciót teljes egészében láthatjuk.
Az első dolog, amire emlékezni kell, a Gyors lépések alapvetően szabályok (van egy Szabály nevű szolgáltatás, amelyet hamarosan megvitatunk). A második dolog, amire emlékezni kell, hogy a Szabályokkal ellentétben, amelyek a kulisszák mögött működnek az Ön bevitele nélkül, a Gyors lépések a bevitelre támaszkodnak.
Első lépésként válassza ki a létrehozni kívánt Gyors lépést. Csináljunk egy egyszerűt, hogy szemléltessük a mi álláspontunkat.
Ebben a Gyors lépésben kiválasztunk egy olyan üzenetet, amelyet különfélenek tartunk, és rákattintunk a Gyors lépésre, amely áthelyezi az üzenetet a Egyéb mappába, és az üzenetet Olvasottként jelöli.
Ha rákattint az „Opciók” gombra, láthatja a Gyors lépés felépítését, és szerkesztheti is, például hozzáadhat vagy eltávolíthat alkatrészeket hozzá.
Például ebben a képernyőképen eltávolíthatja azt a lépést, amikor az üzeneteket olvasottként jelöli meg, így minden áthelyezésre kerül a Vegyes mappába, de állapota változatlan marad.
Így működnek a Gyors lépések, sok időt tölthetünk azzal, hogy különböző módszereket készíthetünk és megvalósíthatunk, de át szeretnénk térni a Szabályokra, hogy bemutassuk a különbséget.
A szabályok alapszabályai
Amint említettük, a Gyors lépésekkel cselekszünk, miközben a Szabályok automatikusan, a színfalak mögött működnek, az Ön által megadott szempontok szerint. Amikor a „Szabályok” gombra kattint, a legördülő listából válassza a „Szabály létrehozása…” lehetőséget.
A szabályalkotás elsődleges feltételei meglehetősen alapvetőek, és lehet, hogy nem is kell elmélyülnie semmilyen speciális beállításban, ezért folytassuk és vizsgáljuk meg néhány egyszerűbb szempontjukat.
A következő képen azt láthatja, hogy bizonyos feladóktól érkező leveleket átirányíthatja, a téma alapján, vagy kinek küldik. Innen megadhatja, hogy az Outlook vizuálisan és / vagy hanggal figyelmeztesse Önt. Az üzenetet egy adott mappába is áthelyezheti, amely a Gyors lépés használatával ellentétben az Ön bevitele nélkül is megtörténne.
Ha a „Szabály létrehozása” gombra kattint, megjelenik a következő varázsló párbeszédpanel.
A Szabályok és figyelmeztetések ablakban rákattinthat az „Új szabály” elemre is.
Ezzel megnyílik az első Szabály varázsló ablak, amely végigvezeti Önt a folyamaton.
A szabályok meglepően bonyolultak, ha már tudod, mit akarsz a szabálynak megtenni. Kattintson a „Speciális beállítások…” gombra, és meglátja, mire gondolunk. Nem csak az Alapszabály létrehozása képernyőn látja majd a lehetőségeket, hanem egy teljesen új világot is talál, amelyet felhasználhat.
Képzelje el, hogy akkor megtesszük a korábban létrehozott Gyors lépést, és szabálygá akarjuk alakítani. Szeretnénk kiválasztani a kritériumokat a fenti lehetőségek közül, majd kattintson a "Tovább" gombra. Ebben az esetben a How-To Geek fiókunkra küldött leveleket fogjuk áthelyezni.
A következő képernyőn kiválasztjuk az „áthelyezés egy megadott mappába” opciót, majd alul az aláhúzott linkre kattintva „helyezzük át a megadott mappába”. Ezután olyan opciók jelennek meg, amelyek lehetővé teszik a levelek átirányítását bármelyik választott mappába, amely ebben az esetben a „Egyéb”.
A „Tovább” gombra kattintva megkérdezi, van-e kivétel az új szabály alól. Ha nincsenek, akkor kattintson a „Tovább” gombra, és az utolsó képernyőre lép, ahol megkérjük, hogy nevezze meg az új szabályt, függetlenül attól, hogy bekapcsolja-e, futtatja-e a befejezés után, és végül , áttekintheti.
Ennyi, kattintson a „Befejezés” gombra, és máris mehet. Ezt a szabályt a „Szabályok” gombra, majd a legördülő menü „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” elemére kattintva tekintheti meg.
Bármikor visszatérhet a szabály megváltoztatásához, újak hozzáadásához, másolatok készítéséhez, törléshez és egyéb funkciókhoz. Ne felejtsd el, ha meg akarsz tartani egy szabályt, de nem akarod, hogy állandóan fusson, akkor egyszerűen törölheted a mellette lévő kis négyzet jelölését.
Ha többet szeretne megtudni az üzenetek automatikus áthelyezéséről egy adott mappába, javasoljuk, hogy nézze meg ezt a cikket.
E-mail üzenetek törlése és figyelmen kívül hagyása
Sok olyan e-mailt fog kapni, amelyet nem szeretne vagy amire szüksége van, legyen szó akár túlzottan szaporodó szülőtől, akár egyenesen spamről. A beérkező levelek szelídítése és ápolása nagy kihívást jelent, ha nem tudja, hogyan használja a rendelkezésére álló eszközöket.
Amint láthatja jól láthatóan a szalagon, van egy szakasz, amely teljes egészében a dolgok törlésére szolgál, a legemlékezetesebb a nagy „Törlés” gomb és az óriás X-je. Egyszerűen kiválaszthat egy üzenetet vagy üzenetcsoportot, és kattintson erre a gombra, vagy csak koppintson a „Törlés” gombra a billentyűzeten.
Nézzük meg még egy kicsit a Törlés részt, és nézzük meg, mit kínál még. Először is ott van az „Ignore” gomb.
Mit csinál az Ignore? Amikor kiválaszt egy üzenetet vagy beszélgetést, és az „Ignore” gombra kattint, megjelenik egy párbeszédpanel.
A különbség a beszélgetés egyszerű törlése között az, hogy ennek figyelmen kívül hagyása vonatkozik erre és az összes jövőbeli üzenetre, vagyis ha levelezőlistán vagy, és a válaszadók folyamatosan válaszolnak az összesre, akkor már nem fogod látni őket, ami nagyon hasznos. .
A másik figyelemre méltó lehetőség a Tisztítás funkció. A „Tisztítás” gombra kattintva egy legördülő menü jelenik meg a következő lehetőségekkel
Bármelyik lehetőséget is választja, megjelenik egy párbeszédpanel, amely ugyanazt az eredményt kínálja, az összes felesleges üzenetet a kukába helyezi.
Ha rákattint a „Beállítások” gombra, akkor a Beszélgetés letisztítása lehetőségek jelennek meg. Mint látható, a Tisztítás funkcióval archiválhatja a régi, felesleges beszélgetéseket egy alternatív mappába, ami valószínűleg itt a leghasznosabb lehetőség. Gyakran jobb, ha egyszerűen archiválja a dolgokat, ahelyett, hogy törölné őket, csak arra az esetre, ha későbbre kell hivatkoznia.
Bár ezek a funkciók nagyszerűek, és a nyilvánvaló érdemeket látjuk bennük, nem lesznek sok hatásuk a postaládák azon szentségtelen szennyezésére: a spamre.
Spam, Spam Go Away !!
A spam nem kap ugyanazokat a címsorokat, mint egykor mert a modern spamszűrők többnyire elég jó munkát végeznek az egész gyomirtásában. Ha Gmailt vagy más webmail-szolgáltatást használ, akkor valószínűleg nem látja sokat, ami nem azt jelenti, hogy nincs ott, különösen, ha elkövetett rosszul elkövetett hibát, ha beleegyezett abba, hogy egy vállalat megossza az Ön címét marketingpartnereikkel, vagy rossz gombra kattint, és tévesen regisztrál egy terjesztési listára.
A lényeg az, hogy a spam továbbra is előfordul, de az Outlook lehetőséget nyújt arra, hogy remélhetőleg nagyrészt ellenőrzés alatt tartsa a szemétszűrőkkel. Ha egyértelműen levélszemét vagy spam üzenetet kap, kiválaszthatja azt az üzenetet, majd az opciók legördülő listájához kattintson a „Szemét” gombra. A nem kívánt üzeneteknél a „Küldő letiltása” lehetőséget választja, de minden másnál módosítani kell a Levélszemét-beállításokat.
Minél szigorúbb a szűrési szint, annál nagyobb az esély valami, amit valóban szeretne vagy látnia kell, véletlenül kiszűrhető . Ha ez megtörténik, akkor az érintett e-maileket az előző képernyőképen látható lehetőségek szerint kell kezelnie.
Célszerű egy kis időt eltölteni a levélszemét-beállítások feltárásával. Beállíthat egy engedélyezőlistát bizonyos feladóktól és bizonyos címzettektől, miközben kifejezetten letilthatja azokat a feladókat, amelyekről tudja, hogy nem bízik.
ÖSSZEFÜGGŐ: Névjegyek létrehozása és kezelése az Outlook 2013 alkalmazásban
A postaládád sovány és átlagos megtartása elkötelezettséget és figyelmet igényel a részletekre. Hogy őszinte legyek, néhány jól megtervezett szabály sok munkát pótolhat, de mindig új kihívásokkal kell számolni. Ne feledje ezeket az eszközöket - Gyors lépések, Szabályok, figyelmen kívül hagyás és Szemétszűrők -, és máris jól halad az e-mail megszelídítésében.
Most halljuk meg. Meséljen nekünk saját kedvenceiről: Gyors lépések és szabályok, vagy arról, hogyan kezeli a spamet. Vitafórumunk nyitott, ezért adja meg észrevételeit és kérdéseit.
