Microsoft Office ti consente di crittografare i documenti di Office e i file PDF, consentendo a nessuno di visualizzare il file a meno che non disponga della password. Le versioni moderne di Office utilizzano la protezione crittografia su cui puoi fare affidamento, supponendo che tu abbia impostato una password complessa.
Le istruzioni seguenti si applicano a Microsoft Word, PowerPoint, Excel e Access 2016, ma il processo dovrebbe essere simile in altre versioni recenti di Office.
Quanto è sicura la protezione tramite password di Microsoft Office?
Le funzionalità di protezione tramite password di Microsoft Office hanno avuto un brutto colpo in passato. Da Office 95 a Office 2003, lo schema di crittografia era molto debole. Se si dispone di un documento protetto da password con Office 2003 o una versione precedente, la password può essere facilmente e rapidamente aggirata con un software di cracking delle password ampiamente disponibile.
Con Office 2007, Microsoft è diventata più seria riguardo alla sicurezza. Office 2007 è passato a Advanced Encryption Standard (AES) con una chiave a 128 bit. Questo è ampiamente considerato sicuro e significa che Office ora utilizza una crittografia reale e avanzata per proteggere i tuoi documenti quando imposti una password. Abbiamo testato la funzionalità di crittografia PDF e abbiamo scoperto che utilizza la crittografia AES a 128 bit anche su Office 2016.
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Ci sono due cose importanti a cui devi prestare attenzione. Innanzitutto, solo le password che crittografano completamente il documento sono sicure. Office consente anche di impostare una password per "Limitare la modifica" di un file, in teoria, consentendo alle persone di visualizzare un file ma non di modificarlo senza una password. Questo tipo di password può essere facilmente violato e rimosso, consentendo alle persone di modificare il file.
Inoltre, la crittografia di Office funziona bene solo se stai salvando in formati di documenti moderni come .docx. Se si salva in formati di documento meno recenti come .doc, compatibili con Office 2003 e versioni precedenti, Office utilizzerà la versione precedente e non protetta della crittografia.
Tuttavia, finché salvi i file nei moderni formati di Office e utilizzi l'opzione "Crittografa con password" invece dell'opzione "Limita modifica", i tuoi documenti dovrebbero essere protetti.
Come proteggere con password un documento di Office
Per proteggere con password un documento di Office, aprilo prima in Word, Excel, PowerPoint o Access. Fare clic sul menu "File" nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Nel riquadro Informazioni, fai clic sul pulsante "Proteggi documento" e seleziona "Crittografa con password".
Il pulsante si chiama solo "Proteggi documento" in Microsoft Word, ma ha un nome simile in altre app. Cerca "Proteggi cartella di lavoro" in Microsoft Excel e "Proteggi presentazione" in Microsoft PowerPoint. In Microsoft Access, vedrai solo un pulsante "Crittografa con password" nella scheda Informazioni. Altrimenti i passaggi funzioneranno allo stesso modo.
NOTA: se desideri limitare solo la modifica del documento, puoi scegliere "Limita modifica" qui, ma come abbiamo detto, non è molto sicuro e può essere facilmente aggirato. Faresti meglio a crittografare l'intero documento, se puoi.
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Immettere la password con cui si desidera crittografare il documento. Lo vorrai scegli una buona password Qui. Le password deboli possono essere facilmente indovinate violando il software se qualcuno riesce ad accedere al documento.
avvertimento : Perderai l'accesso al documento se dimentichi la password, quindi tienilo al sicuro! Microsoft consiglia di annotare il nome del documento e la relativa password e di conservarlo in un luogo sicuro.
Quando un documento è crittografato, vedrai il messaggio "È richiesta una password per aprire questo documento" nella schermata Informazioni.
La prossima volta che aprirai il documento, vedrai una casella "Inserisci la password per aprire il file". Se non inserisci la password corretta, non sarai in grado di visualizzare affatto il documento.
Per rimuovere la protezione con password da un documento, fare clic sul pulsante "Proteggi documento" e selezionare nuovamente "Crittografa con password". Immettere una password vuota e fare clic su "OK". Office rimuoverà la password dal documento.
Come creare un file PDF protetto da password
È inoltre possibile esportare un documento di Office in un file PDF e proteggere con password il file PDF. Il documento PDF verrà crittografato con la password fornita. Funziona in Microsoft Word ma non in Excel, per qualche motivo.
Per fare ciò, apri il documento in Microsoft Word, fai clic sul pulsante del menu "File" e seleziona "Esporta". Fare clic sul pulsante "Crea PDF / XPS" per esportare il documento come file PDF.
Fare clic sul pulsante "Opzioni" nella parte inferiore della finestra di dialogo di salvataggio che appare. Nella parte inferiore della finestra delle opzioni, abilita l'opzione "Crittografa il documento con una password" e fai clic su "OK".
Immettere la password con cui si desidera crittografare il file PDF e quindi fare clic su "OK".
Quando hai finito, inserisci un nome per il file PDF e fai clic sul pulsante "Pubblica". Office esporterà il documento in un file PDF protetto da password.
avvertimento : Non sarai in grado di visualizzare il file PDF se dimentichi la password. Assicurati di tenerne traccia o perderai l'accesso al tuo file PDF.
Dovrai inserire la password del file PDF quando lo apri. Ad esempio, se apri il file PDF in Microsoft Edge, il visualizzatore PDF predefinito di Windows 10, ti verrà chiesto di inserire la password prima di poterlo visualizzare. Funziona anche con altri lettori PDF.
Questa funzione può aiutare a proteggere documenti particolarmente sensibili, soprattutto quando vengono archiviati su un'unità USB o in un servizio di archiviazione online come Microsoft OneDrive.
Crittografia dell'intero disco come Crittografia dispositivo e BitLocker su un PC Windows o FileVault su un Mac è più sicuro e indolore per proteggere tutti i documenti sul tuo computer, tuttavia, in particolare se il tuo computer viene rubato.
