Med Microsoft Office kan du kryptera dina Office-dokument och PDF-filer, så att ingen ens kan se filen om de inte har lösenordet. Moderna versioner av Office använder säkra kryptering som du kan lita på - förutsatt att du anger ett starkt lösenord.
Instruktionerna nedan gäller Microsoft Word, PowerPoint, Excel och Access 2016, men processen bör vara liknande i andra senaste versioner av Office.
Hur säkert är Microsoft Office lösenordsskydd?
Microsoft Office: s lösenordsskyddsfunktioner har fått en dålig rap tidigare. Från Office 95 till Office 2003 var krypteringsschemat mycket svagt. Om du har ett lösenordsskyddat dokument med Office 2003 eller en tidigare version kan lösenordet snabbt och enkelt förbikopplas med ett brett tillgängligt program för lösenordssprickning.
Med Office 2007 blev Microsoft mer seriös när det gäller säkerhet. Office 2007 bytte till Avancerad krypterings standard (AES) med en 128-bitars nyckel. Detta anses allmänt vara säkert och innebär att Office nu använder riktig, stark kryptering för att skydda dina dokument när du anger ett lösenord. Vi testade PDF-krypteringsfunktionen och fann att den använder 128-bitars AES-kryptering på Office 2016 också.
RELATERAD: Vad är kryptering och varför är människor rädda för det?
Det finns två stora saker du måste se upp för. För det första är endast lösenord som helt krypterar dokumentet säkra. Office låter dig också ställa in ett lösenord till "Begränsa redigering" av en fil - i teorin så att människor kan se en fil men inte redigera den utan ett lösenord. Den här typen av lösenord kan enkelt knäckas och tas bort så att människor kan redigera filen.
Också Office-kryptering fungerar bara bra om du sparar i moderna dokumentformat som .docx. Om du sparar till äldre dokumentformat som .doc - som är kompatibla med Office 2003 och tidigare - använder Office den äldre, osäkra versionen av krypteringen.
Men så länge du sparar dina filer i moderna Office-format och använder alternativet "Kryptera med lösenord" istället för alternativet "Begränsa redigering", bör dina dokument vara säkra.
Hur lösenordsskydda ett kontordokument
För att lösenordsskydda ett Office-dokument, öppna det först i Word, Excel, PowerPoint eller Access. Klicka på "Arkiv" -menyn längst upp till vänster på skärmen. Klicka på knappen "Skydda dokument" i informationsfönstret och välj "Kryptera med lösenord."
Knappen heter bara ”Skydda dokument” i Microsoft Word, men den heter något liknande i andra appar. Leta efter "Skydda arbetsbok" i Microsoft Excel och "Skydda presentation" i Microsoft PowerPoint. I Microsoft Access ser du bara knappen "Kryptera med lösenord" på fliken Info. Stegen fungerar annars på samma sätt.
OBS: Om du bara vill begränsa redigeringen av dokumentet kan du välja “Begränsa redigering” här, men som sagt är det inte särskilt säkert och kan enkelt kringgås. Det är bättre att du krypterar hela dokumentet om du kan.
RELATERAD: Hur man skapar ett starkt lösenord (och kommer ihåg det)
Ange lösenordet du vill kryptera dokumentet med. Du vill välj ett bra lösenord här. Svaga lösenord kan lätt gissas genom att knäcka programvara om någon får tillgång till dokumentet.
Varning : Du kommer att förlora åtkomst till dokumentet om du någonsin glömmer lösenordet, så håll det säkert! Microsoft rekommenderar att du skriver ner dokumentets namn och dess lösenord och förvarar det på en säker plats.
När ett dokument är krypterat visas meddelandet ”Ett lösenord krävs för att öppna det här dokumentet” på informationsskärmen.
Nästa gång du öppnar dokumentet visas rutan "Ange lösenord för att öppna fil". Om du inte anger rätt lösenord kan du inte se dokumentet alls.
För att ta bort lösenordsskyddet från ett dokument, klicka på knappen "Skydda dokument" och välj "Kryptera med lösenord" igen. Ange ett tomt lösenord och klicka på "OK". Office tar bort lösenordet från dokumentet.
Hur man skapar en lösenordsskyddad PDF-fil
Du kan också exportera ett Office-dokument till en PDF-fil och lösenordsskydda den PDF-filen. PDF-dokumentet krypteras med det lösenord du anger. Detta fungerar i Microsoft Word men inte av någon anledning.
För att göra detta, öppna dokumentet i Microsoft Word, klicka på menyknappen "Arkiv" och välj "Exportera". Klicka på knappen "Skapa PDF / XPS" för att exportera dokumentet som en PDF-fil.
Klicka på knappen "Alternativ" längst ned i dialogrutan för spara som visas. Längst ner i alternativfönstret aktiverar du alternativet "Kryptera dokumentet med ett lösenord" och klickar på "OK".
Ange lösenordet du vill kryptera PDF-filen med och klicka sedan på "OK".
När du är klar anger du ett namn på PDF-filen och klickar på knappen Publicera. Office exporterar dokumentet till en lösenordsskyddad PDF-fil.
Varning : Du kommer inte att kunna se PDF-filen om du glömmer lösenordet. Se till att hålla reda på det annars förlorar du åtkomsten till din PDF-fil.
Du måste ange PDF-filens lösenord när du öppnar det. Om du till exempel öppnar PDF-filen i Microsoft Edge – Windows 10: s standard-PDF-visare - ombeds du att ange lösenordet innan du kan visa det. Detta fungerar även i andra PDF-läsare.
Denna funktion kan hjälpa till att skydda särskilt känsliga dokument, särskilt när du lagrar dem på en USB-enhet eller i en online-lagringstjänst som Microsoft OneDrive.
Kryptering på hela disken som Enhetskryptering och BitLocker på en Windows-dator eller FileVault på en Mac är säkrare och smärtfriare för att skydda alla dokument på din dator, dock - särskilt om din dator är stulen.
