Met Microsoft Office kunt u uw Office-documenten en pdf-bestanden versleutelen, zodat niemand het bestand kan bekijken, tenzij ze het wachtwoord hebben. Moderne versies van Office gebruiken veilig versleuteling waarop u kunt vertrouwen - ervan uitgaande dat u een sterk wachtwoord instelt.
De onderstaande instructies zijn van toepassing op Microsoft Word, PowerPoint, Excel en Access 2016, maar het proces zou vergelijkbaar moeten zijn in andere recente versies van Office.
Hoe veilig is de wachtwoordbeveiliging van Microsoft Office?
De wachtwoordbeveiligingsfuncties van Microsoft Office hebben in het verleden een slechte reputatie gekregen. Van Office 95 tot Office 2003 was het versleutelingsschema erg zwak. Als u een document met een wachtwoord hebt beveiligd met Office 2003 of een eerdere versie, kan het wachtwoord eenvoudig en snel worden omzeild met algemeen beschikbare software voor het kraken van wachtwoorden.
Met Office 2007 werd Microsoft serieuzer op het gebied van beveiliging. Office 2007 is overgeschakeld naar het Geavanceerde coderingsstandaard (AES) met een 128-bits sleutel. Dit wordt algemeen als veilig beschouwd en betekent dat Office nu echte, sterke codering gebruikt om uw documenten te beschermen wanneer u een wachtwoord instelt. We hebben de PDF-coderingsfunctie getest en ontdekten dat deze ook 128-bits AES-codering gebruikt op Office 2016.
VERWANT: Wat is versleuteling en waarom zijn mensen er bang voor?
Er zijn twee belangrijke dingen waar u op moet letten. Ten eerste zijn alleen wachtwoorden die het document volledig versleutelen, veilig. Met Office kunt u ook een wachtwoord instellen voor "Beperk bewerken" van een bestand - in theorie, zodat mensen een bestand kunnen bekijken maar niet kunnen bewerken zonder een wachtwoord. Dit type wachtwoord kan gemakkelijk worden gekraakt en verwijderd, zodat mensen het bestand kunnen bewerken.
Bovendien werkt de versleuteling van Office alleen goed als u opslaat in moderne documentindelingen zoals .docx. Als u opslaat in oudere documentindelingen zoals .doc, die compatibel zijn met Office 2003 en eerder, gebruikt Office de oudere, niet-beveiligde versie van de codering.
Maar zolang u uw bestanden opslaat in moderne Office-indelingen en de optie "Versleutelen met wachtwoord" gebruikt in plaats van de optie "Bewerken beperken", zouden uw documenten veilig moeten zijn.
Hoe een Office-document met een wachtwoord te beveiligen
Om een Office-document met een wachtwoord te beveiligen, opent u het eerst in Word, Excel, PowerPoint of Access. Klik op het menu "Bestand" in de linkerbovenhoek van het scherm. Klik in het informatievenster op de knop "Document beveiligen" en selecteer "Versleutelen met wachtwoord".
De knop heeft in Microsoft Word alleen de naam ‘Document beveiligen’, maar in andere apps wordt het iets soortgelijks genoemd. Zoek naar "Werkmap beveiligen" in Microsoft Excel en "Presentatie beveiligen" in Microsoft PowerPoint. In Microsoft Access zie je alleen een knop 'Versleutelen met wachtwoord' op het tabblad Info. De stappen werken anders hetzelfde.
OPMERKING: Als u alleen het bewerken van het document wilt beperken, kunt u hier "Beperk bewerken" kiezen, maar zoals we al zeiden, is dat niet erg veilig en kan het gemakkelijk worden omzeild. U kunt beter het hele document versleutelen, als u kunt.
VERWANT: Een sterk wachtwoord maken (en onthouden)
Voer het wachtwoord in waarmee u het document wilt versleutelen. U zult het willen kies een goed wachtwoord hier. Zwakke wachtwoorden kunnen gemakkelijk worden geraden door software te kraken als iemand toegang krijgt tot het document.
Waarschuwing : U verliest de toegang tot het document als u ooit uw wachtwoord vergeet, dus bewaar het goed! Microsoft raadt u aan de naam van het document en het wachtwoord op te schrijven en op een veilige plaats te bewaren.
Wanneer een document is gecodeerd, ziet u het bericht 'Er is een wachtwoord vereist om dit document te openen' op het informatiescherm.
De volgende keer dat u het document opent, ziet u het vak 'Voer wachtwoord in om bestand te openen'. Als u niet het juiste wachtwoord invoert, kunt u het document helemaal niet bekijken.
Om de wachtwoordbeveiliging van een document te verwijderen, klikt u op de knop "Document beveiligen" en selecteert u opnieuw "Versleutelen met wachtwoord". Voer een blanco wachtwoord in en klik op 'OK'. Office verwijdert het wachtwoord uit het document.
Hoe u een met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand maakt
U kunt ook een Office-document exporteren naar een PDF-bestand en dat PDF-bestand met een wachtwoord beveiligen. Het pdf-document wordt gecodeerd met het wachtwoord dat u opgeeft. Dit werkt om de een of andere reden in Microsoft Word maar niet in Excel.
Om dit te doen, opent u het document in Microsoft Word, klikt u op de menuknop "Bestand" en selecteert u "Exporteren". Klik op de knop "PDF / XPS maken" om het document als PDF-bestand te exporteren.
Klik op de knop "Opties" onder aan het dialoogvenster voor opslaan dat verschijnt. Schakel onder aan het optievenster de optie "Het document versleutelen met een wachtwoord" in en klik op "OK".
Voer het wachtwoord in waarmee u het PDF-bestand wilt versleutelen en klik vervolgens op "OK".
Als u klaar bent, voert u een naam in voor het pdf-bestand en klikt u op de knop 'Publiceren'. Office exporteert het document naar een met een wachtwoord beveiligd pdf-bestand.
Waarschuwing : U kunt het pdf-bestand niet bekijken als u het wachtwoord vergeet. Houd het bij, anders raakt u de toegang tot uw pdf-bestand kwijt.
U moet het wachtwoord van het pdf-bestand invoeren wanneer u het opent. Als u het pdf-bestand bijvoorbeeld opent in Microsoft Edge, de standaard pdf-viewer van Windows 10, wordt u gevraagd het wachtwoord in te voeren voordat u het kunt bekijken. Dit werkt ook in andere pdf-readers.
Deze functie kan helpen bij het beschermen van bijzonder gevoelige documenten, vooral wanneer u ze opslaat op een USB-station of in een online opslagservice zoals Microsoft OneDrive.
Versleuteling op volledige schijf, zoals Apparaatversleuteling en BitLocker op een Windows-pc of FileVault op een Mac is echter veiliger en pijnloos voor het beschermen van alle documenten op uw computer, vooral als uw computer wordt gestolen.
