Bạn đã có một danh sách các tên đầy đủ cần được chia thành tên đầu tiên và cuối cùng trong các cột riêng biệt? Thật dễ dàng để làm điều đó, nhờ các tùy chọn tích hợp tích hợp của Microsoft Excel. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện phân tách đó.
Làm thế nào để phân chia tên đầu tiên và họ vào các cột khác nhau
Nếu bảng tính của bạn chỉ có tên và họ trong một ô nhưng không có tên đệm, Sử dụng phương thức văn bản của Excel vào cột để tách tên. Tính năng này sử dụng dấu phân cách tên đầy đủ của bạn để phân tách tên và họ.
Để chứng minh việc sử dụng tính năng này, chúng tôi sẽ sử dụng bảng tính sau.
Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn tất cả các tên đầy đủ mà chúng tôi muốn tách. Chúng tôi sẽ không chọn bất kỳ tiêu đề cột hoặc Excel nào cũng sẽ tách chúng ra.
Trong dải băng của Excel ở trên cùng, chúng ta sẽ nhấp vào tab "Dữ liệu". Trong tab "Dữ liệu", chúng tôi sẽ nhấp vào tùy chọn "Văn bản đến cột".
Cửa sổ "Chuyển đổi văn bản thành Cột Wizard" sẽ mở. Ở đây, chúng tôi sẽ chọn "phân cách" và sau đó nhấp vào "Tiếp theo".
Trên màn hình tiếp theo, trong phần "Desigiter", chúng tôi sẽ chọn "Không gian". Điều này là do, trong bảng tính của chúng tôi, tên đầu tiên và họ trong các hàng tên đầy đủ được phân tách bằng một khoảng trắng. Chúng ta sẽ vô hiệu hóa bất kỳ tùy chọn nào khác trong phần "DESTINGERS".
Ở dưới cùng của cửa sổ này, chúng tôi sẽ nhấp vào "Tiếp theo".
Mẹo: Nếu bạn có tên viết tắt tên đệm, như "Mahesh H. Makvana", và bạn muốn bao gồm các tên viết tắt này trong cột "Tên đầu tiên", sau đó chọn tùy chọn "Khác" và nhập "." (thời gian không có dấu ngoặc kép).
Trên màn hình sau, chúng tôi sẽ chỉ định nơi hiển thị tên đầu tiên và cuối cùng. Để làm như vậy, chúng tôi sẽ nhấp vào trường "đích" và xóa nội dung của nó. Sau đó, trong cùng trường, chúng tôi sẽ nhấp vào biểu tượng lên mũi tên để chọn các ô mà chúng tôi muốn hiển thị tên và họ.
Vì chúng tôi muốn hiển thị tên đầu tiên trong cột C và tên cuối cùng trong cột D, chúng tôi sẽ nhấp vào ô C2 trong bảng tính. Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào biểu tượng mũi tên Xuống.
Ở dưới cùng của cửa sổ "Chuyển đổi văn bản thành cột Wizard", chúng ta sẽ nhấp vào "Kết thúc."
Và đó là tất cả. Tên đầu tiên và cuối cùng được phân tách khỏi các ô tên đầy đủ của bạn.
CÓ LIÊN QUAN: Cách sử dụng văn bản cho các cột như Excel Pro
Tên đầu tiên và cuối cùng với tên đệm
Nếu bảng tính của bạn có tên đệm ngoài tên và họ, hãy sử dụng tính năng Flash Fill của Excel để nhanh chóng phân tách tên và họ. Để sử dụng tính năng này, bạn phải sử dụng Excel 2013 trở lên, vì các phiên bản trước không hỗ trợ tính năng này.
Để chứng minh việc sử dụng Flash Fill, chúng tôi sẽ sử dụng bảng tính sau.
Để bắt đầu, chúng tôi sẽ nhấp vào ô C2 nơi chúng tôi muốn hiển thị tên đầu tiên. Ở đây, chúng tôi sẽ nhập thủ công tên đầu tiên của bản ghi B2. Trong trường hợp này, tên đầu tiên sẽ là "Mahesh."
Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng Flash Fill với tên đệm. Trong trường hợp này, nhập tên đầu tiên và tên đệm trong cột "Tên" và sau đó sử dụng tùy chọn Flash Fill.
Bây giờ chúng tôi sẽ nhấp vào ô D2 và nhập thủ công tên cuối cùng của bản ghi trong ô B2. Nó sẽ là "Makvana" trong trường hợp này.
Để kích hoạt Flash Fill, chúng tôi sẽ nhấp vào ô C2 nơi chúng tôi nhập tên thủ công. Sau đó, trong dải băng của Excel ở trên cùng, chúng tôi sẽ nhấp vào tab "Dữ liệu".
Trong tab "Dữ liệu", từ phần dưới phần "Công cụ dữ liệu", chúng tôi sẽ chọn "Flash Fill".
Và ngay lập tức, Excel sẽ tự động tách tên đầu tiên cho phần còn lại của các bản ghi trong bảng tính của bạn.
Để làm tương tự cho họ, chúng tôi sẽ nhấp vào ô D2. Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào tab "Dữ liệu" và chọn tùy chọn "Flash Fill". Sau đó, Excel sẽ tự động điền vào cột D với các tên cuối cùng được phân tách khỏi các bản ghi trong cột B.
Và đó là cách bạn thực hiện sắp xếp lại tên trong bảng tính Excel của bạn. Rất hữu ích!
Như thế này, bạn có thể nhanh chóng Biến một cột dài thành nhiều cột với một tính năng Excel hữu ích.
CÓ LIÊN QUAN: Cách tạo một cột dài thành nhiều cột trong Excel
