เดสก์ท็อปของคุณเป็นสิ่งที่เรียบง่ายหรือเต็มไปด้วยไอคอนมากมายที่คุณกลัวที่จะมองมัน? หากคุณเลิกจัดระเบียบเพราะงานใหญ่เกินไปหรือน่ากลัวหรือไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนเรามีเคล็ดลับ 40 ข้อที่จะช่วยให้คุณก้าวไปสู่ความเชี่ยวชาญแบบเซนของระบบการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลของคุณ
สำหรับผู้อ่านทุกคนที่ต้องการจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์หรือหากได้รับการจัดระเบียบเรียบร้อยแล้ว ดีกว่า เป็นระเบียบเราได้รวบรวมคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดระเบียบและการจัดระเบียบบทความที่ครอบคลุมซึ่งหวังว่าจะครอบคลุมทุกเคล็ดลับที่เป็นไปได้ที่คุณต้องการ
สัญญาณว่าคอมพิวเตอร์ของคุณมีการจัดระเบียบไม่ดี
หากคอมพิวเตอร์ของคุณมีปัญหาคุณอาจทราบแล้ว แต่ในกรณีที่คุณไม่อยู่นี่คือสัญญาณบอกเล่าเรื่องราว:
- เดสก์ท็อปของคุณมีไอคอนมากกว่า 40 ไอคอน
- “ เอกสารของฉัน” ประกอบด้วยไฟล์มากกว่า 300 ไฟล์และ 60 โฟลเดอร์รวมถึง MP3 และภาพถ่ายดิจิทัล
- คุณใช้เครื่องมือค้นหาในตัวของ Windows เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการค้นหาไฟล์
- คุณไม่พบโปรแกรมในรายการโปรแกรมที่ไม่สามารถควบคุมได้ใน Start Menu
- คุณบันทึกเอกสาร Word ทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์เดียวสเปรดชีตทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์ที่สอง ฯลฯ
- ไฟล์ใด ๆ ที่คุณกำลังค้นหาอาจอยู่ในชุดโฟลเดอร์ใดชุดหนึ่งจากสี่ชุด
แต่ก่อนที่เราจะเริ่มต่อไปนี้เป็นบันทึกย่อบางส่วน:
- เราจะถือว่าคุณรู้ว่าไฟล์และโฟลเดอร์คืออะไรและจะสร้างบันทึกเปลี่ยนชื่อคัดลอกและลบได้อย่างไร
- หลักการขององค์กรที่อธิบายไว้ในบทความนี้ใช้กับ ทั้งหมด ระบบคอมพิวเตอร์ อย่างไรก็ตามภาพหน้าจอที่นี่จะแสดงให้เห็นว่าสิ่งต่างๆมีลักษณะอย่างไรบน Windows (โดยปกติคือ Windows 7) นอกจากนี้เรายังจะกล่าวถึงคุณสมบัติที่มีประโยชน์บางอย่างของ Windows ที่สามารถช่วยคุณในการจัดระเบียบ
- ทุกคนมีวิธีการจัดระเบียบและการจัดเก็บที่เป็นที่ชื่นชอบของตัวเองและมันง่ายเกินไปที่จะเข้าสู่ข้อโต้แย้ง“ My Way is Better than Your Way” ความเป็นจริงก็คือมี คือ ไม่มีวิธีที่สมบูรณ์แบบในการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ เมื่อฉันเขียนบทความนี้ฉันพยายามรักษามุมมองทั่วไปและวัตถุประสงค์ ฉันคิดว่าตัวเองจัดระเบียบได้ดีผิดปกติ (จนถึงขั้นหมกมุ่นบอกความจริง) และฉันมีประสบการณ์ 25 ปีในการรวบรวมและจัดระเบียบไฟล์บนคอมพิวเตอร์ ดังนั้นฉันจึงมีเรื่องต้องพูดมากมายเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่เคล็ดลับที่ฉันได้อธิบายไว้นี้เป็นเพียง ทางเดียว ของการทำมัน หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะใช้ได้ผลกับคุณเช่นกัน แต่โปรดอย่าอ่านว่าเป็นวิธีที่ "ถูกต้อง" ในการทำ
ในตอนท้ายของบทความเราจะถามคุณผู้อ่านเกี่ยวกับเคล็ดลับเกี่ยวกับองค์กรของคุณเอง
ทำไมต้องรบกวนการจัดระเบียบเลย?
สำหรับบางคนคำตอบสำหรับคำถามนี้ชัดเจนในตัวเอง และในยุคของซอฟต์แวร์ค้นหาเดสก์ท็อปที่มีประสิทธิภาพนี้ (ความสามารถในการค้นหาที่มีอยู่ในเมนูเริ่มของ Windows Vista และ Windows 7 และโปรแกรมของบุคคลที่สามเช่น Google Desktop Search) คำถามนี้จำเป็นต้องถามและตอบ
ฉันมีเพื่อนที่ใส่ไฟล์ทุกไฟล์ที่เขาเคยสร้างรับหรือดาวน์โหลดลงในไฟล์ เอกสารของฉัน และไม่ต้องกังวลกับการจัดเก็บลงในโฟลเดอร์ย่อยเลย เขาอาศัยฟังก์ชันการค้นหาที่มีอยู่ในระบบปฏิบัติการ Windows เพื่อช่วยให้เขาพบทุกสิ่งที่ต้องการ และเขามักจะพบมัน เขาคือ Search Samurai สำหรับเขาการยื่นฟ้องถือเป็นการเสียเวลาอันมีค่าที่จะได้ใช้ชีวิตอย่างมีความสุข!
น่าติดตาม ทำไมใคร ๆ ก็ต้องใช้เวลาในการจัดระเบียบฮาร์ดดิสก์เมื่อมีซอฟต์แวร์ค้นหาที่ยอดเยี่ยมเช่นนี้ ถ้าสิ่งที่คุณต้องการทำกับไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของคือการค้นหาและเปิดทีละไฟล์ (สำหรับการฟังการแก้ไข ฯลฯ ) ก็ไม่มีเหตุผลที่จะต้องกังวลกับการทำเรื่องที่สนใจขององค์กร แต่ให้พิจารณางานทั่วไปเหล่านี้ที่ไม่สามารถทำได้ด้วยซอฟต์แวร์ค้นหาบนเดสก์ท็อป:
- ค้นหาไฟล์ด้วยตนเอง . บ่อยครั้งที่ไม่สะดวกรวดเร็วหรือแม้กระทั่งเป็นไปไม่ได้ที่จะใช้ซอฟต์แวร์ค้นหาบนเดสก์ท็อปเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ มันใช้งานไม่ได้ 100% หรือคุณอาจไม่ได้ติดตั้งไว้ บางครั้งมันก็เร็วกว่าที่จะตรงไปยังไฟล์ที่คุณต้องการโดยตรงหากคุณรู้ว่ามันอยู่ในโฟลเดอร์ย่อยที่เฉพาะเจาะจงแทนที่จะลากผ่านผลการค้นหาหลายร้อยรายการ
- ค้นหากลุ่มของไฟล์ที่คล้ายกัน (เช่นไฟล์ "งาน" ทั้งหมดของคุณรูปภาพทั้งหมดในวันหยุดยุโรปของคุณในปี 2008 มิวสิกวิดีโอทั้งหมดของคุณไฟล์ MP3 ทั้งหมดจาก ด้านมืดของดวงจันทร์ จดหมายทั้งหมดของคุณที่คุณเขียนถึงภรรยาการคืนภาษีทั้งหมดของคุณ) การตั้งชื่อไฟล์อย่างชาญฉลาดจะทำให้คุณได้รับจนถึงตอนนี้ บางครั้งอาจเป็นวันที่สร้างไฟล์ซึ่งมีความสำคัญบางครั้งก็เป็นรูปแบบไฟล์และในบางครั้งก็เป็นจุดประสงค์ของไฟล์ คุณตั้งชื่อคอลเล็กชันไฟล์อย่างไรเพื่อให้แยกได้ง่ายตาม ใด ๆ ของเกณฑ์ข้างต้น? คำตอบสั้น ๆ คุณทำไม่ได้
- ย้ายไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ . ถึงเวลาอัปเกรดคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว คุณคว้าไฟล์ทั้งหมดที่สำคัญสำหรับคุณอย่างรวดเร็วได้อย่างไร หรือคุณตัดสินใจที่จะมี สอง คอมพิวเตอร์ตอนนี้ - หนึ่งเครื่องสำหรับที่บ้านและอีกเครื่องสำหรับทำงาน คุณแยกเฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างรวดเร็วเพื่อย้ายไปยังคอมพิวเตอร์ที่ทำงานได้อย่างไร
- ซิงโครไนซ์ไฟล์กับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น . หากคุณมีคอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่องและต้องการมิเรอร์ไฟล์บางไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น (เช่นคอลเลคชันเพลงของคุณ) คุณต้องมีวิธีที่จะระบุได้อย่างรวดเร็วว่าไฟล์ใดที่จะซิงค์และไฟล์ใดที่ไม่ได้รับ แน่นอนว่าคุณไม่ต้องการซิงโครไนซ์ ทุกอย่าง?
- เลือกไฟล์ที่จะสำรองข้อมูล . หากระบบการสำรองข้อมูลของคุณเรียกร้องให้มีการสำรองข้อมูลหลายรายการหรือต้องการการสำรองข้อมูลที่รวดเร็วคุณจะต้องสามารถระบุได้ว่าจะสำรองไฟล์ใดบ้างและไฟล์ใดบ้างที่ไม่สำรอง ซึ่งเป็นไปไม่ได้หากทั้งหมดอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน
สุดท้ายนี้หากคุณเป็นเพียงคนที่มีความสุขกับการจัดระเบียบเป็นระเบียบเรียบร้อย (ฉัน! ฉัน!) คุณก็ไม่จำเป็นต้องมีเหตุผลด้วยซ้ำ การไม่เป็นระเบียบเป็นเรื่องที่คิดไม่ถึง
เคล็ดลับในการจัดระเบียบ
ที่นี่เรานำเสนอเคล็ดลับที่ดีที่สุด 40 ข้อเกี่ยวกับการจัดระเบียบ หรือหากคุณได้รับการจัดระเบียบเรียบร้อยแล้วก็จะได้รับ ดีกว่า จัด
เคล็ดลับ # 1. เลือกระบบองค์กรของคุณอย่างรอบคอบ
เหตุผลที่คนส่วนใหญ่ไม่จัดก็ต้องใช้ เวลา . และ อันดับแรก สิ่งที่ต้องใช้เวลาคือการตัดสินใจเลือกระบบขององค์กร นี่เป็นเรื่องของความชอบส่วนบุคคลเสมอและเป็น ไม่ สิ่งที่เกินบรรยายบนเว็บไซต์สามารถบอกคุณได้ คุณควรเลือกระบบของคุณเองโดยพิจารณาจากการจัดระเบียบสมองของคุณเอง (ซึ่งทำให้สันนิษฐานว่าสมองของคุณมีการจัดระเบียบ)
เราไม่สามารถแนะนำคุณได้ แต่เรา สามารถ ให้คำแนะนำ:
- คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยระบบตามผู้ใช้คอมพิวเตอร์ เช่น "ไฟล์ของฉัน", "ไฟล์ของภรรยาของฉัน", ไฟล์ของลูกชายของฉัน "ฯลฯ ภายใน" ไฟล์ของฉัน "คุณอาจแยกย่อยออกเป็น" ส่วนบุคคล "และ" ธุรกิจ " จากนั้นคุณอาจตระหนักว่ามีการทับซ้อนกัน ตัวอย่างเช่นทุกคนอาจต้องการแชร์การเข้าถึงห้องสมุดดนตรีหรือรูปภาพจากการเล่นของโรงเรียน ดังนั้นคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์อื่นชื่อ "Family" สำหรับไฟล์ "ทั่วไป"
-
คุณอาจตัดสินใจว่าการแจกแจงไฟล์ระดับสูงสุดจะขึ้นอยู่กับ "แหล่งที่มา" ของแต่ละไฟล์ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือใครเป็นผู้สร้างไฟล์ คุณอาจมี“ ไฟล์ที่สร้างโดย ME (ธุรกิจหรือส่วนตัว)”“ ไฟล์ที่สร้างโดยคนที่ฉันรู้จัก (ครอบครัวเพื่อน ฯลฯ )” และสุดท้าย“ ไฟล์ที่สร้างโดยคนอื่น ๆ ในโลก (ไฟล์เพลง MP3 ดาวน์โหลดหรือริป ภาพยนตร์หรือรายการทีวีไฟล์การติดตั้งซอฟต์แวร์ภาพพื้นหลังเดสก์ท็อปที่สวยงามที่คุณรวบรวมเป็นต้น)” ระบบนี้เป็นระบบที่ฉันใช้เอง ดูด้านล่าง:
เครื่องหมาย มีไว้สำหรับไฟล์ที่ฉันสร้างขึ้น
คุณ มีไว้สำหรับไฟล์ที่ บริษัท ของฉันสร้างขึ้น (Virtual Creations)
อื่น ๆ มีไว้สำหรับไฟล์ที่เพื่อนและครอบครัวของฉันสร้างขึ้น
ข้อมูล เป็นส่วนที่เหลือของโลก
นอกจากนี้ การตั้งค่า คือที่ที่ฉันจัดเก็บไฟล์การกำหนดค่าและไฟล์ข้อมูลโปรแกรมอื่น ๆ สำหรับซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งไว้ (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในเคล็ดลับ # 34 ด้านล่าง) - แต่ละโฟลเดอร์จะนำเสนอชุดข้อกำหนดเฉพาะของตนเองเพื่อเพิ่มเติม ย่อย องค์กร. ตัวอย่างเช่นคุณอาจตัดสินใจจัดคอลเลคชันเพลงของคุณเป็นโฟลเดอร์ย่อยตามชื่อศิลปินในขณะที่ของคุณ ภาพถ่ายดิจิทัล อาจได้รับการจัดระเบียบตามวันที่ถ่าย มันอาจแตกต่างกันสำหรับทุกโฟลเดอร์ย่อย!
- อีกกลยุทธ์หนึ่งจะขึ้นอยู่กับ“ ความเป็นปัจจุบัน” ไฟล์ที่คุณยังไม่ได้เปิดและดูสดในโฟลเดอร์เดียว คนที่ดูแล้วแต่ยังไม่ได้ยื่นสดในที่อื่น โครงการปัจจุบันที่ใช้งานอยู่ยังอยู่ในที่อื่น ไฟล์อื่น ๆ ทั้งหมด ("ที่เก็บถาวร" ของคุณหากคุณต้องการ) จะอยู่ในโฟลเดอร์ที่สี่ (และแน่นอนว่าภายในโฟลเดอร์สุดท้ายนั้นคุณจะต้องสร้างระบบย่อยเพิ่มเติมตามสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยก่อนหน้านี้)
ลองคิดดูบ้าง - การเปลี่ยนแปลงเมื่อพิสูจน์ได้ว่าไม่สมบูรณ์อาจเป็นเรื่องยุ่งยากมาก! ก่อนที่คุณจะประสบปัญหาในการใช้งานระบบใด ๆ ที่คุณสร้างขึ้นให้ตรวจสอบภาพตัดขวางกว้าง ๆ ของไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของและดูว่าพวกเขาทั้งหมดจะสามารถหาตำแหน่งที่เหมาะสมที่จะนั่งในระบบของคุณได้หรือไม่
เคล็ดลับ # 2. เมื่อคุณตัดสินใจเลือกระบบของคุณ ติดเลย!
ไม่มีอะไรไร้จุดหมายไปกว่าการแก้ไขปัญหาในการสร้างระบบและการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณจากนั้นเมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างรับหรือดาวน์โหลด ใหม่ คุณเพียงแค่ถ่ายโอนข้อมูลลงบนเดสก์ท็อปของคุณ คุณต้องมีวินัย - ตลอดไป! ทุกไฟล์ใหม่ที่คุณได้รับ ใช้เวลาไม่กี่วินาทีในการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นของ! มิฉะนั้นในเวลาเพียงหนึ่งหรือสองเดือนคุณจะแย่กว่าเดิม - ไฟล์ครึ่งหนึ่งของคุณจะถูกจัดระเบียบและครึ่งหนึ่งจะไม่เป็นระเบียบ - และคุณจะไม่รู้ว่าอันไหน!
เคล็ดลับ # 3. เลือกโฟลเดอร์รูทของโครงสร้างของคุณอย่างระมัดระวัง
ไฟล์ข้อมูลทุกไฟล์ (เอกสารภาพถ่ายไฟล์เพลง ฯลฯ ) ที่คุณสร้างเป็นเจ้าของหรือมีความสำคัญต่อคุณไม่ว่าจะมาจากที่ใดควรอยู่ใน หนึ่งโฟลเดอร์เดียว และโฟลเดอร์เดียวควรอยู่ที่รูทของไดรฟ์ C: ของคุณ (เป็นโฟลเดอร์ย่อยของ ค:\ ). กล่าวอีกนัยหนึ่งคือทำ ไม่ วางโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณไว้ในโฟลเดอร์มาตรฐานเช่น“ My Documents” หากเป็นเช่นนั้นคุณจะปล่อยให้วิศวกรของระบบปฏิบัติการเป็นผู้ตัดสินใจว่าโครงสร้างโฟลเดอร์ใดดีที่สุดสำหรับคุณ และทุกระบบปฏิบัติการมีระบบที่แตกต่างกัน! ใน Windows 7 พบไฟล์ของคุณใน C: \ Users \ YourName ในขณะที่ Windows XP เป็น C: \ Documents and Settings \ YourName \ My Documents . ในระบบ UNIX มักจะ / home / YourName .
โฟลเดอร์เริ่มต้นมาตรฐานเหล่านี้มักจะเต็มไปด้วยไฟล์ขยะและโฟลเดอร์ที่ไม่มีความสำคัญสำหรับคุณเลย “ เอกสารของฉัน” เป็นผู้กระทำความผิดที่เลวร้ายที่สุด ดูเหมือนว่าทุก ๆ วินาทีของซอฟต์แวร์ที่คุณติดตั้งจะชอบสร้างโฟลเดอร์ของตัวเองในโฟลเดอร์“ My Documents” โดยปกติโฟลเดอร์เหล่านี้จะไม่พอดีกับโครงสร้างองค์กรของคุณดังนั้นอย่าใช้มัน! อันที่จริงอย่าใช้โฟลเดอร์“ My Documents” เลยด้วยซ้ำ ปล่อยให้มันเต็มไปด้วยขยะแล้วเพิกเฉย ฟังดูนอกรีต แต่: อย่าไปที่โฟลเดอร์“ My Documents” ของคุณเป็นอันขาด! ลบไอคอน / ลิงก์ของคุณไปยัง“ My Documents” และแทนที่ด้วยลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ คุณ สร้างและ คุณ ห่วง!
สร้างระบบไฟล์ของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น! อาจเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดในการวางไว้ที่คุณ D: ไดรฟ์ - ถ้าคุณมี วิธีนี้ทั้งหมด ของคุณ ไฟล์อยู่ในไดรฟ์เดียวในขณะที่ระบบปฏิบัติการและไฟล์ส่วนประกอบซอฟต์แวร์ทั้งหมดอยู่บนไดรฟ์ C: - แยกออกจากกันอย่างเรียบง่ายและสวยงาม ประโยชน์ของสิ่งนั้นมีความลึกซึ้ง ไม่เพียง แต่จะมีประโยชน์ต่อองค์กรที่ชัดเจนเท่านั้น (ดูเคล็ดลับ # 10 ด้านล่าง) แต่เมื่อต้องย้ายข้อมูลของคุณไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่คุณสามารถ (บางครั้ง) เพียงแค่ถอดปลั๊กไดรฟ์ D: และเสียบเข้ากับไดรฟ์ D: ของ คอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณ (หมายความว่าไดรฟ์ D: เป็นฟิสิคัลดิสก์แยกต่างหากไม่ใช่พาร์ติชันบนดิสก์เดียวกันกับ C :) คุณจะได้รับการปรับปรุงความเร็วเล็กน้อย (อีกครั้งเฉพาะในกรณีที่ไดรฟ์ C: และ D: ของคุณอยู่ในดิสก์ทางกายภาพแยกกัน)
คำเตือน: จากเคล็ดลับ # 12 ด้านล่างนี้คุณจะเห็นว่าเป็นความคิดที่ดีที่จะมีโครงสร้างระบบไฟล์ที่เหมือนกันทุกประการรวมถึงไดรฟ์ที่อยู่ในไฟล์ด้วย ทั้งหมด ของคอมพิวเตอร์ที่คุณเป็นเจ้าของ ดังนั้นหากคุณตัดสินใจที่จะใช้ไฟล์ D: ไดรฟ์เป็นระบบจัดเก็บไฟล์ของคุณเองตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถใช้ไดรฟ์ D: ได้ ทั้งหมด คอมพิวเตอร์ที่คุณเป็นเจ้าของ หากคุณไม่สามารถมั่นใจได้คุณยังสามารถใช้เคล็ดลับที่ชาญฉลาดเพื่อจัดเก็บไฟล์ของคุณในไฟล์ D: ไดรฟ์ แต่ยังเข้าถึงได้ทั้งหมดผ่านทางไฟล์ ค: ไดรฟ์ (ดูเคล็ดลับ # 17 ด้านล่าง)
หากคุณมีฮาร์ดดิสก์เพียงตัวเดียว ( ค: ) จากนั้นสร้างโฟลเดอร์เฉพาะที่จะมี ทั้งหมด ไฟล์ของคุณ - บางอย่างเช่น C: \ Files . ชื่อของโฟลเดอร์ไม่สำคัญ แต่ทำให้เป็นคำสั้น ๆ เพียงคำเดียว
มีหลายเหตุผลนี้:
- เมื่อสร้างระบบการสำรองข้อมูลคุณสามารถตัดสินใจได้ง่ายว่าจะสำรองไฟล์ใดทั้งหมดอยู่ในโฟลเดอร์เดียว!
- หากคุณเคยตัดสินใจที่จะแลกเปลี่ยนคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องใหม่คุณจะรู้ดีว่าจะย้ายไฟล์ใด
- คุณจะรู้เสมอว่าจะเริ่มค้นหาไฟล์ใด
- หากคุณซิงโครไนซ์ไฟล์กับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นจะทำให้กิจวัตรการซิงโครไนซ์ของคุณง่ายมาก นอกจากนี้ยังทำให้ทางลัดทั้งหมดของคุณทำงานบนเครื่องอื่น ๆ ต่อไป (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในเคล็ดลับ # 24 ด้านล่าง)
เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าไฟล์ของคุณควรจะไปที่ใดแล้ว ทั้งหมด ไฟล์ของคุณอยู่ที่นั่น - ทุกอย่าง! ไม่คำนึงถึงโฟลเดอร์มาตรฐานเริ่มต้นที่ระบบปฏิบัติการสร้างขึ้นสำหรับคุณโดยสิ้นเชิง (“ เพลงของฉัน”,“ รูปภาพของฉัน” ฯลฯ ) ในความเป็นจริงคุณสามารถย้ายโฟลเดอร์เหล่านั้นไปไว้ในโครงสร้างของคุณเองได้ (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนั้นด้านล่างในเคล็ดลับ # 6)
ยิ่งคุณได้รับไฟล์ข้อมูลทั้งหมด (เอกสารภาพถ่ายเพลง ฯลฯ ) อย่างสมบูรณ์มากเท่าไหร่ และ การตั้งค่าคอนฟิกทั้งหมดของคุณไว้ในโฟลเดอร์เดียวก็จะยิ่งง่ายต่อการทำงานทั้งหมดข้างต้น
เมื่อเสร็จแล้วและทั้งหมด ของคุณ ไฟล์อยู่ใน หนึ่ง โฟลเดอร์ทั้งหมด อื่น ๆ โฟลเดอร์ใน C: \ อาจเรียกได้ว่าเป็นโฟลเดอร์ "ระบบปฏิบัติการ" ดังนั้นจึงไม่ค่อยน่าสนใจในแต่ละวันสำหรับเรา
นี่คือภาพหน้าจอของไดรฟ์ C: ที่จัดระเบียบอย่างดีซึ่งไฟล์ของผู้ใช้ทั้งหมดจะอยู่ในไฟล์ \ ไฟล์ โฟลเดอร์:
เคล็ดลับ # 4. ใช้โฟลเดอร์ย่อย
นี่จะเป็นเคล็ดลับที่ง่ายและชัดเจนที่สุดของเรา มันเกือบจะไปโดยไม่ต้องพูด ระบบองค์กรใด ๆ ที่คุณเลือก (ดูเคล็ดลับ # 1) จะกำหนดให้คุณสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับไฟล์ของคุณ คุ้นเคยกับการสร้างโฟลเดอร์เป็นประจำ
เคล็ดลับ # 5. อย่าอายเกี่ยวกับความลึก
สร้างระดับโฟลเดอร์ย่อยได้มากเท่าที่คุณต้องการ อย่ากลัวที่จะทำเช่นนั้น ทุกครั้งที่คุณสังเกตเห็นโอกาสในการจัดกลุ่มชุดไฟล์ที่เกี่ยวข้องลงในโฟลเดอร์ย่อยให้ทำเช่นนั้น ตัวอย่างอาจรวมถึง: MP3 ทั้งหมดจากซีดีเพลงรูปภาพทั้งหมดจากวันหยุดหนึ่งครั้งหรือเอกสารทั้งหมดจากไคลเอนต์เครื่องเดียว
การใส่ไฟล์ลงในโฟลเดอร์ที่เรียกว่า C: \ Files \ Me \ From Others \ Services \ WestCo Bank \ Statements \ 2009 . ลึกเพียงเจ็ดระดับ ระดับสิบไม่ใช่เรื่องแปลก แน่นอนมันเป็นไปได้ที่จะใช้เวลามากเกินไป หากคุณสังเกตเห็นว่าตัวเองสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อเก็บไฟล์เพียงไฟล์เดียวแสดงว่าคุณอาจจะกระตือรือร้นมากเกินไป ในทางกลับกันหากคุณสร้างโครงสร้างเพียงสองระดับ (ตัวอย่างเช่น C: \ Files \ Work ) แสดงว่าคุณไม่เคยประสบความสำเร็จในระดับใด ๆ ขององค์กรเลย (เว้นแต่คุณจะเป็นเจ้าของไฟล์เพียงหกไฟล์!) โฟลเดอร์“ งาน” ของคุณจะกลายเป็นที่ทิ้งขยะเช่นเดียวกับเดสก์ท็อปของคุณโดยมีไฟล์หลายร้อยไฟล์อยู่ในนั้น
เคล็ดลับ # 6. ย้ายโฟลเดอร์ผู้ใช้มาตรฐานไปไว้ในโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณเอง
ระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่รวมถึง Windows สร้างชุดโฟลเดอร์มาตรฐานสำหรับผู้ใช้แต่ละคน โฟลเดอร์เหล่านี้จะกลายเป็นตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับไฟล์ต่างๆเช่นเอกสารไฟล์เพลงภาพถ่ายดิจิทัลและไฟล์อินเทอร์เน็ตที่ดาวน์โหลด ใน Windows 7 รายการทั้งหมดจะแสดงด้านล่าง:
บางโฟลเดอร์เหล่านี้คุณอาจไม่เคยใช้หรือสนใจ (ตัวอย่างเช่นไฟล์ รายการโปรด โฟลเดอร์หากคุณไม่ได้ใช้ Internet Explorer เป็นเบราว์เซอร์ของคุณ) คนเหล่านั้นคุณสามารถออกจากที่ที่พวกเขาอยู่ แต่คุณอาจใช้โฟลเดอร์อื่น ๆ บางโฟลเดอร์เพื่อเก็บไฟล์ที่สำคัญสำหรับคุณ แม้ว่าคุณจะเป็น ไม่ เมื่อใช้ Windows มักจะถือว่าเป็นตำแหน่งที่จัดเก็บเริ่มต้นสำหรับไฟล์หลายประเภท เมื่อคุณไปบันทึกประเภทไฟล์มาตรฐานอาจเป็นเรื่องน่ารำคาญที่ได้รับแจ้งให้บันทึกโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างไฟล์ของคุณเอง
แต่มีวิธีง่ายๆคือย้ายโฟลเดอร์ที่คุณสนใจไปไว้ในโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณเอง! หากคุณทำเช่นนั้นในครั้งต่อไปที่คุณไปบันทึกไฟล์ประเภทที่เกี่ยวข้อง Windows จะแจ้งให้คุณบันทึกในตำแหน่งใหม่ที่ย้ายไป
การย้ายโฟลเดอร์ทำได้ง่าย เพียงแค่ลากและวางไปยังตำแหน่งใหม่ นี่คือภาพหน้าจอของค่าเริ่มต้น เพลงของฉัน โฟลเดอร์ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ส่วนตัวที่กำหนดเอง ( เครื่องหมาย ):
เคล็ดลับ # 7 . ตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์อย่างชาญฉลาด
นี่เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่แทบจะไม่ต้องพูด แต่เราจะพูดต่อไป: ทำ ไม่ อนุญาตให้สร้างไฟล์ที่มีชื่อที่ไม่มีความหมายเช่น Document1.doc หรือโฟลเดอร์ที่เรียกว่า โฟลเดอร์ใหม่ (2) . ใช้เวลาเพิ่ม 20 วินาทีและตั้งชื่อที่มีความหมายสำหรับไฟล์ / โฟลเดอร์ซึ่งเป็นชื่อที่เปิดเผยเนื้อหาได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องทำซ้ำเนื้อหาทั้งหมดในชื่อ
เคล็ดลับ # 8 . ระวังชื่อไฟล์ยาว
อีกวิธีหนึ่งในการตรวจสอบว่าคุณยังไม่ได้สร้างความลึกให้กับลำดับชั้นโฟลเดอร์ของคุณเพียงพอหรือไม่คือไฟล์ของคุณมักต้องการชื่อที่ยาวมาก หากคุณต้องการเรียกไฟล์ ตัวเลขยอดขายของจอห์นสันมีนาคม 2552.xls (ซึ่งอาจอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกับ รายงานงบประมาณของ Abercrombie 2008.xls ) จากนั้นคุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อให้เรียกไฟล์แรกได้ง่ายๆ มีนาคม. xls และอาศัยอยู่ใน Clients \ Johnson \ Sales Figures \ 2009 โฟลเดอร์
ไฟล์ที่วางไว้อย่างดีต้องการเพียงชื่อไฟล์สั้น ๆ เท่านั้น!
เคล็ดลับ # 9 . ใช้ทางลัด! ทุกที่!
นี่อาจเป็นเคล็ดลับที่มีประโยชน์และสำคัญที่สุดเพียงข้อเดียวที่เราสามารถนำเสนอได้ ทางลัดช่วยให้ไฟล์อยู่ในสองที่พร้อมกัน
ทำไมคุณถึงต้องการเช่นนั้น? โครงสร้างไฟล์และโฟลเดอร์ของระบบปฏิบัติการยอดนิยมทุกระบบในตลาดปัจจุบันคือ ลำดับชั้น . ซึ่งหมายความว่าวัตถุทั้งหมด (ไฟล์และโฟลเดอร์) จะอยู่ภายในเสมอ หนึ่ง โฟลเดอร์หลัก มันเหมือนต้นไม้นิดหน่อย ต้นไม้มีกิ่งก้าน (โฟลเดอร์) และใบไม้ (ไฟล์) แต่ละใบและแต่ละสาขาได้รับการสนับสนุนโดยสาขาแม่เพียงหนึ่งเดียวตลอดทางกลับไปที่รากของต้นไม้ (ซึ่งบังเอิญเป็นสาเหตุที่ C: \ เรียกว่า "โฟลเดอร์ราก" ของไดรฟ์ C:)
ฮาร์ดดิสก์นั้นมีโครงสร้างในลักษณะนี้อาจดูเหมือนชัดเจนและจำเป็นด้วยซ้ำ แต่เป็นเพียงวิธีเดียวในการจัดระเบียบข้อมูล มีอื่น ๆ : ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เช่นจัดระเบียบข้อมูลที่มีโครงสร้างแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ข้อ จำกัด หลักของโครงสร้างการจัดเก็บแบบลำดับชั้นคือไฟล์สามารถอยู่ในกิ่งก้านของทรีได้เพียงครั้งละหนึ่งโฟลเดอร์เท่านั้น เหตุใดจึงเป็นปัญหา มีสาเหตุหลักสองประการที่ทำให้ข้อ จำกัด นี้เป็นปัญหาสำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์:
- ตำแหน่งที่ "ถูกต้อง" สำหรับไฟล์ตามเหตุผลขององค์กรของเรามักเป็นตำแหน่งที่มาก ไม่สะดวก สถานที่สำหรับไฟล์นั้นที่จะอยู่ เพียงเพราะยื่นอย่างถูกต้องไม่ได้หมายความว่าจะไปได้ง่าย ไฟล์ของคุณอาจ "ถูกต้อง" ฝังลึกหกระดับในโครงสร้างโฟลเดอร์ย่อยของคุณ แต่คุณอาจต้องการการเข้าถึงไฟล์นี้เป็นประจำและรวดเร็วทุกวัน คุณสามารถย้ายไปยังตำแหน่งที่สะดวกกว่าได้เสมอ แต่นั่นหมายความว่าคุณจะต้องยื่นไฟล์กลับไปยังตำแหน่งที่ "ถูกต้อง" ใหม่ทุกครั้งที่คุณทำงานเสร็จ ไม่น่าพอใจที่สุด
- ไฟล์อาจ "อยู่ใน" ตำแหน่งที่แตกต่างกันสองตำแหน่งขึ้นไปภายในโครงสร้างไฟล์ของคุณ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเป็นนักบัญชีและเพิ่งทำการคืนภาษีปี 2009 สำหรับ John Smith คุณอาจเรียกไฟล์นี้ว่าเหมาะสม คืนภาษี 2552.doc และยื่นไว้ข้างใต้ ลูกค้า \ John Smith . แต่อาจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะต้องมีการคืนภาษีในปี 2552 จากลูกค้าของคุณทั้งหมดรวมกันในที่เดียว ดังนั้นคุณอาจ ด้วย ต้องการเรียกไฟล์ John Smith.doc และยื่นไว้ข้างใต้ การคืนภาษี \ 2009 . ปัญหาคือในระบบการจัดเก็บข้อมูลตามลำดับชั้นล้วนๆคุณไม่สามารถวางไว้ในทั้งสองที่ได้ กร๊ากกก!
โชคดีที่ Windows (และระบบปฏิบัติการอื่น ๆ ส่วนใหญ่) เสนอวิธีให้คุณทำเช่นนั้นได้โดยเรียกว่า "ทางลัด" (หรือที่เรียกว่า "นามแฝง" บนเครื่อง Mac และ "ลิงก์สัญลักษณ์" ในระบบ UNIX) ทางลัดอนุญาตให้มีไฟล์อยู่ในที่เดียวและ ไอคอนที่แสดงถึงไฟล์ ที่จะสร้างและวางไว้ที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการ ในความเป็นจริงคุณสามารถสร้างไอคอนดังกล่าวได้เป็นโหลและกระจายไปทั่วฮาร์ดดิสก์ของคุณ การดับเบิลคลิกที่ไอคอน / ทางลัดเหล่านี้จะเป็นการเปิดไฟล์ต้นฉบับเหมือนกับว่าคุณดับเบิลคลิกที่ไฟล์ต้นฉบับ
พิจารณาสองไอคอนต่อไปนี้:
ทางซ้ายคือเอกสาร Word จริงในขณะที่ทางขวาเป็นทางลัด แสดงถึง เอกสาร Word ดับเบิลคลิกที่ไอคอนใดไอคอนหนึ่งจะเปิดไฟล์เดียวกัน มีสองความแตกต่างของภาพหลักระหว่างไอคอน:
- ทางลัดจะมีลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมล่างซ้าย (ใน Windows อยู่ดี)
- ทางลัดได้รับอนุญาตให้มีชื่อที่ไม่มีนามสกุลไฟล์ (ในกรณีนี้คือส่วน“ .docx”)
คุณสามารถลบทางลัดได้ตลอดเวลาโดยไม่สูญเสียข้อมูลจริง ของเดิมยังคงสภาพสมบูรณ์ สิ่งที่คุณเสียไปคือความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลนั้นจากทุกที่ที่เป็นทางลัด
แล้วทำไมทางลัดจึงดีมาก? เนื่องจากช่วยให้เราสามารถเอาชนะข้อ จำกัด หลักของระบบไฟล์แบบลำดับชั้นได้อย่างง่ายดายและวางไฟล์ไว้ในสถานที่สองแห่ง (หรือมากกว่า) ในเวลาเดียวกัน คุณจะ เสมอ มีไฟล์ที่ไม่เข้ากับเหตุผลขององค์กรของคุณและไม่สามารถยื่นในที่เดียวได้ พวกเขาเรียกร้องให้มีอยู่สองแห่ง ทางลัดอนุญาตสิ่งนี้! นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถรวบรวมไฟล์และโฟลเดอร์ที่เปิดบ่อยที่สุดไว้ด้วยกันในจุดเดียวเพื่อการเข้าถึงที่สะดวก ส่วนที่น่าสนใจคือไฟล์ต้นฉบับจะอยู่ในที่ที่ปลอดภัยตลอดไปในตำแหน่งที่จัดไว้อย่างสมบูรณ์แบบ
ดังนั้นคอลเล็กชันไฟล์ที่เปิดบ่อยที่สุดของคุณจึงสามารถ - และ ควร - กลายเป็นชุดของ ทางลัด!
หากคุณยังไม่มั่นใจในอรรถประโยชน์ของทางลัดให้พิจารณาพื้นที่ที่รู้จักกันดีต่อไปนี้ของคอมพิวเตอร์ Windows ทั่วไป:
- เมนูเริ่ม (และโปรแกรมทั้งหมดที่อยู่ภายใน)
- แถบเปิดใช้ด่วน (หรือ Superbar ใน Windows 7)
- พื้นที่“ โฟลเดอร์รายการโปรด” ที่มุมบนซ้ายของหน้าต่าง Windows Explorer (ใน Windows Vista หรือ Windows 7)
- รายการโปรดของ Internet Explorer หรือบุ๊กมาร์ก Firefox
แต่ละรายการในแต่ละพื้นที่เหล่านี้คือทางลัด! แต่ละพื้นที่มีไว้เพื่อจุดประสงค์เดียวเท่านั้น: เพื่อความสะดวก - เพื่อให้คุณมีคอลเล็กชันไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณเข้าถึงบ่อยที่สุด
ตอนนี้ควรจะเห็นได้ง่ายว่าทางลัดได้รับการออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์เดียว: เพื่อให้การเข้าถึงไฟล์ของคุณสะดวกยิ่งขึ้น . ทุกครั้งที่คุณดับเบิลคลิกที่ทางลัดคุณจะไม่ต้องยุ่งยากกับการค้นหาไฟล์ (หรือโฟลเดอร์หรือโปรแกรมหรือไดรฟ์หรือไอคอนแผงควบคุม) ที่เป็นตัวแทน
ทางลัดช่วยให้เราสามารถสร้างกฎทองของการจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์:
“ เคยมีสำเนาไฟล์เพียงชุดเดียว - ไม่เคยมีสำเนาไฟล์เดียวกันสองชุด ใช้ทางลัดแทน”
(กฎนี้ใช้ไม่ได้กับสำเนาที่สร้างขึ้นเพื่อการสำรองข้อมูลแน่นอน!)
นอกจากนี้ยังมีกฎที่น้อยกว่าเช่น“ อย่าย้ายไฟล์ไปที่พื้นที่ทำงานของคุณให้สร้างทางลัดที่นั่นแทน” และ“ ทุกครั้งที่คุณรู้สึกหงุดหงิดกับระยะเวลาในการค้นหาไฟล์สร้างทางลัดไปยังไฟล์และ วางทางลัดนั้นไว้ในตำแหน่งที่สะดวก”
แล้วเราจะสร้างทางลัดที่มีประโยชน์มากมายเหล่านี้ได้อย่างไร? มีสองวิธีหลัก:
-
“ คัดลอก” ไฟล์หรือโฟลเดอร์ต้นฉบับ (คลิกที่ไฟล์และพิมพ์
Ctrl-C
หรือคลิกขวาแล้วเลือก
สำเนา
):
จากนั้นคลิกขวาในพื้นที่ว่างของโฟลเดอร์ปลายทาง (ตำแหน่งที่คุณต้องการให้ทางลัดไป) แล้วเลือก วางทางลัด :
-
ลากขวา (ลากด้วยปุ่มเมาส์ขวา) ไฟล์จากโฟลเดอร์ต้นทางไปยังโฟลเดอร์ปลายทาง เมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์ที่โฟลเดอร์ปลายทางเมนูจะปรากฏขึ้น:
เลือก สร้างทางลัดที่นี่ .
โปรดทราบว่าเมื่อมีการสร้างทางลัดทางลัดมักจะมีชื่อว่า ทางลัดไปยัง Budget Detail.doc (windows XP) หรือ รายละเอียดงบประมาณ - Shortcut.doc (วินโดว 7). หากคุณไม่ชอบคำพิเศษเหล่านี้คุณสามารถเปลี่ยนชื่อทางลัดได้อย่างง่ายดายหลังจากที่สร้างขึ้นแล้วหรือคุณสามารถกำหนดค่า Windows ให้ไม่แทรกคำที่เกินมาตั้งแต่แรก (ดู บทความเกี่ยวกับวิธีการทำ ).
และแน่นอนคุณสามารถสร้างทางลัดไปยังโฟลเดอร์ได้เช่นกันไม่ใช่แค่ไฟล์เท่านั้น!
บรรทัดล่าง:
เมื่อใดก็ตามที่คุณมีไฟล์ที่ต้องการเข้าถึงจากที่อื่น (ไม่ว่าคุณจะสะดวกหรือเพราะไฟล์นั้นอยู่ในสองที่) ให้สร้างทางลัดไปยังไฟล์ต้นฉบับในตำแหน่งใหม่
เคล็ดลับ # 10 . แยกไฟล์แอปพลิเคชันออกจากไฟล์ข้อมูล
กูรูองค์กรดิจิทัลทุกคนจะตีกลองกฎนี้ใส่คุณ ไฟล์แอปพลิเคชันเป็นส่วนประกอบของซอฟต์แวร์ที่คุณติดตั้ง (เช่น Microsoft Word, Adobe Photoshop หรือ Internet Explorer) ไฟล์ข้อมูลคือไฟล์ที่คุณสร้างขึ้นเองโดยใช้ซอฟต์แวร์นั้น (เช่นเอกสาร Word รูปภาพดิจิทัลอีเมลหรือเพลย์ลิสต์)
ซอฟต์แวร์ได้รับการติดตั้งถอนการติดตั้งและอัปเกรดตลอดเวลา หวังว่าคุณจะมีสื่อการติดตั้งดั้งเดิม (หรือไฟล์ติดตั้งที่ดาวน์โหลดมา) เก็บไว้ที่ใดที่หนึ่งอย่างปลอดภัยและสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์ของคุณใหม่ได้ตลอดเวลา ซึ่งหมายความว่าไฟล์ส่วนประกอบซอฟต์แวร์มีความสำคัญเพียงเล็กน้อย ในขณะที่ไฟล์ที่คุณสร้างด้วยซอฟต์แวร์นั้นเป็นสิ่งสำคัญตามความหมาย เป็นกฎที่ดีในการแยกไฟล์ที่ไม่สำคัญออกจากไฟล์สำคัญเสมอ
ดังนั้นเมื่อซอฟต์แวร์ของคุณแจ้งให้คุณบันทึกไฟล์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นให้ใช้เวลาสักครู่และตรวจสอบว่าที่ไหนแนะนำให้คุณบันทึกไฟล์ หากมีการแนะนำให้คุณบันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์เดียวกับซอฟต์แวร์เองก็อย่าทำตามคำแนะนำนั้นอย่างแน่นอน ไฟล์ในไฟล์ เป็นเจ้าของ โฟลเดอร์! ในความเป็นจริงดูว่าคุณสามารถค้นหาตัวเลือกการกำหนดค่าของโปรแกรมที่กำหนดตำแหน่งที่บันทึกไฟล์ตามค่าเริ่มต้น (ถ้ามี) และทำการเปลี่ยนแปลง
เคล็ดลับ # 1 1. จัดระเบียบไฟล์ตาม วัตถุประสงค์ , ไม่ ในประเภทไฟล์
ตัวอย่างเช่นหากคุณมีโฟลเดอร์ชื่อ Work \ Clients \ Johnson และภายในโฟลเดอร์นั้นคุณมีโฟลเดอร์ย่อยสองโฟลเดอร์ เอกสาร Word และ สเปรดชีต (กล่าวคือคุณกำลังแยกไฟล์“ .doc” ออกจากไฟล์“ .xls”) อาจเป็นไปได้ว่าคุณจะไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม การจัดระเบียบไฟล์ของคุณตามโปรแกรมที่สร้างขึ้นนั้นมีเหตุผลเล็กน้อย ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยของคุณตามไฟล์ วัตถุประสงค์ ของไฟล์ ตัวอย่างเช่นควรสร้างโฟลเดอร์ย่อยที่เรียกว่า จดหมายโต้ตอบ และ การเงิน . อาจเป็นไปได้ว่าไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์ย่อยที่ระบุเป็นประเภทไฟล์เดียวกัน แต่น่าจะเป็นเรื่องบังเอิญมากกว่าและมีคุณลักษณะการออกแบบระบบองค์กรของคุณน้อยกว่า
เคล็ดลับ # 12. รักษาโครงสร้างโฟลเดอร์เดียวกันบนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องของคุณ
กล่าวอีกนัยหนึ่งคือระบบองค์กรที่คุณสร้างขึ้นให้ใช้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่คุณสามารถทำได้ มีประโยชน์หลายประการดังนี้:
- มีน้อยให้จดจำ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนคุณจะรู้ว่าต้องค้นหาไฟล์ของคุณที่ไหน
- หากคุณคัดลอกหรือซิงโครไนซ์ไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งการตั้งค่างานซิงโครไนซ์จะกลายเป็นเรื่องง่ายมาก
- ทางลัดสามารถคัดลอกหรือย้ายจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งได้อย่างง่ายดาย (สมมติว่ามีการคัดลอก / ย้ายไฟล์ต้นฉบับด้วย) ไม่จำเป็นต้องค้นหาเป้าหมายของทางลัดอีกต่อไปในคอมพิวเตอร์เครื่องที่สอง
- Ditto สำหรับไฟล์ที่เชื่อมโยง (เช่นเอกสาร Word ที่ลิงก์ไปยังข้อมูลในไฟล์ Excel แยกต่างหาก) เพลย์ลิสต์และ ใด ๆ ไฟล์ที่อ้างอิงตำแหน่งไฟล์ที่แน่นอนของไฟล์อื่น ๆ
สิ่งนี้ใช้ได้แม้กระทั่งกับไดรฟ์ที่เก็บไฟล์ของคุณ หากไฟล์ของคุณถูกเก็บไว้ที่ ค: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว ค: บน ทั้งหมด คอมพิวเตอร์ของคุณ มิฉะนั้นทางลัดเพลย์ลิสต์และไฟล์ที่เชื่อมโยงทั้งหมดของคุณจะหยุดทำงาน!
เคล็ดลับ # 13. สร้างโฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย"
สร้างโฟลเดอร์ด้วยตัวคุณเองที่คุณเก็บไฟล์ทั้งหมดที่คุณกำลังทำงานอยู่หรือคุณยังไม่ได้จัดเก็บ คุณสามารถคิดว่าโฟลเดอร์นี้เป็นรายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ของคุณ คุณสามารถเรียกมันว่า“ กล่องจดหมาย” (ทำให้เป็นอุปมาเหมือนกับระบบอีเมลของคุณ) หรือ“ งาน” หรือ“ สิ่งที่ต้องทำ” หรือ“ ขีดข่วน” หรือชื่ออะไรก็ได้ที่เหมาะกับคุณ ไม่สำคัญว่าคุณจะเรียกมันว่าอะไร - อย่าลืมมี!
เมื่อคุณทำงานกับไฟล์เสร็จแล้วคุณจะย้ายไฟล์จาก“ กล่องจดหมาย” ไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องภายในโครงสร้างองค์กรของคุณ
คุณอาจต้องการใช้เดสก์ท็อปของคุณเป็นโฟลเดอร์ "กล่องขาเข้า" นี้ ถูกหรือผิดคนส่วนใหญ่ทำ การใส่ไฟล์ดังกล่าวไม่ใช่ตำแหน่งที่ไม่ดี แต่โปรดระวัง: หากคุณ ทำ ตัดสินใจว่าเดสก์ท็อปของคุณแสดงถึงรายการ“ สิ่งที่ต้องทำ” ของคุณจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีไฟล์อื่น ๆ อยู่ที่นั่น กล่าวอีกนัยหนึ่งคือตรวจสอบให้แน่ใจว่า "กล่องจดหมาย" ของคุณไม่ว่าจะอยู่ที่ใดเดสก์ท็อปหรือที่อื่น ๆ จะได้รับการดูแลให้ปราศจากขยะนั่นคือไฟล์ที่ไม่ได้อยู่ที่นั่น
ดังนั้นคุณควรวางโฟลเดอร์นี้ไว้ที่ไหนซึ่งเกือบจะตามคำจำกัดความแล้ว ข้างนอก โครงสร้างของระบบการจัดเก็บที่เหลือของคุณ? ก่อนอื่นมันต้องมีที่ไหนสักแห่ง สะดวก . นี่จะเป็นหนึ่งในโฟลเดอร์ที่มีผู้เยี่ยมชมมากที่สุดความสะดวกจึงเป็นกุญแจ การวางไว้บนเดสก์ท็อปเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่มีโฟลเดอร์อื่น ๆ บนเดสก์ท็อปของคุณโฟลเดอร์นั้นจะหาได้ง่ายใน Windows Explorer:
จากนั้นคุณจะสร้างทางลัดไปยังโฟลเดอร์นี้ในจุดที่สะดวกทั่วคอมพิวเตอร์ของคุณ (“ ลิงค์โปรด”,“ เปิดใช้ด่วน” ฯลฯ )
เคล็ดลับ # 14. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีโฟลเดอร์“ กล่องจดหมาย” เพียงโฟลเดอร์เดียว
เมื่อคุณสร้างโฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" แล้วอย่าใช้ตำแหน่งโฟลเดอร์อื่นเป็น "รายการสิ่งที่ต้องทำ" โยน ทุก ไฟล์ขาเข้าหรือไฟล์ที่สร้างไว้ในโฟลเดอร์กล่องขาเข้าขณะที่คุณสร้าง / รับไฟล์ วิธีนี้ช่วยให้คอมพิวเตอร์ส่วนที่เหลือของคุณบริสุทธิ์และปราศจากขยะที่สร้างขึ้นแบบสุ่มหรือดาวน์โหลด สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำคือตรวจสอบหลาย ๆ โฟลเดอร์เพื่อดูงานและโครงการปัจจุบันทั้งหมดของคุณ รวบรวมทั้งหมดเข้าด้วยกันเป็นโฟลเดอร์เดียว
เคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณมีกล่องจดหมายเพียงกล่องเดียว:
- ตั้งค่าตำแหน่ง "บันทึก" เริ่มต้นของโปรแกรมทั้งหมดของคุณไปที่โฟลเดอร์นี้
- ตั้งค่าตำแหน่ง "ดาวน์โหลด" เริ่มต้นสำหรับเบราว์เซอร์ของคุณไปที่โฟลเดอร์นี้
- ถ้าโฟลเดอร์นี้คือ ไม่ เดสก์ท็อปของคุณ (แนะนำ) จากนั้นดูว่าคุณสามารถกำหนดจุดที่จะไม่วางไฟล์“ สิ่งที่ต้องทำ” บนเดสก์ท็อปของคุณได้หรือไม่ สิ่งนี้ช่วยให้เดสก์ท็อปของคุณไม่รกและเหมือน Zen:
(ที่ กล่องจดหมาย โฟลเดอร์อยู่ที่มุมขวาล่าง)
เคล็ดลับ # 15. ระวังเรื่องการล้างโฟลเดอร์“ กล่องจดหมาย” ของคุณ
นี่เป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญในการ อยู่ จัด ถ้าคุณปล่อยให้ "กล่องจดหมาย" ของคุณล้น (เช่นอนุญาตให้มีมากกว่า 30 ไฟล์หรือโฟลเดอร์ในนั้น) คุณอาจจะเริ่มรู้สึกว่าจม: คุณไม่ได้ติดตาม รายการสิ่งที่ต้องทำ. เมื่อกล่องจดหมายของคุณอยู่ไกลกว่าจุดหนึ่ง (ประมาณ 30 ไฟล์การศึกษาแสดงให้เห็น) คุณจะเริ่มหลีกเลี่ยงได้ คุณสามารถใส่ไฟล์ต่อไปได้ แต่คุณจะกลัวที่จะมองไปที่มันกลัวความรู้สึก "ควบคุมไม่ได้" ที่คนทำงานหนักเกินไปวุ่นวายหรือเป็นเพียงคนที่ไม่เป็นระเบียบ
ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณทำได้:
- ไปที่โฟลเดอร์ Inbox / to-do ของคุณ เป็นประจำ (อย่างน้อยห้าครั้งต่อวัน)
- สแกนโฟลเดอร์เป็นประจำเพื่อหาไฟล์ที่คุณใช้งานเสร็จและพร้อมสำหรับการจัดเก็บ ส่งไฟล์ทันที
- ทำให้เป็นที่มาของความภาคภูมิใจในการรักษาจำนวนไฟล์ในโฟลเดอร์นี้ให้น้อยที่สุด หากคุณให้ความสำคัญกับความสบายใจให้สร้างความว่างเปล่าของโฟลเดอร์นี้เป็นหนึ่งในลำดับความสำคัญสูงสุด (คอมพิวเตอร์) ของคุณ
- หากคุณรู้ว่าไฟล์ใดไฟล์หนึ่งอยู่ในโฟลเดอร์นานกว่านั้นให้พูดว่าหกสัปดาห์แล้วยอมรับว่าคุณไม่จำเป็นต้องประมวลผลไฟล์และย้ายไปยังจุดพักสุดท้าย
เคล็ดลับ # 16. ไฟล์ทุกอย่างทันทีและใช้ ทางลัด สำหรับโครงการที่ใช้งานอยู่ของคุณ
ทันทีที่คุณสร้างรับหรือดาวน์โหลดไฟล์ใหม่ให้เก็บไว้ในโฟลเดอร์ "ถูกต้อง" ทันที . จากนั้นเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการใช้งาน (อาจทำได้ทันที) ให้สร้างทางลัดไปยังโฟลเดอร์นั้นในโฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" ("สิ่งที่ต้องทำ") หรือเดสก์ท็อป ด้วยวิธีนี้ไฟล์ทั้งหมดของคุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ "ถูกต้อง" เสมอ แต่คุณยังสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เมื่อคุณทำงานกับไฟล์เสร็จแล้วเพียงแค่ลบทางลัด
ตามหลักการแล้วโฟลเดอร์“ กล่องขาเข้า” และเดสก์ท็อปของคุณไม่ควรมีไฟล์หรือโฟลเดอร์จริง ควรมี ทางลัด .
เคล็ดลับ # 17. ใช้ ลิงค์สัญลักษณ์ไดเรกทอรี (หรือแยก) เพื่อรักษาโครงสร้างโฟลเดอร์เดียว
เมื่อใช้เคล็ดลับนี้เราสามารถแก้ไขอาการสะอึกที่อาจเกิดขึ้นได้เมื่อสร้างโครงสร้างองค์กรของเรา - ปัญหาของการมีไดรฟ์มากกว่าหนึ่งไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์ของเรา (C :, D :, ฯลฯ ) เราอาจมีไฟล์ที่เราต้องการเก็บไว้ในไดรฟ์ D: ด้วยเหตุผลด้านพื้นที่และยังต้องการวางโครงสร้างโฟลเดอร์ที่จัดไว้บนไดรฟ์ C: (หรือในทางกลับกัน)
โครงสร้างองค์กรที่คุณเลือกอาจกำหนดว่าต้องเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดของคุณจากไฟล์ ค: ไดรฟ์ (ตัวอย่างเช่นโฟลเดอร์รูทของไฟล์ทั้งหมดของคุณอาจเป็นไฟล์ C: \ Files ). แต่คุณยังอาจมีไฟล์ D: ขับรถและต้องการใช้ประโยชน์จาก Gigabytes สำรองนับร้อยที่มีให้ คุณทราบหรือไม่ว่าจริงๆแล้วมันเป็นไปได้ที่จะจัดเก็บไฟล์ของคุณในไดรฟ์ D: แต่ยังเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้ราวกับอยู่ในไดรฟ์ C: และไม่เราไม่ได้พูดถึงทางลัดที่นี่ (แม้ว่าแนวคิดจะคล้ายกันมากก็ตาม)
โดยใช้คำสั่งเชลล์ mklink คุณสามารถใช้โฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงได้ หนึ่ง ไดรฟ์และสร้างนามแฝงสำหรับไฟล์ แตกต่างกัน ไดรฟ์ (คุณสามารถทำอะไรได้มากกว่านั้นด้วย mklink - สำหรับรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับความสามารถของโปรแกรมนี้โปรดดู บทความเฉพาะของเรา ). นามแฝงเหล่านี้เรียกว่า ลิงก์สัญลักษณ์ไดเร็กทอรี (และเคยเป็นที่รู้จักในชื่อ ทางแยก ). คุณสามารถคิดว่าเป็นโฟลเดอร์ "เสมือน" ซึ่งทำงานเหมือนกับโฟลเดอร์ทั่วไปทุกประการยกเว้นว่าจะอยู่ที่อื่น
ตัวอย่างเช่นคุณอาจตัดสินใจว่าทั้งหมดของคุณ D: ไดรฟ์มีโครงสร้างไฟล์องค์กรที่สมบูรณ์ของคุณ แต่คุณต้องอ้างอิงไฟล์เหล่านั้นทั้งหมดราวกับว่าอยู่ในไฟล์ ค: ไดรฟ์ภายใต้ C: \ Files . หากเป็นเช่นนั้นคุณสามารถสร้างได้ C: \ Files เป็นลิงก์สัญลักษณ์ไดเร็กทอรี - ลิงก์ไปยัง D: ดังต่อไปนี้:
mklink / d c: \ ไฟล์ d: \
หรืออาจเป็นไฟล์เดียวที่คุณต้องการจัดเก็บในไฟล์ D: ไดรฟ์คือคอลเลคชันภาพยนตร์ของคุณ คุณสามารถค้นหาไฟล์ภาพยนตร์ทั้งหมดของคุณในรูทของไฟล์ D: ไดรฟ์แล้วเชื่อมโยงกับ C: \ Files \ Media \ Movies ดังต่อไปนี้:
mklink / d c: \ files \ media \ movies d: \
(ไม่จำเป็นต้องพูดคุณต้องเรียกใช้คำสั่งเหล่านี้จากพรอมต์คำสั่ง - คลิกปุ่มเริ่มพิมพ์ cmd แล้วกด ป้อน )
เคล็ดลับ # 18. ปรับแต่งไอคอนโฟลเดอร์ของคุณ
นี่ไม่ใช่การพูดถึงไฟล์ องค์กร เคล็ดลับ แต่มีไอคอนที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ ทำ ช่วยให้คุณระบุได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้นว่าโฟลเดอร์ใดคือโฟลเดอร์ใดจึงช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการค้นหาไฟล์ ตัวอย่างอยู่ด้านล่าง (จากโฟลเดอร์ของฉันที่มีไฟล์ทั้งหมดที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต):
หากต้องการเรียนรู้วิธีเปลี่ยนไอคอนโฟลเดอร์ของคุณโปรดดูที่ บทความเฉพาะของเราในหัวข้อนี้ .
เคล็ดลับ # 19. จัดระเบียบเมนูเริ่มของคุณ
โดยปกติแล้ว Windows Start Menu เป็นส่วนที่ยุ่งเหยิงที่สุดของคอมพิวเตอร์ Windows ทุกเครื่อง ทุกโปรแกรมที่คุณติดตั้งดูเหมือนจะใช้วิธีการวางไอคอนในเมนูนี้ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง บางคนก็ใส่ไอคอนโปรแกรมเดียว คนอื่นสร้างโฟลเดอร์ตามชื่อของซอฟต์แวร์ และคนอื่น ๆ สร้างโฟลเดอร์ตามชื่อของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ มันวุ่นวายและอาจทำให้การค้นหาซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการเรียกใช้ทำได้ยาก
โชคดีที่เราสามารถหลีกเลี่ยงความวุ่นวายนี้ได้ด้วยคุณสมบัติของระบบปฏิบัติการที่มีประโยชน์เช่น Quick Launch, Superbar หรือรายการเมนูเริ่มที่ตรึงไว้
ถึงกระนั้นมันก็สมเหตุสมผลมากที่จะเข้าสู่ความกล้าของเมนูเริ่มเองและให้มันดีครั้งเดียว สิ่งที่คุณต้องตัดสินใจคือจะจัดระเบียบแอปพลิเคชันของคุณอย่างไร โครงสร้างตามวัตถุประสงค์ของแอปพลิเคชันเป็นตัวเลือกที่ชัดเจน ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของโครงสร้างดังกล่าว:
ในโครงสร้างนี้ ยูทิลิตี้ หมายถึงซอฟต์แวร์ที่มีหน้าที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างราบรื่น (เครื่องมือกำหนดค่าซอฟต์แวร์สำรองโปรแกรม Zip ฯลฯ ) การใช้งาน หมายถึงซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใด ๆ ที่ไม่เหมาะสมกับส่วนหัว มัลติมีเดีย , กราฟิก , อินเทอร์เน็ต ฯลฯ
ในกรณีที่คุณไม่ทราบทุกไอคอนในเมนูเริ่มของคุณคือ ทางลัด และสามารถจัดการได้เหมือนกับทางลัดอื่น ๆ (คัดลอกย้ายลบ ฯลฯ )
ด้วย Windows Start Menu (ทุกรุ่นของ Windows) Microsoft ได้ตัดสินใจว่าจะมี สอง โครงสร้างโฟลเดอร์แบบขนานเพื่อจัดเก็บทางลัดเมนูเริ่มของคุณ หนึ่งสำหรับ คุณ (ผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบของคอมพิวเตอร์) และอีกรายการหนึ่งสำหรับ ผู้ใช้ทั้งหมด ของคอมพิวเตอร์ การมีโครงสร้างแบบขนานสองโครงสร้างมักจะซ้ำซ้อน: หากคุณเป็นผู้ใช้คอมพิวเตอร์เพียงคนเดียวการมีโครงสร้างขนานสองโครงสร้างก็คือ ทั้งหมด ซ้ำซ้อน แม้ว่าคุณจะมีผู้ใช้หลายคนที่ลงชื่อเข้าใช้คอมพิวเตอร์เป็นประจำ แต่ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งส่วนใหญ่ของคุณจะต้องพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ทุกคนดังนั้นจึงควรย้ายออกจากเมนูเริ่ม "เฉพาะคุณ" และไปที่ "ทั้งหมด ผู้ใช้” พื้นที่
ในการควบคุมเมนู Start ของคุณคุณจึงจะเริ่มจัดระเบียบได้คุณจะต้องรู้วิธีเข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์ทางลัดจริงที่ประกอบขึ้นเป็น Start Menu (ทั้งสองเวอร์ชัน) หากต้องการค้นหาโฟลเดอร์และไฟล์เหล่านี้ให้คลิกไฟล์ เริ่ม จากนั้นคลิกขวาที่ไฟล์ ทุกโปรแกรม ข้อความ (ผู้ใช้ Windows XP ควรคลิกขวาที่ไฟล์ เริ่ม ปุ่มตัวเอง):
เปิด ตัวเลือกหมายถึงเมนู Start เวอร์ชัน“ เฉพาะคุณ” ในขณะที่ไฟล์ เปิดผู้ใช้ทั้งหมด ตัวเลือกหมายถึงเวอร์ชัน "ผู้ใช้ทั้งหมด" คลิกรายการที่คุณต้องการจัดระเบียบ
หน้าต่าง Windows Explorer จะเปิดขึ้นพร้อมกับรุ่นที่คุณเลือกของเมนูเริ่มที่คุณเลือก จากตรงนั้นเป็นเรื่องง่าย ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ โปรแกรม โฟลเดอร์และคุณจะเห็นโฟลเดอร์และทางลัดทั้งหมดของคุณ ตอนนี้คุณสามารถลบ / เปลี่ยนชื่อ / ย้ายจนกว่าจะเป็นแบบที่คุณต้องการ
หมายเหตุ: เมื่อคุณจัดระเบียบเมนูเริ่มใหม่คุณอาจต้องการ สอง หน้าต่าง Explorer จะเปิดขึ้นพร้อมกันโดยหน้าต่างหนึ่งแสดงเวอร์ชัน "เฉพาะคุณ" และอีกหน้าต่างหนึ่งแสดงเวอร์ชัน "ผู้ใช้ทั้งหมด" คุณสามารถลากแล้วปล่อยระหว่างหน้าต่าง
เคล็ดลับ # 20 . เก็บไว้ เมนูเริ่มของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย
เมื่อคุณมีเมนูเริ่มที่จัดไว้อย่างสมบูรณ์แบบแล้วให้พยายามระมัดระวังเล็กน้อยเพื่อให้เป็นแบบนั้น ทุกครั้งที่คุณติดตั้งซอฟต์แวร์ชิ้นใหม่ไอคอนที่สร้างขึ้นแทบจะละเมิดโครงสร้างองค์กรของคุณอย่างแน่นอน
ดังนั้นเพื่อให้เมนูเริ่มของคุณเป็นระเบียบและเป็นระเบียบอยู่เสมอตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำสิ่งต่อไปนี้ทุกครั้งที่คุณติดตั้งซอฟต์แวร์ชิ้นใหม่:
- ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์ได้รับการติดตั้งในพื้นที่“ เฉพาะคุณ” ของเมนูเริ่มหรือบริเวณ“ ผู้ใช้ทั้งหมด” จากนั้นย้ายไปยังพื้นที่ที่ถูกต้อง
- ลบไอคอนที่ไม่จำเป็นทั้งหมด (เช่นไอคอน "อ่านฉัน" ไอคอน "ความช่วยเหลือ" (คุณสามารถเปิดความช่วยเหลือจากภายในซอฟต์แวร์ได้ตลอดเวลาเมื่อทำงาน) ไอคอน "ถอนการติดตั้ง" ลิงก์ไปยังผู้ผลิต เว็บไซต์ ฯลฯ )
- เปลี่ยนชื่อไอคอนหลักของซอฟต์แวร์เป็นข้อมูลย่อที่เหมาะสมกับคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการเปลี่ยนชื่อ Microsoft Office Word 2010 เป็นเพียง คำ
- ย้ายไอคอนไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้องตามโครงสร้างองค์กรของ Start Menu
และอย่าลืม: เมื่อคุณ ถอนการติดตั้ง ซอฟต์แวร์ชิ้นหนึ่งขั้นตอนการถอนการติดตั้งซอฟต์แวร์จะไม่สามารถลบไอคอนของซอฟต์แวร์ออกจากเมนูเริ่มได้อีกต่อไป (เนื่องจากคุณย้ายและ / หรือเปลี่ยนชื่อใหม่) ดังนั้นคุณจะต้องลบไอคอนนั้นด้วยตนเอง
เคล็ดลับ # 21. เรียบร้อย C: \
รากของไดรฟ์ C: ของคุณ ( ค:\ ) เป็นพื้นที่ทิ้งทั่วไปสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ - ทั้งโดยผู้ใช้คอมพิวเตอร์ของคุณและโดยซอฟต์แวร์ที่คุณติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ มันจะกลายเป็นเรื่องยุ่งได้
ทุกวันนี้แทบไม่มีซอฟต์แวร์ที่ต้องติดตั้งเอง ค:\ . 99% ของเวลาที่ทำได้และควรติดตั้ง ไฟล์ C: \ Program . และสำหรับไฟล์ของคุณเองก็เป็นที่ชัดเจนว่าสามารถเก็บไว้ที่อื่นได้ (และเกือบตลอดเวลา)
ในโลกแห่งอุดมคติคุณ ค:\ โฟลเดอร์ควรมีลักษณะดังนี้ (บน Windows 7):
โปรดทราบว่ามีไฟล์ระบบและโฟลเดอร์บางส่วนใน ค:\ ที่มักจะ "ซ่อน" โดยเจตนา (เช่นไฟล์หน่วยความจำเสมือนของ Windows pagefile.sys ไฟล์บูตโหลดเดอร์ bootmgr , และ ข้อมูลปริมาณระบบ โฟลเดอร์) การซ่อนไฟล์และโฟลเดอร์เหล่านี้เป็นความคิดที่ดีเนื่องจากพวกเขาจำเป็นต้องอยู่ในที่ที่พวกเขาอยู่และแทบไม่จำเป็นต้องเปิดหรือแม้แต่คุณผู้ใช้ให้เห็น การซ่อนไฟล์เหล่านี้จะป้องกันไม่ให้คุณไปยุ่งกับพวกเขาโดยไม่ได้ตั้งใจและช่วยเพิ่มความรู้สึกเป็นระเบียบและความเป็นอยู่ที่ดีเมื่อคุณดูโฟลเดอร์ไดรฟ์ C:
เคล็ดลับ # 22. จัดระเบียบเดสก์ทอปของคุณ
เดสก์ท็อปอาจเป็นส่วนที่ถูกละเมิดมากที่สุดของคอมพิวเตอร์ Windows (จากมุมมองขององค์กร) โดยปกติจะทำหน้าที่เป็นพื้นที่ทิ้งสำหรับไฟล์ที่เข้ามาทั้งหมดรวมทั้งถือไอคอนไปยังแอปพลิเคชันที่ใช้บ่อยรวมถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เปิดเป็นประจำ มันมักจะกลายเป็นความยุ่งเหยิงที่ไม่มีการควบคุม ดูว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้หรือไม่ นี่คือเหตุผล ...
- มักพบไอคอนแอปพลิเคชัน (Word, Internet Explorer ฯลฯ ) บนเดสก์ท็อป แต่ไม่น่าเป็นไปได้ว่านี่เป็นตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขา แถบ“ เปิดใช้ด่วน” (หรือ Superbar ใน Windows 7) จะมองเห็นได้ตลอดเวลาและแสดงถึงตำแหน่งที่สมบูรณ์แบบในการวางไอคอนของคุณ คุณจะสามารถเห็นไอคอนบนเดสก์ท็อปของคุณได้ก็ต่อเมื่อโปรแกรมทั้งหมดของคุณย่อเล็กสุด อาจถึงเวลาแล้วที่จะต้องนำไอคอนแอปพลิเคชันออกจากเดสก์ท็อป ...
- คุณอาจตัดสินใจว่าโฟลเดอร์ Inbox / To-do บนคอมพิวเตอร์ของคุณ (ดูเคล็ดลับ # 13 ด้านบน) ควรเป็นเดสก์ท็อปของคุณ ถ้าเป็นเช่นนั้นก็เพียงพอแล้ว เพียงแค่ระมัดระวังในการล้างข้อมูลและป้องกันไม่ให้ไฟล์ขยะถูกปนเปื้อน (ดูเคล็ดลับ # 15 ด้านบน) ในทางกลับกันถ้าเดสก์ท็อปของคุณเป็น ไม่ ทำหน้าที่เป็นโฟลเดอร์“ กล่องจดหมาย” ของคุณดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลที่จะมี ใด ๆ ไฟล์ข้อมูลหรือโฟลเดอร์เลยยกเว้นทางลัดสองสามทางไปยังไฟล์และโฟลเดอร์ที่เปิดบ่อย (ทั้งโครงการต่อเนื่องหรือปัจจุบัน) อื่น ๆ ควรย้ายไปที่โฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" ของคุณ
ในโลกแห่งอุดมคติอาจมีลักษณะดังนี้:
เคล็ดลับ # 23. ย้ายรายการถาวรบนเดสก์ท็อปของคุณให้ห่างจากมุมบนซ้าย
เมื่อไฟล์ / โฟลเดอร์ถูกลากไปยังเดสก์ท็อปของคุณในหน้าต่าง Windows Explorer หรือเมื่อมีการสร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปของคุณจาก Internet Explorer ไอคอนเหล่านั้นจะถูกวางไว้ที่มุมบนซ้ายเสมอหรือใกล้ที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากคุณมีไฟล์โฟลเดอร์หรือทางลัดอื่น ๆ ที่คุณเก็บไว้บนเดสก์ท็อป ถาวร ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะแยกไอคอนถาวรเหล่านี้ออกจากไอคอนชั่วคราวเพื่อที่คุณจะได้ระบุได้อย่างรวดเร็วว่าเป็นไอคอนชั่วคราว วิธีง่ายๆในการทำเช่นนี้คือย้ายไอคอนถาวรทั้งหมดของคุณไปที่ไฟล์ ด้านขวามือ ของเดสก์ท็อปของคุณ สิ่งนั้นควรแยกออกจากรายการที่เข้ามา
เคล็ดลับ # 24 . ซิงโครไนซ์
หากคุณมีคอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่องคุณแทบจะต้องการแชร์ไฟล์ระหว่างกัน หากคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อกับเครือข่ายท้องถิ่นเดียวกันอย่างถาวรก็ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บสำเนาของไฟล์หรือโฟลเดอร์ใดไฟล์หนึ่งหลายชุดทางลัดก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตามหากคอมพิวเตอร์นั้น ไม่ ในเครือข่ายเดียวกันเสมอจากนั้นในบางจุดคุณจะต้องคัดลอกไฟล์ระหว่างกัน สำหรับไฟล์ที่ต้องใช้งานอย่างถาวรบนคอมพิวเตอร์ทั้งสองเครื่องวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการนี้คือ ซิงโครไนซ์ ไฟล์ตรงข้ามกับการคัดลอกไฟล์
เรามีที่ว่างสำหรับเขียนสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับการซิงโครไนซ์ไม่ใช่บทความฉบับเต็ม ในระยะสั้นการซิงโครไนซ์มีหลายประเภท:
- โดยที่เนื้อหาของโฟลเดอร์หนึ่งสามารถเข้าถึงได้ทุกที่เช่นด้วย Dropbox
- ในกรณีที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาของโฟลเดอร์จำนวนเท่าใดก็ได้เช่นด้วยไฟล์ Windows Live Mesh
- ที่ไหน ใด ๆ ไฟล์หรือโฟลเดอร์จากที่ใดก็ได้บนคอมพิวเตอร์ของคุณจะซิงโครไนซ์กับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ๆ เช่นกับ Windows“ Briefcase” Microsoft SyncToy หรือ (ทรงพลังกว่ามาก แต่ยังฟรี) SyncBack จาก 2BrightSparks สิ่งนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อคอมพิวเตอร์ทั้งสองเครื่องอยู่ในเครือข่ายท้องถิ่นเดียวกันอย่างน้อยก็ชั่วคราว
ข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมของโซลูชันการซิงโครไนซ์คือเมื่อคุณกำหนดค่าได้ตามที่คุณต้องการแล้วกระบวนการซิงค์จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติทุกครั้ง คลิกปุ่ม (หรือกำหนดเวลาให้มันเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ) และไฟล์ทั้งหมดของคุณจะถูกวางไว้ในที่ที่ควรจะเป็นโดยอัตโนมัติ
หากคุณมีโครงสร้างไฟล์และโฟลเดอร์เดียวกันในคอมพิวเตอร์ทั้งสองเครื่องคุณสามารถซิงค์ไฟล์ได้โดยขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ถูกต้องของไฟล์ อื่น ๆ ไฟล์เช่นทางลัดเพลย์ลิสต์และเอกสารสำนักงานที่ลิงก์ไป อื่น ๆ เอกสารสำนักงานและไฟล์ที่ซิงโครไนซ์ยังคงใช้งานได้บนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น!
เคล็ดลับ # 25 . ซ่อนไฟล์ที่คุณไม่จำเป็นต้องเห็น
หากคุณมีการจัดระเบียบไฟล์ของคุณอย่างดีคุณมักจะสามารถบอกได้ว่าไฟล์นั้นไม่อยู่ที่ตำแหน่งใด ๆ เพียงแค่มองไปที่เนื้อหาของโฟลเดอร์ (ตัวอย่างเช่นมันควรจะชัดเจนมากถ้าคุณดูในโฟลเดอร์ที่มี MP3 จากซีดีเพลงหนึ่งแผ่นและดูเอกสาร Word ในนั้น) นี่เป็นสิ่งที่ดี - ช่วยให้คุณตรวจสอบได้ว่ามีไฟล์อยู่นอกสถานที่หรือไม่ด้วยการมองอย่างรวดเร็ว แต่บางครั้งก็มีไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ที่ ดูเหมือน ไม่อยู่ที่ตำแหน่ง แต่จำเป็นต้องมีเช่น JPEG "โฟลเดอร์" ในโฟลเดอร์เพลงและไฟล์ต่างๆในรูทของไดรฟ์ C: หากคุณไม่จำเป็นต้องเปิดไฟล์ดังกล่าวคุณควรซ่อนไฟล์ไว้ จากนั้นในครั้งต่อไปที่คุณมองไปที่โฟลเดอร์คุณจะไม่ต้องจำว่าไฟล์นั้นควรจะอยู่ที่นั่นหรือไม่เพราะคุณจะไม่เห็นเลย!
หากต้องการซ่อนไฟล์เพียงคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก คุณสมบัติ :
จากนั้นทำเครื่องหมายที่ ซ่อนอยู่ กล่องกาเครื่องหมาย:
เคล็ดลับ # 26. เก็บทุกไฟล์ติดตั้ง
ทุกวันนี้ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต เมื่อใดก็ตามที่คุณดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ เก็บมันไว้ . คุณจะไม่มีทางรู้ว่าเมื่อใดที่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่
นอกจากนี้ให้ใช้ทางลัดอินเทอร์เน็ตที่เชื่อมโยงกลับไปยังเว็บไซต์ที่คุณดาวน์โหลดไว้ในตอนแรกในกรณีที่คุณจำเป็นต้องตรวจสอบการอัปเดต
ดูเคล็ดลับ # 33 ด้านล่างสำหรับคำอธิบายทั้งหมดของความเป็นเลิศในการจัดระเบียบไฟล์ติดตั้งของคุณ
เคล็ดลับ # 27 . พยายามลดจำนวนโฟลเดอร์ที่มีทั้งไฟล์และโฟลเดอร์ย่อย
บางโฟลเดอร์ในโครงสร้างองค์กรของคุณจะมีเฉพาะไฟล์ อื่น ๆ จะมีเฉพาะโฟลเดอร์ย่อย และคุณจะมีบางโฟลเดอร์ที่มีทั้งสองไฟล์ และ โฟลเดอร์ย่อย คุณจะสังเกตเห็นการปรับปรุงเล็กน้อยเกี่ยวกับระยะเวลาในการค้นหาไฟล์หากคุณพยายามหลีกเลี่ยงโฟลเดอร์ประเภทที่สามนี้ แน่นอนว่าเป็นไปไม่ได้เสมอไปคุณจะมี บาง ของโฟลเดอร์เหล่านี้ แต่ดูว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงได้หรือไม่
วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือนำไฟล์ที่เหลือทั้งหมดที่ไม่ได้จบลงด้วยการจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ย่อยและสร้างโฟลเดอร์ "เบ็ดเตล็ด" หรือ "อื่น ๆ " ขึ้นมา
เคล็ดลับ # 28. การเริ่มต้นชื่อไฟล์ด้วยเครื่องหมายขีดล่างจะนำไปไว้ที่ด้านบนสุดของรายการ
นอกเหนือไปจากเคล็ดลับก่อนหน้านี้หากคุณตั้งชื่อโฟลเดอร์ว่า“ เบ็ดเตล็ด” หรือ“ อื่น ๆ ” ในลักษณะที่ชื่อขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายขีดล่าง“ _” จะปรากฏที่ด้านบนของรายการไฟล์ / โฟลเดอร์
ภาพหน้าจอด้านล่างเป็นตัวอย่างนี้ แต่ละโฟลเดอร์ในรายการประกอบด้วยชุดภาพถ่ายดิจิทัล โฟลเดอร์ที่ด้านบนสุดของรายการ _อื่น ๆ มีรูปภาพแบบสุ่มที่ไม่สมควรได้รับโฟลเดอร์เฉพาะของตนเอง:
เคล็ดลับ # 29. ล้างซีดีรอมเหล่านั้นและฟลอปปี้ดิสก์ (สั่น!)
คุณมีซีดีรอมกองอยู่บนชั้นวางของสำนักงานของคุณหรือไม่? รูปภาพเก่าหรือไฟล์ที่คุณเก็บถาวรลงในซีดีรอม (หรือที่แย่กว่านั้นคือฟล็อปปี้ดิสก์!) เนื่องจากคุณมีพื้นที่ว่างในดิสก์ไม่เพียงพอในขณะนั้น? ในระหว่างนี้คุณได้อัปเกรดคอมพิวเตอร์ของคุณและตอนนี้มีพื้นที่ว่าง 500 กิกะไบต์ที่คุณไม่รู้ว่าจะทำอะไรได้บ้าง? ถ้าเป็นเช่นนั้นถึงเวลาที่คุณจะจัดเรียงดิสก์จำนวนมากและจัดเก็บไว้ในโครงสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่สวยงามแล้วหรือยัง
ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? กัดสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยคัดลอกทั้งหมดกลับลงในคอมพิวเตอร์ของคุณจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมจากนั้นสำรองข้อมูลล็อตทั้งหมดลงในฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก 1000Gig ใหม่ที่เป็นประกาย!
โฟลเดอร์ที่มีประโยชน์ในการสร้าง
ส่วนถัดไปนี้จะแนะนำโฟลเดอร์ที่มีประโยชน์ที่คุณอาจต้องการสร้างภายในโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณ ฉันพบว่าพวกเขาเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เป็นการส่วนตัว
สามอันดับแรกเป็นข้อมูลเกี่ยวกับ ความสะดวก - โฟลเดอร์ที่มีประโยชน์ในการสร้างและวางไว้ในที่ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ทันที สำหรับแต่ละโฟลเดอร์นั้นไม่สำคัญมากนักว่าจะอยู่ที่ใดของโฟลเดอร์จริง แต่เป็น มาก สำคัญที่คุณใส่ไฟล์ ทางลัด ไปยังโฟลเดอร์ คุณอาจต้องการค้นหาทางลัด:
- บนเดสก์ท็อปของคุณ
- ในพื้นที่“ เปิดใช้ด่วน” ของคุณ (หรือตรึงไว้ที่ Windows 7 Superbar ของคุณ)
- ในพื้นที่“ ลิงค์โปรด” ของ Windows Explorer
เคล็ดลับ # 30 . สร้างโฟลเดอร์“ กล่องจดหมาย” (“ สิ่งที่ต้องทำ”)
สิ่งนี้ได้กล่าวไปแล้วในเชิงลึก (ดูเคล็ดลับ # 13) แต่เราต้องการย้ำความสำคัญที่นี่ โฟลเดอร์นี้มีไฟล์ที่สร้างรับหรือดาวน์โหลดล่าสุดทั้งหมดที่คุณยังไม่มีโอกาสได้ไฟล์ออกไปอย่างถูกต้องและอาจมีไฟล์ที่คุณยังไม่ได้ดำเนินการ ผลจะกลายเป็น "รายการสิ่งที่ต้องทำ" ไม่จำเป็นต้องเรียกว่า "กล่องจดหมาย" - คุณสามารถเรียกมันว่าอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ
เคล็ดลับ # 31 . สร้างโฟลเดอร์ที่รวบรวมโครงการปัจจุบันของคุณ
แทนที่จะไปตามล่าหาพวกเขาตลอดเวลาหรือทิ้งสิ่งเหล่านี้ลงบนเดสก์ท็อปของคุณให้สร้างโฟลเดอร์พิเศษที่คุณใส่ลิงก์ (หรือโฟลเดอร์งาน) สำหรับแต่ละโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่
คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์นี้ในโฟลเดอร์ "กล่องขาเข้า" บนเดสก์ท็อปหรือที่ใดก็ได้ตราบเท่าที่มีวิธีการเข้าถึงอย่างรวดเร็วเช่นการใส่ลิงก์ไปยังโฟลเดอร์นั้นในพื้นที่ "ลิงก์โปรด" ของ Windows Explorer:
เคล็ดลับ # 32. สร้างโฟลเดอร์สำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณเปิดเป็นประจำ
คุณจะมีไฟล์สองสามไฟล์ที่คุณเปิดเป็นประจำไม่ว่าจะเป็นสเปรดชีตของบัญชีปัจจุบันของคุณหรือเพลย์ลิสต์โปรด สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเป็น "โครงการปัจจุบัน" แต่เป็นเพียงไฟล์ที่คุณเปิดอยู่เสมอ โดยทั่วไปไฟล์ดังกล่าวจะอยู่บนเดสก์ท็อปของคุณ (หรือดีกว่านั้น ทางลัด ไปยังไฟล์เหล่านั้น) ทำไมไม่รวบรวมทางลัดดังกล่าวทั้งหมดเข้าด้วยกันและวางไว้ในโฟลเดอร์พิเศษของพวกเขาเอง
เช่นเดียวกับโฟลเดอร์“ โครงการปัจจุบัน” (ด้านบน) คุณจะต้องค้นหาโฟลเดอร์นั้นในที่ที่สะดวก ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของโฟลเดอร์ที่เรียกว่า "ลิงก์ด่วน" ซึ่งมีไฟล์ประมาณเจ็ดไฟล์ (ทางลัด) ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านแถบเปิดใช้ด่วนของ Windows:
ดูเคล็ดลับ # 37 ด้านล่างสำหรับคำอธิบายทั้งหมดเกี่ยวกับพลังของแถบเปิดใช้ด่วน
เคล็ดลับ # 33. สร้างโฟลเดอร์“ Set-ups”
คอมพิวเตอร์ทั่วไปมีแอพพลิเคชั่นมากมายติดตั้งอยู่ สำหรับซอฟต์แวร์แต่ละชิ้นมักจะมีข้อมูลหลายส่วนที่คุณต้องติดตาม ได้แก่ :
- ไฟล์ติดตั้งการติดตั้งดั้งเดิม สิ่งนี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ไฟล์ setup.exe 100Kb ง่ายๆที่คุณดาวน์โหลดจากเว็บไซต์จนถึงไฟล์ 4Gig ISO ที่คุณคัดลอกจาก DVD-ROM ที่คุณซื้อ
- โฮมเพจของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ (ในกรณีที่คุณต้องการค้นหาบางอย่างในหน้าการสนับสนุนฟอรัมหรือความช่วยเหลือออนไลน์)
- หน้าที่มีลิงก์ดาวน์โหลดสำหรับไฟล์จริงของคุณ (ในกรณีที่คุณต้องการดาวน์โหลดใหม่หรือดาวน์โหลดเวอร์ชันที่อัปเกรดแล้ว)
- หมายเลขซีเรียล
- เอกสารหลักฐานการซื้อของคุณ
- ไฟล์เทมเพลตปลั๊กอินธีมและอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องได้รับการติดตั้ง
สำหรับซอฟต์แวร์แต่ละชิ้นคุณควรรวบรวมไฟล์เหล่านี้ทั้งหมดเข้าด้วยกันและรวมไว้ในโฟลเดอร์เดียว โฟลเดอร์อาจเป็นชื่อของซอฟต์แวร์ (รวมถึงคำอธิบายสั้น ๆ ว่ามีไว้เพื่ออะไร - ในกรณีที่คุณจำไม่ได้ว่าซอฟต์แวร์ใช้ชื่ออะไร) จากนั้นคุณจะรวบรวมโฟลเดอร์เหล่านี้ทั้งหมดเข้าด้วยกันในที่เดียวและเรียกมันว่า "ซอฟต์แวร์" หรือ "การตั้งค่า"
หากคุณมีโฟลเดอร์เหล่านี้เพียงพอ (ฉันมีหลายร้อยโฟลเดอร์เป็นคนเกินบรรยายรวบรวมมา 20 ปีแล้ว) คุณอาจต้องการจัดหมวดหมู่เพิ่มเติม โครงสร้างการจัดหมวดหมู่ของฉันขึ้นอยู่กับ "แพลตฟอร์ม" (ระบบปฏิบัติการ):
เจ็ดโฟลเดอร์สุดท้ายแต่ละโฟลเดอร์แสดงถึงแพลตฟอร์ม / ระบบปฏิบัติการเดียวในขณะที่ ระบบปฏิบัติการ มีไฟล์ติดตั้งสำหรับติดตั้งระบบปฏิบัติการด้วยตนเอง _ฮาร์ดแวร์ มี ROM สำหรับฮาร์ดแวร์ที่ฉันเป็นเจ้าของเช่นเราเตอร์
ภายใน Windows โฟลเดอร์ (ด้านบน) คุณจะเห็นจุดเริ่มต้นของไลบรารีซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ที่ฉันรวบรวมไว้ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา:
ตัวอย่างของโฟลเดอร์แอปพลิเคชันทั่วไปมีลักษณะดังนี้:
เคล็ดลับ # 34 . มีโฟลเดอร์ "การตั้งค่า"
เราทุกคนรู้ดีว่าเอกสารของเรามีความสำคัญ รูปถ่ายและไฟล์เพลงของเราก็เช่นกัน เราบันทึกไฟล์เหล่านี้ทั้งหมดลงในโฟลเดอร์จากนั้นค้นหาในภายหลังและดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิด แต่มีไฟล์จำนวนมากที่สำคัญสำหรับเราซึ่งไม่สามารถบันทึกลงในโฟลเดอร์ได้จากนั้นค้นหาและดับเบิลคลิกในภายหลัง ไฟล์เหล่านี้มีข้อมูลสำคัญที่เราต้องการอย่างแน่นอน แต่มักจะถูกสร้างขึ้นภายในโดยแอปพลิเคชันและบันทึกไว้ที่ใดก็ตามที่แอปพลิเคชันนั้นเหมาะสม
ตัวอย่างที่ดีคือไฟล์“ PST” ที่ Outlook สร้างให้เราและใช้เพื่อเก็บอีเมลรายชื่อติดต่อการนัดหมายและอื่น ๆ ทั้งหมดของเรา อีกตัวอย่างหนึ่งคือชุดของ Bookmarks ที่ Firefox จัดเก็บในนามของคุณ
และอีกตัวอย่างหนึ่งคือการตั้งค่าที่กำหนดเองและไฟล์กำหนดค่าของซอฟต์แวร์ทั้งหมดของเรา จริงอยู่ที่โปรแกรม Windows ส่วนใหญ่เก็บการกำหนดค่าไว้ใน Registry แต่ก็ยังมีหลายโปรแกรมที่ใช้ไฟล์การกำหนดค่าเพื่อจัดเก็บการตั้งค่า
ลองนึกดูว่าคุณทำไฟล์ข้างต้นหายไปทั้งหมดหรือไม่! และเมื่อผู้คนกำลังสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์พวกเขามักจะสำรองเฉพาะไฟล์ที่พวกเขารู้จักเท่านั้นซึ่งจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์“ My Documents” เป็นต้นหากพวกเขาประสบปัญหาฮาร์ดดิสก์ล้มเหลวหรือคอมพิวเตอร์สูญหายหรือถูกขโมย ไฟล์สำรองของพวกเขาจะไม่รวมไฟล์ที่สำคัญที่สุดที่พวกเขาเป็นเจ้าของ นอกจากนี้เมื่อย้ายข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เหล่านี้ใช้งานได้จริง
อาจเป็นความคิดที่มีประโยชน์มากในการสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บ "การตั้งค่า" ทั้งหมดของคุณซึ่งเป็นไฟล์ที่สำคัญสำหรับคุณ แต่คุณไม่เคยค้นหาด้วยชื่อและดับเบิลคลิกเพื่อเปิด มิฉะนั้นครั้งต่อไปที่คุณจะตั้งค่าคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ในแบบที่คุณต้องการคุณจะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างการกำหนดค่าคอมพิวเตอร์เครื่องก่อนของคุณใหม่!
แล้วเราจะเอาไฟล์สำคัญของเรามาไว้ในโฟลเดอร์นี้ได้อย่างไร? เรามีทางเลือกสองสามทาง:
- บางโปรแกรม (เช่น Outlook และไฟล์ PST) ช่วยให้คุณวางไฟล์เหล่านี้ได้ทุกที่ที่คุณต้องการ หากคุณเจาะลึกตัวเลือกของโปรแกรมคุณจะพบการตั้งค่าที่ควบคุมตำแหน่งของไฟล์การตั้งค่าที่สำคัญ (หรือ "ที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคล" - PST - เมื่อพูดถึง Outlook)
- บางโปรแกรมไม่อนุญาตให้คุณเปลี่ยนตำแหน่งดังกล่าวด้วยวิธีง่ายๆ แต่ถ้าคุณเข้าไปใน Registry บางครั้งคุณอาจพบคีย์รีจิสทรีที่อ้างถึงตำแหน่งของไฟล์ เพียงแค่ย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์การตั้งค่าของคุณและปรับคีย์รีจิสทรีเพื่ออ้างถึงตำแหน่งใหม่
- บางโปรแกรมปฏิเสธที่จะไม่อนุญาตให้วางไฟล์การตั้งค่าไว้ที่อื่นตามที่กำหนด เมื่อต้องเผชิญกับโปรแกรมเหล่านี้คุณมีทางเลือกสามทาง: (1) คุณสามารถเพิกเฉยต่อไฟล์เหล่านั้น (2) คุณทำได้ สำเนา ไฟล์ในโฟลเดอร์การตั้งค่าของคุณ (ลองดู - การตั้งค่าจะไม่เปลี่ยนแปลงบ่อยนัก) หรือ (3) คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ซิงโครไนซ์เช่นกระเป๋าเอกสารของ Windows เพื่อสร้างสำเนาที่ซิงโครไนซ์ของไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์การตั้งค่าของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคืออย่าลืมเรียกใช้ซอฟต์แวร์ซิงค์ของคุณเป็นระยะ ๆ (อาจจะก่อนที่คุณจะเรียกใช้ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูล!)
มีบางสิ่งที่คุณอาจตัดสินใจพบในโฟลเดอร์ "การตั้งค่า" ใหม่นี้:
- การส่งออกคีย์รีจิสทรี (จากแอปพลิเคชันจำนวนมากที่เก็บการกำหนดค่าไว้ใน Registry) สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ในการสำรองข้อมูลหรือสำหรับการย้ายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
- บันทึกเกี่ยวกับการปรับแต่งเฉพาะทั้งหมดที่คุณได้ทำไว้กับซอฟต์แวร์ชิ้นใดชิ้นหนึ่ง (เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าต้องทำอย่างไรอีกครั้งใน ต่อไป คอมพิวเตอร์)
- ทางลัดไปยังหน้าเว็บที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีปรับแต่งบางแง่มุมของระบบปฏิบัติการหรือแอปพลิเคชันของคุณเพื่อให้เป็นในแบบที่คุณชอบ (เช่นวิธีลบคำว่า "ทางลัดไปยัง" จากจุดเริ่มต้นของทางลัดที่สร้างขึ้นใหม่) กล่าวอีกนัยหนึ่งคือคุณต้องการสร้างทางลัดไปยังครึ่งหน้าบนเว็บไซต์ How-To Geek!
ตัวอย่างของโฟลเดอร์“ การตั้งค่า” มีดังนี้
คุณสมบัติของ Windows ที่ช่วยเกี่ยวกับองค์กร
ส่วนนี้แสดงรายละเอียดคุณลักษณะบางอย่างของ Microsoft Windows ที่เป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่ต้องการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม
เคล็ดลับ # 35. ใช้พื้นที่“ ลิงค์โปรด” เพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อย
เมื่อคุณสร้างระบบการจัดเก็บใหม่ที่ยอดเยี่ยมของคุณแล้วให้หาว่าโฟลเดอร์ใดที่คุณเข้าถึงเป็นประจำมากที่สุดหรือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการค้นหาไฟล์ที่เหลือในโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณจากนั้นใส่ลิงก์ไปยังโฟลเดอร์เหล่านั้นใน "รายการโปรดของคุณ ลิงค์” บริเวณด้านซ้ายมือของหน้าต่าง Windows Explorer (เรียกง่ายๆว่า“ รายการโปรด” ใน Windows 7):
แนวคิดบางอย่างสำหรับโฟลเดอร์ที่คุณอาจต้องการเพิ่ม ได้แก่ :
- โฟลเดอร์“ กล่องจดหมาย” ของคุณ (หรืออะไรก็ตามที่คุณเรียกมัน) - มากที่สุด สำคัญ!
- ฐานของโครงสร้างการยื่นของคุณ (เช่น C: \ Files )
- โฟลเดอร์ที่มีทางลัดไปยังโฟลเดอร์ที่เข้าถึงบ่อยในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ๆ ทั่วเครือข่าย (แสดงไว้ด้านบนเป็นไฟล์ โฟลเดอร์เครือข่าย )
- โฟลเดอร์ที่มีทางลัดไปยังโปรเจ็กต์ปัจจุบันของคุณ (เว้นแต่ว่าโฟลเดอร์นั้นจะอยู่ในโฟลเดอร์ "กล่องขาเข้า" ของคุณ)
การนำโฟลเดอร์เข้ามาในพื้นที่นี้ทำได้ง่ายมากเพียงแค่ค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณสนใจแล้วลากไปที่นั่น!
เคล็ดลับ # 36 . ปรับแต่งแถบสถานที่ในกล่องไฟล์ / เปิดและไฟล์ / บันทึก
พิจารณาภาพหน้าจอด้านล่าง:
ไอคอนที่ไฮไลต์ (เรียกรวมกันว่า "แถบสถานที่") สามารถปรับแต่งเพื่ออ้างถึงตำแหน่งโฟลเดอร์ที่คุณต้องการทำให้สามารถเข้าถึงส่วนใดก็ได้ในโครงสร้างองค์กรของคุณได้ทันที
หมายเหตุ: สิ่งเหล่านี้ ไฟล์ / เปิด และ ไฟล์ / บันทึก กล่องถูกแทนที่ด้วยเวอร์ชันใหม่ที่ใช้ "ลิงค์โปรด" ของ Windows Vista / Windows 7 แต่เวอร์ชันเก่า (ที่แสดงด้านบน) ยังคงถูกใช้โดยแอปพลิเคชันจำนวนมากอย่างน่าประหลาดใจ
วิธีที่ง่ายที่สุดในการปรับแต่งไอคอนเหล่านี้คือใช้ Group Policy Editor แต่ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถเข้าถึงโปรแกรมนี้ได้ หากเป็นเช่นนั้นให้เปิดขึ้นและไปที่:
การกำหนดค่าผู้ใช้> เทมเพลตการดูแลระบบ> ส่วนประกอบของ Windows> Windows Explorer> กล่องโต้ตอบเปิดไฟล์ทั่วไป
หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงตัวแก้ไขนโยบายกลุ่มคุณจะต้องเข้าสู่ Registry นำทางไปยัง:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows \ CurrentVersion \ Policies \ comdlg32 \ Placesbar
จากนั้นจึงควรทำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการได้ง่าย ออกจากระบบและเข้าสู่ระบบอีกครั้งเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล
เคล็ดลับ # 37. ใช้แถบเปิดใช้ด่วนเป็นแอปพลิเคชันและตัวเรียกใช้ไฟล์
แถบเปิดใช้ด่วนนั้น (ทางด้านขวาของปุ่มเริ่ม) มีประโยชน์มากกว่าที่ผู้คนให้เครดิต คนส่วนใหญ่มีไอคอนครึ่งโหลอยู่ในนั้นและใช้เพื่อเริ่มโปรแกรมเหล่านั้น แต่สามารถใช้เพื่อเข้าถึงทุกอย่างในระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณได้ทันที:
สำหรับคำแนะนำทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าโปรดไปที่ บทความเฉพาะในหัวข้อนี้ .
เคล็ดลับ # 38 . ใส่ทางลัดไปยัง Windows Explorer ในแถบเปิดใช้ด่วนของคุณ
สิ่งนี้จำเป็นใน Windows Vista และ Windows XP เท่านั้น ในที่สุด Microsoft boffins ก็ฉลาดและเพิ่มลงใน Windows 7 Superbar ตามค่าเริ่มต้น
Windows Explorer - โปรแกรมที่ใช้สำหรับจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณ - เป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์ที่สุดโปรแกรมหนึ่งใน Windows ใครก็ตามที่คิดว่าตัวเองจริงจังกับการจัดระเบียบจำเป็นต้องเข้าถึงโปรแกรมนี้ได้ทันทีทุกเมื่อ สถานที่ที่ดีเยี่ยมในการสร้างทางลัดไปยังโปรแกรมนี้อยู่ในแถบ“ เปิดใช้ด่วน” ของ Windows XP และ Windows Vista:
หากต้องการไปที่นั่นให้ค้นหาในเมนูเริ่มของคุณ (โดยปกติจะอยู่ใน“ อุปกรณ์เสริม”) จากนั้นลากไปทางขวาในแถบเปิดใช้ด่วนของคุณ (และสร้าง สำเนา ).
เคล็ดลับ # 39 . ปรับแต่งโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับไอคอน Windows 7 Explorer Superbar ของคุณ
หากคุณใช้ Windows 7 Superbar ของคุณจะมีไอคอน Windows Explorer การคลิกที่ไอคอนจะเป็นการเปิด Windows Explorer (แน่นอน) และจะเริ่มต้นคุณในโฟลเดอร์“ Libraries” ของคุณ ไลบรารีอาจเป็นจุดเริ่มต้นได้ดี แต่ถ้าคุณสร้างโฟลเดอร์“ กล่องขาเข้า” ด้วยตัวเองก็น่าจะเหมาะสมกว่าที่จะเริ่มต้นในโฟลเดอร์นี้ทุกครั้งที่คุณเปิด Windows Explorer
หากต้องการเปลี่ยนตำแหน่งโฟลเดอร์เริ่มต้น / เริ่มต้นจากนั้นคลิกขวาที่ไอคอน Explorer ใน Superbar ก่อนจากนั้นคลิกขวา
คุณสมบัติ
:
จากนั้นใน
เป้าหมาย
ฟิลด์ของ
คุณสมบัติของ Windows Explorer
กล่องที่ปรากฏขึ้นให้พิมพ์
% windir% \ explorer.exe
ตามด้วยเส้นทางของโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเริ่มต้นตัวอย่างเช่น:
% windir% \ explorer.exe C: \ Files
หากโฟลเดอร์นั้นอยู่บนเดสก์ท็อป (และเรียกว่า“ กล่องจดหมาย”) คุณจะต้องใช้ความชาญฉลาดต่อไปนี้:
% windir% \ explorer.exe เชลล์: เดสก์ท็อป \ Inbox
จากนั้นคลิก ตกลง และทดสอบ
เคล็ดลับ # 40 อืมมม….
ไม่แค่นั้นเอง ฉันนึกไม่ออก นั่นคือเคล็ดลับทั้งหมดที่ฉันคิดได้ ฉันสร้างอันนี้ขึ้นมาเพราะ 40 เป็นตัวเลขกลมๆที่ดี ...
กรณีศึกษา - พีซีที่จัดระเบียบ
เพื่อจบบทความนี้ฉันได้รวมภาพหน้าจอบางส่วนของคอมพิวเตอร์ (หลัก) ของฉัน (ใช้ Vista) จุดมุ่งหมายคือสองเท่า:
- เพื่อให้คุณเข้าใจว่ามันเป็นอย่างไรเมื่อข้างต้นบางครั้งก็เป็นนามธรรมเคล็ดลับถูกนำไปใช้กับคอมพิวเตอร์ในชีวิตจริงและ
- เพื่อเสนอแนวคิดบางอย่างเกี่ยวกับโฟลเดอร์และโครงสร้างที่คุณอาจต้องการขโมยไปใช้บนพีซีของคุณเอง
เริ่มต้นด้วย ค: ขับเอง น้อยมาก ไฟล์ทั้งหมดของฉันอยู่ในไฟล์ C: \ Files . ฉันจะ จำกัด กรณีศึกษาที่เหลือไว้ในโฟลเดอร์นี้:
โฟลเดอร์นั้นประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:
- เครื่องหมาย : ไฟล์ส่วนตัวของฉัน
- คุณ : ธุรกิจของฉัน (Virtual Creations, ออสเตรเลีย)
- อื่น ๆ มีไฟล์ที่สร้างโดยเพื่อนและครอบครัว
- ข้อมูล มีไฟล์จากส่วนอื่น ๆ ของโลก (อาจคิดว่าเป็นไฟล์ "สาธารณะ" ซึ่งมักดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต)
- การตั้งค่า ได้อธิบายไว้ข้างต้นในเคล็ดลับ # 34
ข้อมูล โฟลเดอร์ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
- เสียง : บทละครวิทยุหนังสือเสียงพอดแคสต์ ฯลฯ
- การพัฒนา : โปรแกรมเมอร์และนักพัฒนาแหล่งข้อมูลตัวอย่างซอร์สโค้ด ฯลฯ (ดูด้านล่าง)
- อารมณ์ขัน : เรื่องตลกมุขตลก (อีเมลที่เราทุกคนได้รับ)
- ภาพยนตร์ : ภาพยนตร์ที่ดาวน์โหลดและฉีก (แน่นอนว่าถูกกฎหมายทั้งหมด!) สคริปต์ปกดีวีดีและอื่น ๆ
- เพลง :( ดูด้านล่าง)
- การตั้งค่า : ไฟล์การติดตั้งสำหรับซอฟต์แวร์ (อธิบายไว้เต็มในเคล็ดลับ # 33)
- ระบบ :( ดูด้านล่าง)
- โทรทัศน์ : รายการทีวีที่ดาวน์โหลด
- งานเขียน : หนังสือคู่มือการใช้งาน ฯลฯ (ดูด้านล่าง)
เพลง โฟลเดอร์ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
- ปกอัลบั้ม : JPEG สแกน
- แท็บกีตาร์ : ไฟล์ข้อความของแผ่นเพลงกีตาร์
- รายการ : เช่น. “ 1,000 เพลงยอดนิยมตลอดกาล”
- เนื้อเพลง : ไฟล์ข้อความ
- MIDDAY : ไฟล์เพลงอิเล็กทรอนิกส์
- MP3 (คิดเป็น 99% ของ เพลง โฟลเดอร์): MP3 ทั้งที่คัดลอกมาจากซีดีหรือดาวน์โหลดเรียงตามชื่อศิลปิน / อัลบั้ม
- มิวสิกวิดีโอ : คลิปวีดีโอ
- แผ่นเพลง : โดยปกติจะเป็น PDF
Data \ Writings โฟลเดอร์ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
(อธิบายตัวเองได้ค่อนข้างดี)
Data \ Development โฟลเดอร์ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
อีกครั้งอธิบายตัวเองได้ค่อนข้างชัดเจน (ถ้าคุณเป็นคนเกินบรรยาย)
Data \ System โฟลเดอร์ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
โดยปกติจะเป็นธีมปลั๊กอินและทรัพยากรเฉพาะโปรแกรมที่สามารถดาวน์โหลดได้อื่น ๆ
เครื่องหมาย โฟลเดอร์ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
- จากผู้อื่น : โดยปกติแล้วจดหมายที่คนอื่น (เพื่อนครอบครัว ฯลฯ ) เขียนถึงฉัน
- สำหรับคนอื่น ๆ : จดหมายและสิ่งอื่น ๆ ที่ฉันสร้างขึ้นเพื่อคนอื่น
- หนังสือสีเขียว : ไม่ใช่ธุระอะไรของเธอ
- เพลย์ลิสต์ : ไฟล์ M3U ที่ฉันรวบรวมเพลงโปรดของฉัน (บวกไฟล์รายการเพลง M3U หนึ่งไฟล์สำหรับทุกอัลบั้มที่ฉันเป็นเจ้าของ)
- การเขียน : นิยายปรัชญาและเพลงอื่น ๆ ของฉัน
- ทำเครื่องหมายเอกสาร : ทางลัดไปที่ C: \ Users \ Mark
- การตั้งค่า : ทางลัดไปที่ C: \ Files \ Settings \ Mark
อื่น ๆ โฟลเดอร์ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
คุณ โฟลเดอร์ (Virtual Creations ธุรกิจของฉัน - ฉันพัฒนาเว็บไซต์) ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยต่อไปนี้:
และอีกครั้งทั้งหมดนี้ค่อนข้างอธิบายตัวเองได้
สรุป
เคล็ดลับเหล่านี้ช่วยรักษาสติของฉันและช่วยให้ฉันมีประสิทธิผลมากขึ้น แต่คุณล่ะ? คุณมีเคล็ดลับและเทคนิคอะไรบ้างในการจัดระเบียบไฟล์ของคุณ โปรดแบ่งปันกับเราในความคิดเห็น ไม่ต้องอาย…
