Microsoft Office 2016 har forbedret samarbeidsfunksjonene sine slik at flere forfattere kan jobbe med et dokument i sanntid. Du kan dele et dokument i OneDrive og se hvem som jobber med det, og til og med få en lenke for å sende andre for enkel tilgang til dokumentet.
Vi bruker Word i denne artikkelen for å illustrere hvordan du kan samarbeide om dokumenter; denne samarbeidsfunksjonen i sanntid er imidlertid også tilgjengelig i Excel og PowerPoint.
For å begynne, åpne dokumentet du vil dele, og klikk på "Del" -knappen på båndlinjen øverst til høyre i Word-vinduet.
MERKNAD: Før du konfigurerer dokumentet som skal deles, må du sørge for at du har et delt mappe i OneDrive-kontoen din . Eller du kan bruke mappen "Offentlig" som finnes i kontoen din som standard.
"Del" -ruten vises. For å lagre dokumentet i mappen du delte i OneDrive-kontoen, klikker du på "Lagre i skyen".
På skjermbildet "Lagre som", velg den delte posisjonen du vil lagre dokumentet til, eller klikk på "Bla gjennom" -knappen for å velge en plassering i OneDrive-kontoen din som ikke er i den siste listen.
Naviger til den delte mappen i dialogboksen "Lagre som" om nødvendig. Hvis du vil endre navnet på filen, skriver du inn et nytt navn i redigeringsboksen "Filnavn". Klikk "Lagre".
Du kommer tilbake til dokumentet, og "Del" -ruten kobles sammen og lar deg invitere folk til å enten se eller redigere filen eller bare se den. For å invitere noen til å samarbeide om dokumentet, skriv inn brukerens e-postadresse i redigeringsboksen "Inviter folk". Velg om de kan redigere eller kan vise fra rullegardinlisten. Hvis du vil sende en tilpasset melding, skriver du den inn i "Inkluder en melding" -boksen. For å dele dokumentet, klikk “Del”.
Brukeren legges til i listen over personer du har delt dokumentet med.
Du kan også spesifisere om "Alltid" eller "Aldri" skal dele endringer automatisk eller bli spurt ("Spør meg") hver gang en endring gjøres ved å velge et alternativ fra rullegardinlisten "Del endringer automatisk".
Brukeren som du delte dokumentet med, mottar en e-post som ligner på følgende bilde. De klikker "Vis i OneDrive" for å få tilgang til dokumentet.
MERKNAD: Du kan enkelt få en lenke til det delte dokumentet, slik at du kan sende den til brukerne via e-post ved å klikke "Få en delingskobling" nederst i "Del" -ruten.
To knapper vises i "Del" -ruten. Hvis du vil sende en lenke som lar brukeren se og redigere dokumentet, klikker du på knappen "Opprett en rediger lenke". For å sende en lenke som bare tillater en bruker å se dokumentet, og ikke redigere det, klikker du på knappen "Opprett en kobling som bare er synlig".
"Rediger lenke" -boksen viser URL-adressen for å få tilgang til dokumentet med passende tillatelser. Klikk på "Kopier" -knappen til høyre for boksen for å kopiere URL-en slik at du for eksempel kan dele lenken i e-post.
Ved å klikke på lenken brukeren mottar i e-post, åpnes dokumentet i den elektroniske versjonen av den aktuelle Office 2016-appen.
Når brukeren begynner å redigere dokumentet, vises en popup som forteller deg at en "Gjest redigerer dette dokumentet".
Endringer gjort av den andre personen vises som uthevet tekst i din forekomst av dokumentet.
Hvis du tillot en bruker å redigere et dokument, og deretter ombestemte deg, kan du enkelt endre tillatelser for den brukeren. Høyreklikk på brukerens navn i listen og velg "Endre tillatelse til: Kan vise". Du kan også gå den andre veien og gi en bruker tillatelse til å redigere dokumentet etter at de bare har tillatt dem å se det.
Hvis du er ferdig med å dele dokumentet med en bruker, kan du slutte å la brukeren se eller redigere dokumentet. Høyreklikk på brukerens navn i listen og velg "Fjern bruker" fra popup-menyen.
For å lukke "Del" -ruten, klikk på "X" i øvre høyre hjørne av ruten.
Enten du jobber med et stort eller lite prosjekt, er denne nye samarbeidsfunksjonen i Office 2016 med sanntidsredigering og skyintegrasjon med OneDrive kraftig.
