גימיקים של תיבת הדואר הנכנס צצים כל הזמן. גוגל הציגה לראשונה את תיבת הדואר הנכנס, ועכשיו היא משתמשת כרטיסיות קטגוריה . Dropbox רכשה את תיבת הדואר, שהופכת את תיבת הדואר הנכנס שלך לרשימת מטלות יותר. ל- Outlook.com של מיקרוסופט יש תכונה לטאטא שמנקה אוטומטית את תיבת הדואר הנכנס שלך.
כל אלה הם ניסיונות לנהל עבורך את תיבת הדואר האלקטרוני שלך. גימיקים אלה לעולם אינם חכמים כמוך עצמך, כך שתוכל להפוך את הדוא"ל שלך לחכם בהרבה על ידי לקיחת תפקיד פעיל יותר.
אנו נשתמש ב- Gmail כאן, אך העקרונות צריכים להיות דומים לכל לקוח דוא"ל.
השתמש בתיבת דואר נכנס קלאסית
ראשית, נפטר מכל תיבת הדואר הנכנס הגימיקית שג'ימייל משתמש בה כיום. תיבות דואר נכנס אלה לעולם אינן מקבלות את הקטגוריות ואת העדיפות בצורה נכונה לחלוטין. הם מכריחים אותך לעבור על כל הדוא"ל שלך כדי להבטיח שאתה לא מתגעגע לשום דבר ומעודדים אותך להמשיך לקבל דוא"ל חסר תועלת זבל על ידי טאטא אותם מתחת לשטיח.
כדי להשתמש בתיבת דואר נכנס קלאסית יותר ב- Gmail, לחץ על סמל גלגל השיניים ובחר הגדרות. לחץ על הכרטיסייה תיבת דואר נכנס, לחץ על התיבה סוג תיבת הדואר הנכנס ובחר תחילה לא נקרא. כל הכרטיסיות ואפשרויות העדיפות ייעלמו.
בטל את הרישום לדוא"ל שלא אכפת לך ממנו
כשקטגוריות לשוניות וסדרי עדיפויות מושבתים, כל הדוא"ל שלך ימוין לערימה אחת גדולה. כל אותם הודעות דוא"ל ועלונים חסרי תועלת ברשת החברתית חסרי תועלת שלא אכפת לך מהם יהיו בתיבת הדואר הנכנס שלך יחד עם הדוא"ל החשוב שלך בפועל.
זה טוב - במקום סתם מיילים גורפים שאינכם רוצים לראות מתחת לשטיח, עליכם למנוע מהם להגיע לחלוטין.
שקול את סוג הדוא"ל שאינך רוצה לראות. סוגים נפוצים של הודעות דוא"ל חסרות תועלת כוללות התראות של פייסבוק ו- Google+, הודעות דוא"ל לקידום ועלונים שאולי נרשמת אליהם בשוגג. בכל פעם שדוא"ל שאינך רוצה לראות יגיע, פתח אותו והשתמש בקישור ביטול המנוי - בדרך כלל תמצא אותם בחלק התחתון של הדוא"ל - כדי לבטל את הרישום לדוא"ל ולמנוע ממנו להגיע בעתיד.
(שים לב שאתה לא צריך להשתמש בקישור ביטול המנוי אם דוא"ל הוא למעשה דואר זבל, מכיוון שהספאם ייקח את זה כסימן שמישהו קורא את הדוא"ל וישלח עוד יותר דואר זבל בדרך שלך. לחץ על כפתור הספאם אם זה דוא"ל זבל אמיתי. ולחץ על בטל רישום אם זה ארגון לגיטימי.)
בטח, למעשה ביטול הרישום הוא קצת יותר עבודה מראש, אבל זה הופך את הדוא"ל שלך לניהול הרבה יותר לטווח הארוך. בכל פעם שדוא"ל שלא אכפת לך ממנו מגיע, השתמש בקישור ביטול המנוי ומנע באופן מיידי להגיע לדוא"ל עתידי.
שלח דוא"ל חסר תועלת שלא תוכל לבטל את הרישום לאשפה
על פי החוק האמריקני (באופן ספציפי, חוק CAN-SPAM), זה למעשה לא חוקי שחברה לא מספקת קישור לביטול המנוי בהודעות הדוא"ל שלה כדי שתוכל לבטל הסכמה להודעות דוא"ל עתידיות. עם זאת, חברות מסוימות לא קיבלו את התזכיר או שלא אכפת להן. במקום להמשיך בצעדים משפטיים כדי לרדת מרשימות הדוא"ל שלהם, אתה יכול פשוט ליצור מסנן ששולח מהם את כל הדוא"ל העתידי לפח שלך, שם אתה לא צריך לראות אותם.
כאשר אתה מתמודד עם אימייל כזה ב- Gmail, פתח אותו, לחץ על הקישור עוד ובחר סינון הודעות כאלה. כוונן את המסנן שלך כדי לחסום את הודעות הדוא"ל - לדוגמה, אם לא אכפת לך לקבל דוא"ל אחר מאותו השולח, תוכל לסנן על סמך כתובת הדוא"ל שלהם. השתמש במסנן שלך כדי לשלוח את כל הודעות הדוא"ל האלה לפח.
ארכיב אוטומטית הודעות דוא"ל שאינך רוצה לראות
חשוב שיהיה לך כמה הודעות דוא"ל, אך ייתכן שלא תרצה לראות אותם בכל מקרה. לדוגמא, חנויות מקוונות עשויות לשלוח לך קבלת אישור בכל פעם שאתה רוכש משהו מהן. טוב שיהיה לך קבלות כאלה למקרה שתזדקק להן, אך אם אתה קונה תכופות מוצרים ולעולם לא מעוניין לראות מיילים כאלה, ייתכן שתרצה למנוע מהם להגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך מלכתחילה.
זה חל על סוגים שונים של דוא"ל - למשל, PayPal שולח לך דוא"ל "אנו מעבירים כסף לבנק שלך" בכל פעם שאתה מושך כסף. יתכן שתרצה דוא"ל זה לרשומות שלך, אך ייתכן שלא תרצה לראות אותו בתיבת הדואר הנכנס שלך.
קָשׁוּר: כיצד להשתמש בתכונות החיפוש המתקדם של Gmail וליצור מסננים
אם אתה מעביר אוטומטית הודעות דוא"ל כאלה בהן הן נכנסות, תוכל לשים את התהליך הזה על טייס אוטומטי. פשוט פתח דוא"ל כזה, לחץ על כפתור עוד ב- Gmail ובחר סינון הודעות כאלה. כוון את המסנן שלך כדי להקיף את המיילים שרוצים לתפוס - כנראה על סמך הנושא, אם זה תמיד אותו דבר. אמור לג'ימייל לארכיב את הודעות הדוא"ל באופן אוטומטי ולסמן אותן כנקראו כדי שלא יפריעו לך.
תוכל גם לגרום ל- Gmail להחיל עליהם תווית באופן אוטומטי, כגון "הועבר לארכיון אוטומטי" או תווית ספציפית יותר. זה יאפשר לך למצוא במהירות את האימיילים בעתיד אם אתה באמת זקוק להם.
הגדר תוויות אוטומטיות
אם עקבת אחר התהליך הזה, היית אמור להיות מסוגל לצמצם את נפח הדוא"ל הנכנס. עכשיו נעזור לך למיין את הודעות הדוא"ל שאכפת לך.
חלק זה הוא אופציונלי, אך הוא יכול לעזור אם תקבל הרבה דוא"ל - במיוחד למטרות שונות. לדוגמא, יתכן שיש לך שילב מספר חשבונות Gmail לתיבת דואר נכנס אחת וקבל את כל המיילים האישיים והעבודה שלך באותו מקום.
נסה ליצור מסננים שממיינים באופן אוטומטי את הדוא"ל הנכנס שלך בתוויות ספציפיות. לדוגמה, אתה יכול לקבל הודעות דוא"ל מהבנק שלך באופן אוטומטי לקבל תווית "בנק". יכול להיות שמיילים דוא"ל אישיים יקבלו תווית "אישית" ודואר אלקטרוני בעבודה יקבל תווית "עבודה". קבלות עבור מוצרים שנרכשו עשויות לקבל תווית "קבלות". אין צורך לבצע את החלק הזה באופן ידני - פשוט הגדר את Gmail כך שהוא ימיין את הדוא"ל שלך באופן אוטומטי בקטגוריות עבורך.
קודד את כל התוויות האלה בצבעים ותוכל ללקוח הדוא"ל שלך לסווג באופן אוטומטי את הדוא"ל שלך ולהראות לך במבט חטוף מאיפה הם. כדי לקודד תווית ב- Gmail, לחץ על תיבת הצבע שלה בחלונית השמאלית ובחר צבע חדש.
קָשׁוּר: כיצד לקבל התראות רק לדוא"ל שמעניין אותך ב- Gmail
עם מערכת תוויות כזו, תוכל אפילו להעביר את אפליקציית Gmail באנדרואיד ולהודיע על כך הודעות דוא"ל בפלטפורמות אחרות רק כאשר הודעות חדשות מגיעות בתוויות חשובות , מניעת עומס יתר על ההודעות.
אם יש הודעות דוא"ל מסוימות שברצונך להדגיש - אולי הודעות דוא"ל מהבוס או בן / בת הזוג שלך - אתה יכול להגדיר מסנן בכדי לככב אוטומטית הודעות מאותו השולח כשהן מגיעות. אתה יכול לבחור סוג תיבת דואר נכנס "ראשית מסומנת בכוכב" בהגדרות תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail, כך שמיילים כאלה חשובים יעלו אוטומטית לראש תיבת הדואר הנכנס שלך. זה יקרה בדיוק לפי האופן שבו אתה מגדיר את Gmail - לא תצטרך להילחם עם מערכת העדיפות בתיבת הדואר הנכנס ולנסות ללמד את Gmail מה חשוב באמת.
זה לא תהליך הגדר ושכח. בטח, לאחר ביטול הרישום לדוא"ל או הגדרת מסנן, לקוח הדוא"ל שלך ימשיך לפעול בכל הדוא"ל הנכנס - אך תמיד יגיעו סוגים חדשים של הודעות דוא"ל. יהיה עליך לנקוט פעולה לביטול המנוי ולסינונם כראוי, כדי למנוע מתיבת הדואר הנכנס שלך להיות בלתי מאורגנת שוב.
גימיקים בדוא"ל מנסים להפוך את התהליך לאוטומטי - הם מנסים להסתיר אוטומטית הודעות דוא"ל שאינך רוצה לראות, להדגיש את מה שחשוב ולקטלג עבורך את הדוא"ל שלך. עם זאת, עם קצת יותר עבודה מקדימה, אתה יכול להגדיר את תיבת הדואר הנכנס שלך לעבוד בדיוק כמו שאתה רוצה, ולמנוע את הצורך בכל הגימיקים האלה.
