Gimmicks voor e-mailinbox blijven opduiken. Google introduceerde eerst Prioriteitsinbox en gebruikt nu categorie tabbladen . Dropbox heeft Mailbox gekocht, waardoor je inbox meer een takenlijst wordt. Microsoft Outlook.com heeft een Sweep-functie dat automatisch uw inbox opschoont.
Dit zijn allemaal pogingen om uw e-mailinbox voor u te beheren. Deze trucs zijn nooit zo slim als jijzelf, dus je kunt je e-mail veel slimmer maken door een actievere rol te spelen.
We gaan hier Gmail gebruiken, maar de principes moeten vergelijkbaar zijn voor elke e-mailclient.
Gebruik een klassieke inbox
Ten eerste zullen we de gimmick-achtige inbox die Gmail vandaag gebruikt, verwijderen. Deze inboxen krijgen de categorieën en prioriteiten nooit helemaal goed. Ze dwingen je om al je e-mail door te nemen om ervoor te zorgen dat je niets mist en moedigen je aan om steeds nutteloze e-mails met spam te ontvangen door ze onder het tapijt te vegen.
Om een klassiekere inbox in Gmail te gebruiken, klikt u op het tandwielpictogram en selecteert u Instellingen. Klik op het tabblad Postvak IN, klik op het vak Postvak IN en selecteer eerst Ongelezen. Alle tabbladen en prioriteitsopties zullen verdwijnen.
Afmelden voor e-mail die u niet interesseert
Als categorieën en prioriteiten met tabbladen zijn uitgeschakeld, wordt al uw e-mail op één grote stapel gesorteerd. Al die nutteloze e-mails en nieuwsbrieven van sociale netwerken waar u niet om geeft, staan in uw inbox, samen met uw feitelijke belangrijke e-mails.
Dit is goed - in plaats van alleen maar e-mails op te vegen die u niet onder het tapijt wilt zien, moet u ervoor zorgen dat ze niet helemaal aankomen.
Denk na over het soort e-mails dat u niet wilt zien. Veelvoorkomende soorten nutteloze e-mails zijn Facebook- en Google+ meldingen, promotionele e-mails en nieuwsbrieven waarvoor u zich mogelijk per ongeluk heeft aangemeld. Elke keer dat een e-mail binnenkomt die u niet wilt zien, opent u deze en gebruikt u de afmeldlink (u vindt deze meestal helemaal onderaan de e-mail) om u af te melden voor de e-mail en te voorkomen dat deze in de toekomst aankomt.
(Merk op dat u de afmeldlink niet moet gebruiken als een e-mail in feite spam is, aangezien de spammer dit als een teken beschouwt dat iemand de e-mail leest en nog meer spam naar uw kant stuurt. Klik op de knop Spam als het een echte spam-e-mail is. en klik op Afmelden als het een legitieme organisatie is.)
Natuurlijk is uitschrijven eigenlijk wat meer werk vooraf, maar het maakt je e-mail op de lange termijn veel beter beheersbaar. Wanneer een e-mail binnenkomt die u niet interesseert, gebruikt u de link Abonnement opzeggen en voorkomt u onmiddellijk dat toekomstige e-mails binnenkomen.
Stuur nutteloze e-mails waarvan u zich niet kunt afmelden naar de prullenbak
Volgens de Amerikaanse wetgeving (met name de CAN-SPAM-wet) is het voor een bedrijf in feite illegaal om geen afmeldlink in hun e-mails op te nemen, zodat u zich kunt afmelden voor toekomstige e-mails. Sommige bedrijven hebben de memo echter niet ontvangen of kunnen het niet schelen. In plaats van juridische stappen te ondernemen om van hun e-maillijsten af te komen, kunt u eenvoudig een filter maken dat alle toekomstige e-mails van hen naar uw prullenbak stuurt, waar u ze niet hoeft te zien.
Wanneer u een dergelijke e-mail in Gmail verwerkt, opent u deze, klikt u op de link Meer en selecteert u Berichten zoals deze filteren. Stem uw filter af om de e-mails te blokkeren - als u bijvoorbeeld nooit andere e-mails van die afzender wilt ontvangen, kunt u filteren op basis van hun e-mailadres. Gebruik je filter om al dergelijke e-mails naar de prullenbak te sturen.
Archiveer automatisch e-mails die u niet wilt zien
Sommige e-mails zijn belangrijk om te hebben, maar u wilt ze misschien toch niet zien. Online winkels kunnen u bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging sturen elke keer dat u iets bij hen koopt. Het is goed om dergelijke bonnen te hebben voor het geval u ze nodig heeft, maar als u regelmatig producten koopt en dergelijke e-mails nooit wilt zien, wilt u misschien voorkomen dat ze uw inbox bereiken.
Dit is van toepassing op veel verschillende soorten e-mail. PayPal stuurt u bijvoorbeeld elke keer dat u geld opneemt een 'We maken geld over naar uw bank'. Misschien wilt u deze e-mail voor uw administratie, maar wilt u deze misschien niet in uw inbox zien.
VERWANT: De geavanceerde zoekfuncties van Gmail gebruiken en filters maken
Als u dergelijke e-mails automatisch archiveert zodra ze binnenkomen, kunt u dit proces op de automatische piloot zetten. Open gewoon zo'n e-mail, klik op de knop Meer in Gmail en selecteer Berichten zoals deze filteren. Stem je filter af om de e-mails te omvatten die u wilt vangen - waarschijnlijk op basis van het onderwerp, als het altijd hetzelfde is. Vertel Gmail om de e-mails automatisch te archiveren en ze als gelezen te markeren, zodat je er geen last van hebt.
U kunt Gmail ook automatisch een label laten toepassen, zoals 'Automatisch gearchiveerd' of een specifieker label. Hierdoor kunt u de e-mails in de toekomst snel terugvinden als u ze echt nodig heeft.
Automatische labels instellen
Als u dit proces heeft gevolgd, had u het aantal inkomende e-mails moeten kunnen verminderen. Nu helpen we u de e-mails te sorteren die u belangrijk vindt.
Dit deel is optioneel, maar het kan helpen als u veel e-mail ontvangt, met name voor verschillende doeleinden. U heeft bijvoorbeeld combineerde verschillende Gmail-accounts in één inbox en ontvang al uw persoonlijke en zakelijke e-mails op dezelfde plek.
Probeer filters te maken die uw inkomende e-mail automatisch in specifieke labels sorteren. U kunt bijvoorbeeld e-mails van uw bank automatisch een "Bank" -label laten krijgen. U kunt persoonlijke e-mails een label "Persoonlijk" laten krijgen en zakelijke e-mails een label "Werk". Ontvangstbewijzen voor gekochte producten kunnen een label 'Ontvangstbewijzen' krijgen. Het is niet nodig om dit gedeelte handmatig te doen - stel Gmail in, zodat het uw e-mail automatisch in categorieën voor u sorteert.
Geef al deze labels een kleurcode en u kunt uw e-mailclient automatisch uw e-mails laten categoriseren en u in één oogopslag laten zien waar ze vandaan komen. Als je een label in Gmail een kleurcode wilt geven, klik je op het kleurvak in het linkerdeelvenster en selecteer je een nieuwe kleur.
VERWANT: Hoe u in Gmail alleen meldingen ontvangt voor de e-mails die u belangrijk vindt
Met zo'n labelsysteem kun je zelfs de Gmail-app op Android en e-mailmelders op andere platforms laten melden u alleen wanneer nieuwe berichten binnenkomen in belangrijke labels , waardoor overbelasting van meldingen wordt voorkomen.
Als er bepaalde e-mails zijn die u wilt markeren - misschien e-mails van uw baas of echtgenoot - kunt u een filter instellen om automatisch een ster te geven aan berichten van die afzender wanneer ze binnenkomen. Je kunt een "Met ster eerst" inbox selecteren in de instellingen van je Gmail-inbox, zodat zulke belangrijke e-mails automatisch bovenaan je inbox verschijnen. Dit zou precies gebeuren volgens de manier waarop u Gmail configureert: u hoeft niet te vechten met het prioriteitssysteem van de inbox en Gmail te leren wat echt belangrijk is.
Dit is geen proces van instellen en vergeten. Natuurlijk, nadat u zich heeft afgemeld voor e-mail of een filter heeft ingesteld, blijft uw e-mailclient actie ondernemen op alle inkomende e-mail, maar er zullen altijd nieuwe soorten e-mails binnenkomen. U moet actie ondernemen om u af te melden en ze correct te filteren, zodat uw e-mailinbox niet opnieuw ongeorganiseerd raakt.
E-mailgimmicks proberen dit proces te automatiseren: ze proberen automatisch e-mails te verbergen die u niet wilt zien, benadrukken wat belangrijk is en categoriseren uw e-mail voor u. Maar met wat meer werk vooraf, kunt u uw e-mailinbox instellen om precies te werken zoals u dat wilt, waardoor al deze trucs overbodig zijn.
