Az Outlook adatfájljai idővel nagyon nagyok lehetnek, különösen, ha sok mellékletet kap. Még akkor is, ha régi üzeneteket töröl, az Outlook adatfájljának mérete ennek megfelelően nem csökken.
Az Outlook adatfájljai ( .pst és .ost fájlokat ) tartalmazza az összes e-mailt (az összes mappában, beleértve az elküldött e-maileket is), a névjegyeket, a naptári találkozókat, a feladatokat és a jegyzeteket, valamint a hozzájuk tartozó fájlmellékleteket. Amint újabb e-maileket és mellékleteket küld és fogad, további találkozókat vesz fel a naptárba, valamint több feladatot és jegyzetet hoz létre, az Outlook adatfájljai könnyen több gigabájt nagyságúra növekedhetnek. Az enyém egy gigabájt, de ez még mindig elég nagy.
ÖSSZEFÜGGŐ: A törölt elemek mappa automatikus ürítése az Outlookból való kilépéskor
Akkor is, ha kiüríti a Törölt elemek mappát, vagy megvan automatikusan kiürül, amikor kilép az Outlookból , az adatfájlban elfoglalt hely nem szabadul fel. Visszaszerezheti azonban ezt a helyet tömörítés az Outlook adatfájlját. Így teheti meg.
Első lépés: Vizsgálja meg fiókjait, és törölje azt, amire nincs szüksége
Mielőtt végigcsinálná a tömörítési folyamatot, át kell néznie az Outlook programot, és törölnie kell mindent, amire nincs szüksége. Javasoljuk, hogy ellenőrizze, hogy mekkora méretűek a különböző mappák, így tudja, hogy mely elemek szabadítják fel a legtöbb helyet. Ne feledje, hogy az e-mailek mellett törölheti a naptárat, a feladatokat és a jegyzetelemeket is. A mappák méretének ellenőrzéséhez válassza ki a tömöríteni kívánt fiókban (Outlook adatfájl) a Beérkező leveleket (vagy bármely más mappát), majd kattintson a „Fájl” fülre.
A kulisszák mögött kattintson az „Eszközök” elemre, és a legördülő menüből válassza a „Postafiók tisztítása” lehetőséget.
A Postafiók tisztítása párbeszédpanelen kattintson a „Postafájl méretének megtekintése” elemre.
A Mappa mérete párbeszédpanel megmutatja az aktuálisan kiválasztott fiók egyes mappáinak méretét. Görgessen végig, és nézze meg, melyek a nagyobb mappák, hol érdemes törölni az elemeket. Ha elkészült, kattintson a „Bezárás” gombra.
A Törölt elemek mappa méretének megtekintéséhez kattintson a „Törölt elemek méretének megtekintése” gombra.
A Törölt elemek mappánk nem hatalmas, de az adatfájlunk tömörítése előtt mindenképpen ki kell ürítenünk. Kattintson a „Bezárás” gombra.
Visszatér a Postafiók tisztítása párbeszédpanelre. Ha további elemeket szeretne törölni a fiókjából, kattintson a „Bezárás” gombra a fiókjához való visszatéréshez. Jelölje ki a kívánt e-maileket, naptárat, feladatokat és jegyzetelemeket, majd nyomja meg a Törlés gombot. A Shift + Delete billentyűkombinációval véglegesen törölheti a kijelölt elemeket, megkerülve a Törölt elemek mappát.
Második lépés: Ürítse ki a Törölt elemek mappát
A folytatás előtt ki kell ürítenie a kukát vagy a „Törölt elemek” mappát is. Ha még vannak elemek a Törölt elemek mappában, a mappát kétféleképpen ürítheti. Az egyik mód az, ha a Postafiók tisztítása párbeszédpanelen az „Üres” gombra kattint, ha az még nyitva van.
Megjelenik egy megerősítő párbeszédpanel, amely biztosítja, hogy véglegesen törölni szeretné a Törölt elemek mappában lévő elemeket. Kattintson az „Igen” gombra.
Ha a Postafiók tisztítása párbeszédpanel nincs megnyitva, a Törölt elemek mappát közvetlenül a fiókjában, a Levelezés ablaktáblán is kiürítheti. Ehhez először ellenőrizze, hogy a Mail ablaktábla aktív-e. Nyomja meg a Ctrl + 1 billentyűkombinációt a Levelezés panel megnyitásához, ha nem. Ezután kattintson a jobb gombbal a tömöríteni kívánt fiók Törölt elemek mappájára, majd válassza a felbukkanó menü „Mappa ürítése” elemét. Megjelenik ugyanaz a megerősítési párbeszédpanel, amely a fenti képen látható.
Harmadik lépés: Az Outlook Data FIle tömörítése
Miután törölte azokat a tételeket, amelyeket nem kívánt, és kiürítette a Törölt elemek mappát, itt az ideje, hogy tömörítse az Outlook adatfájlját. Az Outlook főablakában kattintson ismét a „Fájl” fülre. Ezután ellenőrizze, hogy a Számlainformációk képernyő aktív-e. Ha nem, kattintson a bal oldalon található „Info” elemre. Kattintson a „Fiókbeállítások” elemre, majd válassza a legördülő menü „Fiókbeállítások” elemét.
A Fiókbeállítások párbeszédpanelen kattintson az „Adatfájlok” fülre.
Válassza ki a listából a tömöríteni kívánt Outlook adatfájlt, majd kattintson a „Beállítások” gombra.
Ha a jelenleg kiválasztott fiók POP3-fiók (.pst fájl), akkor a következő párbeszédpanel jelenik meg. Kattintson a „Compact Now” gombra.
Ellenkező esetben, ha a kiválasztott fiók IMAP-fiók (.ost fájl), akkor a következő párbeszédpanel jelenik meg. Kattintson a „Compact Now” gombra.
A következő párbeszédpanel az Outlook adatfájljának tömörítése közben jelenik meg.
A tömörítési folyamat befejeztével visszatér az Outlook adatfájl (vagy az Outlook adatfájl beállításai) párbeszédpanelre. A bezáráshoz kattintson az „OK” vagy a „Mégse” gombra.
A Fiókbeállítások párbeszédpanelen kattintson a „Bezárás” gombra.
Az Outlook adatfájlunk 951 MB-ról 845 MB-ra csökkent, így valamivel több mint 100 MB lemezterületet kaptunk vissza. Minél nagyobb az adatfájlja, annál több helyet kaphat vissza.
Az Outlook adatfájlok tömörítése nemcsak a lemezterület megtakarításában segít, hanem javíthatja az Outlook teljesítményét is. A nagy Outlook adatfájl miatt az Outlook indítása, működése és leállítása hosszabb időt vehet igénybe. Tehát az Outlook adatfájljának időszakos tömörítése okos dolog.
