Selbst in Zeiten schneller Internetverbindungen, riesiger Festplatten und einer Menge kostenlosen Cloud-Speichers spielt die Dateigröße manchmal eine Rolle. Möglicherweise ist die Größe der Dateien, die Sie per E-Mail senden oder empfangen können, begrenzt, oder der Speicherplatz auf dem USB-Stick ist knapp. Was auch immer der Grund sein mag, wenn Sie über Office-Dokumente verfügen, die Bilder enthalten, können Sie möglicherweise die Größe dieser Dateien erheblich reduzieren.
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Office arbeitet bereits hinter den Kulissen, um die Dateigröße klein zu halten. Der neuere DOCX-Dateityp fungiert im Wesentlichen als ZIP-Datei und komprimiert den Inhalt der Datei. Bilder und Text, die mehrmals in einem Dokument vorkommen, werden nur einmal in der eigentlichen Datei gespeichert. Zumindest in neueren Versionen von Office-Apps werden Sie feststellen, dass große Dateien normalerweise darauf zurückzuführen sind, dass Ihre Dokumente viele verschiedene Bilder enthalten.
Die gute Nachricht ist, dass Office-Apps auch einige nützliche Tools bieten, um diese Bildgrößen in Schach zu halten. In diesem Artikel verwenden wir Büro 2016 (genauer gesagt Word 2016) als unser Beispiel. Sie finden jedoch dieselben Tools, die wir in anderen Office-Apps wie Excel und PowerPoint sowie in früheren Versionen von Office beschrieben haben, die mindestens auf Office 2010 zurückgehen.
Komprimieren Sie Bilder in Ihrem Office-Dokument
Der erste Schritt, den Sie unternehmen sollten, um die Dateigröße eines Dokuments mit Bildern zu verringern, besteht darin, diese Bilder zu komprimieren. Jede Office-App bietet dafür ein praktisches Tool. Wir verwenden hier Word (und darauf beziehen wir uns in den folgenden Schritten), aber Sie finden die Funktionen in anderen Office-Apps an derselben Stelle.
Klicken Sie in Ihrem Dokument auf ein Bild, um es auszuwählen. Klicken Sie auf das Menü Format, das in der Office-Symbolleiste angezeigt wird, wenn Sie ein Bild auswählen.
Klicken Sie im Menü Format auf die Schaltfläche Bilder komprimieren.
Klicken Sie im Fenster Bilder komprimieren auf "Nur auf dieses Bild anwenden", wenn Sie nur das ausgewählte Bild komprimieren möchten. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, gelten Ihre Aktionen für alle Bilder im Dokument. Wählen Sie "Beschnittene Bereiche von Bildern löschen", wenn Sie beschnittene Bilder in Ihrem Dokument haben und die ausgeschnittenen Bereiche entfernen möchten. Beachten Sie nur, dass Sie das Zuschneiden später nicht rückgängig machen können, wenn Sie diese Option auswählen, es sei denn, Sie fügen das Originalbild erneut ein. Sie können auch eine Auflösung auswählen, mit der Bilder komprimiert werden sollen. Wählen Sie die niedrigste Auflösung, die Ihren Anforderungen entspricht. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie fertig sind.
Abhängig von der Anzahl der Bilder in Ihrem Dokument kann es einige Momente dauern, bis Word alle Bilder komprimiert hat. Wenn es fertig ist, speichern Sie Ihr Dokument und überprüfen Sie die neue Dateigröße. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Änderungen beibehalten möchten, können Sie Ihr Dokument jederzeit als neue Datei speichern und anschließend die Dateigröße mit der Originalversion vergleichen.
Entfernen Sie die Bearbeitungsinformationen aus den Bildern
Office-Apps bieten alle Arten von großartige Bildbearbeitungswerkzeuge Wenn Sie sie verwenden, behält Word das Originalbild bei und verfolgt die von Ihnen vorgenommenen Änderungen, sodass Sie sie rückgängig machen oder bei Bedarf zum Originalbild zurückkehren können. Wenn Sie mit der Formatierung Ihrer Bilder zufrieden sind, erhöhen alle gespeicherten Bearbeitungsinformationen nur die Größe Ihrer Datei. Wenn durch das Komprimieren der Bilder in Ihrem Dokument die Dateigröße nicht weit genug verringert wurde, können Sie Word auch die gespeicherten Formatierungsinformationen löschen lassen. Auch hier möchten Sie das Dokument möglicherweise als neue Datei speichern, bevor Sie beginnen, damit Sie bei Bedarf zum Original zurückkehren können.
Klicken Sie bei geöffnetem Dokument auf das Menü Datei.
Klicken Sie im Menü Datei auf Optionen.
Klicken Sie im Fenster Word-Optionen in der linken Auswahl auf Erweitert.
Scrollen Sie im Fenster Erweiterte Word-Optionen nach unten zum Abschnitt „Bildgröße und -qualität“ auf der rechten Seite. Wählen Sie die Option "Bearbeitungsdaten verwerfen", damit Word die Formatierungsinformationen beim Speichern der Datei verwirft. Mit den anderen Optionen in diesem Abschnitt können Sie das Dokument vor dem Komprimieren von Bildern schützen und eine Standardauflösung für das Komprimieren von Bildern auswählen (obwohl Sie beim Komprimieren immer eine neue Auflösung auswählen können).
Wenn Sie dies getan haben, speichern Sie Ihre Datei (oder speichern Sie sie als neue Datei) und überprüfen Sie die neue Dateigröße. Es wird wahrscheinlich ein gutes Stück gesunken sein.
In unserem Beispiel haben wir eine Word-Datei ("Datei 1.docx" im folgenden Bild) aufgenommen, die etwa 20 Bilder in guter Qualität enthält und eine Größe von fast 48 MB hat. Viele dieser Bilder wurden beschnitten, einige in der Größe geändert und einige auf andere Weise bearbeitet. Nach dem Komprimieren der Bilder und dem Entfernen der gespeicherten Formatierungsinformationen beträgt die neue Datei („Datei 2 (komprimiert) .docx“ im folgenden Bild) jetzt knapp 35 MB, was einer Reduzierung der Dateigröße um etwa 27% entspricht. Um die integrierte Komprimierung im DOCX-Format zu veranschaulichen, haben wir diese Datei auch komprimiert. Wie Sie sehen können, ist der Größenunterschied zwischen komprimierten und entpackten Dateien vernachlässigbar.
Und das ist es! Bilder sind groß und können die Größe Ihrer Office-Dokumente schnell erhöhen. Durch die Verwendung der in Office-Apps integrierten Komprimierungstools und das Entfernen alter Bearbeitungsinformationen können Sie die Größe von Office-Dokumenten, die Bilder enthalten, ohne großen Aufwand erheblich verringern.
