Đầu tuần này, chúng tôi đã đề nghị bạn chia sẻ các mẹo, thủ thuật và công cụ theo dõi thời gian yêu thích của bạn. Bây giờ chúng tôi quay lại để làm nổi bật các kỹ thuật mà người đọc HTG sử dụng để theo dõi thời gian của họ.
Trong khi nhiều người trong số các bạn bày tỏ sự bối rối về ý tưởng theo dõi cách bạn sử dụng tất cả thời gian của mình, nhiều người trong số các bạn rất vui khi được chia sẻ lý do và các phương pháp bạn sử dụng để giữ vững chi phí thời gian của mình.
Scott sử dụng một công cụ quản lý dự án linh hoạt và linh hoạt:
tôi sử dụng kanbanflow.com , với hai bảng để quản lý ưu tiên nhiệm vụ và công việc tồn đọng. Một bảng tên là ‘Công việc hiện tại’ có ba cột ‘Làm ngay hôm nay’, ‘Đang tiến hành’ và ‘Hoàn thành’. Cái còn lại được gọi là 'Backlog', chia nhiệm vụ thành các nhóm ưu tiên - 'Sự phân tâm (NU + NI)', 'Mục tiêu (NU + I)', 'Gián đoạn (U + NI)', 'Gián đoạn (U + NI)' và 'Critical (U + I)', trong đó U là Khẩn cấp và I là Quan trọng (và N là Không). Vào cuối mỗi ngày, tôi chuyển mọi thứ từ Công việc tồn đọng sang bảng 'Công việc hiện tại', với ý tưởng giữ các Mục tiêu hoàn thành trước khi chúng trở thành Quan trọng. Bằng cách đó, tôi có thể tập trung vào ‘Công việc hiện tại’ Làm ngay hôm nay để không cảm thấy quá tải và có thể lập kế hoạch cho ngày của mình. Khi mức độ ưu tiên thay đổi hoặc gián đoạn bật lên, vấn đề chỉ là chuyển nhiệm vụ giữa các bảng. Tôi đã mở cả hai tab trong trình duyệt của mình cả ngày - điều này có lẽ tốt cho những người làm việc có tri thức bị bó buộc trên bàn làm việc của họ, không quá tốt cho những người họp cả ngày. Trong trường hợp đó, hãy xem lịch trên điện thoại của bạn.
Mặc dù mô tả ở trên có thể khiến nó thực sự mang tính kỹ thuật, nhưng chúng tôi đã sử dụng ứng dụng dựa trên đám mây để thử nghiệm và nhận thấy giao diện rất linh hoạt và dễ sử dụng.
Samon53 đã đưa ra lời giải thích chi tiết về cách họ đã chống lại xu hướng trì hoãn của mình:
Gần đây tôi đã tự nhận mình là một Người Chần Chần Kinh niên, từ việc đọc cuốn sách ‘Phương trình trì hoãn’ (Một cuốn sách cực kỳ hay được hỗ trợ bởi nhiều nghiên cứu khoa học http://procrastinus.com/). Sau khi thực hiện cuộc khảo sát ngắn trong cuốn sách, tôi đã đánh giá nằm trong top 10% những người trì hoãn và trên trang web, tôi đã cho điểm đáng lo ngại 100/100. Mặc dù trước đây tôi đã thử các chiến lược để quản lý thời gian, nhưng tôi không mắc kẹt với chúng hoặc nhận thấy chúng không hiệu quả.
Sau khi thực sự nhận ra mức độ của vấn đề, tôi đã bắt đầu vẽ ra nhiều biểu đồ và thời gian biểu hơn và làm cho các hoạt động trong đó trở nên cực kỳ cụ thể để thực sự thúc đẩy bạn tiếp tục với chúng. Nếu bạn chỉ đặt một hoạt động chung chung như công việc, bạn sẽ không bao giờ thực sự phản ứng với một thông báo về nó mà tôi đi. Bắt đầu bằng cách chỉ định khoảng thời gian làm việc cho các nhiệm vụ khác nhau, thời gian nghỉ, v.v. sau đó thêm các chi tiết khác khi bạn tạm ngừng làm việc cho lần sau. Hãy thử thực sự chỉ định chính xác nhiệm vụ bạn sẽ làm.
Tôi vẽ các biểu đồ cho danh sách công việc cần làm và thời gian biểu cho các khoảng thời gian khác nhau. Một ứng dụng tôi đã sử dụng là RescueTime theo dõi tất cả việc sử dụng web của bạn và phân loại nó. Mặc dù hữu ích cho dữ liệu, nó không thực sự giúp tôi thực sự tiết kiệm thời gian, mặc dù nó có thể hiệu quả hơn đối với một số người và họ cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Tôi thấy nó đôi khi cung cấp sự trấn an sai lầm vì bạn có xu hướng giao nhiệm vụ vẫn hữu ích nhưng không phải là mục tiêu chính của bạn là hiệu quả.
Tôi sử dụng Lịch Google với thông báo trên cả điện thoại và PC ( Checker Plus dành cho Chrome là cực kỳ tốt cho điều này.
Tôi có một chiếc đồng hồ cực kỳ đáng tin cậy với cả màn hình analog và kỹ thuật số với tất cả chuông và còi nhưng ít nhất khi tôi có được nó - một mức giá rất hợp lý là £ 22.
Tôi đã thiết lập hai máy tính bên cạnh nhau, một máy tính để làm việc, một máy tính để chơi công việc, một máy tính có nhiều màn hình (tôi đang nghĩ đến việc thử lại RescueTime và thiết lập nó để chỉ cho phép làm việc). Bối cảnh cho Chrome rất phù hợp để thiết lập chỉ chọn các ứng dụng bạn cần để không bị phân tâm bởi các nguồn cấp email mới hoặc tiện ích bổ sung, v.v.
Mình cũng đa công việc rửa mặt hay dọn dẹp tại sao không xem chương trình TV hay radio mà bạn định xem chương trình theo yêu cầu để không bị phân tâm xem sau khi làm việc. Cố gắng không làm công việc tư duy (đối với tôi là Thiết kế trò chơi) và giải trí cùng lúc, nó chỉ khiến bạn kém năng suất và dễ bị phân tâm hơn.
Bản thân tôi là một người ngủ nhiều nên có ba đồng hồ báo thức khác nhau - một câu đố toán học do Teas làm, ánh sáng bình minh và ánh sáng bình minh. Nếu bạn có thể giới hạn giấc ngủ đến mức tối thiểu mà cơ thể cho phép mà không cảm thấy mệt mỏi, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Gần đây tôi đã bắt tay vào một chế độ thể dục mới để giúp giảm thời gian ngủ của tôi.
Cuối cùng, làm việc nhóm thực sự có thể mang lại lợi ích cho một số người mà tôi thấy mình ít bị phân tâm hơn rất nhiều nếu mọi người xung quanh tôi đang làm việc. Người trì hoãn Ẩn danh là một nhóm hỗ trợ tốt mà tôi mới bắt đầu sử dụng.
Tóm lại, có rất nhiều cách để cải thiện năng suất của bạn, ngay cả khi giống như tôi, bạn thấy trì hoãn là Chìa khóa của cuộc đời bạn. Tôi vẫn chỉ là một phần của Phương trình trì hoãn nên vẫn chưa tìm ra tất cả các cách có thể giúp tôi cải thiện, gần đây tôi mới bắt đầu thực sự chiến đấu với sự trì hoãn của mình (và hiện tại vẫn chưa hiệu quả) và hy vọng sẽ học được nhiều cách hơn để chiến thắng , vì vậy hãy xem không gian này.
Chester H là một trong số những độc giả đã sử dụng Time Tracker:
Tôi sử dụng một chương trình có tên là Theo dõi thời gian . Điều này ghi lại tất cả các chương trình theo thời gian thực tế được sử dụng. Nếu tôi sử dụng Microsoft Word, tôi có thể phân loại đây là Mục công việc với Trình theo dõi thời gian. Hầu hết các Mặt hàng đều được phân loại trước, tuy nhiên bạn có thể tự mình phân loại lại. Bạn cũng có thể xác định danh mục của riêng mình. Chương trình cung cấp biểu đồ hình tròn cho việc sử dụng thời gian của bạn với màn hình theo phần trăm. Bạn có thể xuất kết quả của mình sang tệp CSV để phân tích sau này. Chương trình vẫn là phần mềm miễn phí. Nó hỗ trợ Windows 98 đến Windows 7.
Để biết thêm các mẹo theo dõi thời gian và đề xuất ứng dụng, hãy truy cập chuỗi bình luận đầy đủ tại đây.
