Outlook не надто корисний, якщо у вас немає контактів. Звичайно, ви можете вводити адреси електронної пошти по ходу, але це вимагає багато часу та спричиняє помилки. Краще, щоб ваші контакти були вже в Outlook, щоб ви могли швидко відіслати швидке повідомлення всього за кілька кліків.
В недавній статті ми обговорили, як розпочати роботу з Outlook , і сьогодні ми хочемо розширити це, включивши роботу з контактами. Ваші контакти стануть центром вашого досвіду роботи з Outlook, тих, з ким ви листуєтеся та як ви користуєтеся програмою.
Як і слід було очікувати, ви можете багато керувати контактами з Outlook, і налаштування адресної книги перед початком її використання має великий сенс.
Створення адресної книги
Щоб розпочати керувати своїми контактами, перше, що ви хочете зробити, це відкрити режим Люди, щоб ви могли приступити до роботи. Існує досить багато способів додати контакти до адресної книги. На початку ви, швидше за все імпортуйте свою адресну книгу з іншого джерела, наприклад веб-пошти чи іншої програми електронної пошти .
Зверніть увагу, що для кожного вашого облікового запису електронної пошти у вас буде адресна книга. У цій конкретній ситуації ми маємо локальну адресну книгу для нашого локального файлу даних Outlook, і ми маємо ще одну, пов’язану з нашим обліковим записом електронної пошти.
У будь-якому випадку, давайте розглянемо основи, щоб, якщо у вас немає адресної книги для імпорту, ви могли почати додавати контакти вручну. На наступному скріншоті ми бачимо частину нашої нової адресної книги, яка поки що повністю порожня.
Для початку просто натисніть кнопку «Новий контакт», і відкриється нове вікно контакту. Перше, що може вискочити на вас, це те, наскільки це зайнято, але не бійтеся, якщо ви пройдете повз багато функцій на стрічці, ви побачите, що це досить стандартна, запущена форма контактів.
Тоді перейдемо до погоні та встановимо контакт із How-To Geek, заповнивши відповідні значення. Ви також можете додати зображення, яке є непотрібним, але все одно приємним штрихом до м’якої, нудної адресної книги.
Після введення контакту або контактів ви захочете натиснути кнопку «Зберегти та закрити», або натисніть «Зберегти та створити», щоб створити інший контакт. Давайте зробимо це. У нас є вибір між створенням абсолютно нового контакту або новим контактом для тієї ж компанії.
У цьому випадку ми виберемо останню, щоб заощадити час на введення тексту, після чого ми натиснемо “Зберегти та закрити”, щоб відкрити наші нові записи в адресній книзі.
Непогано, ми вже маємо два контакти, яким можна надіслати електронною поштою, але, людино, це трудомістко. Було б набагато простіше, якби ми могли перенести контактну інформацію з іншого джерела в Outlook.
Якщо ви використовуєте послугу веб-пошти або іншу, ваші контакти, швидше за все, є там, і їх потрібно буде імпортувати в Outlook. Якщо ви хочете ввести кожен контакт по одному, тоді ви, безсумнівно, можете це зробити, але ми рекомендуємо імпортувати ваш основний список контактів, будь то з Thunderbird, Gmail або іншої служби електронної пошти.
Імпорт та експорт записів контактів
Незалежно від того, використовуєте ви Gmail або Yahoo Mail !, або у вас є обліковий запис електронної пошти з 1997 року, який ви ретельно зберігали та підтримували, контакти та все, неминуче вам може знадобитися масово розміщувати контакти у своїх контактах Outlook.
Для цього ви можете експортувати контакти з іншого джерела, а потім імпортувати їх у Outlook. Зазвичай це легко зробити, просто отримавши доступ до налаштувань або параметрів з вашого облікового запису електронної пошти або клієнта, а потім вибравши опцію експорту контактів.
Зазвичай тоді все, що вам потрібно зробити, це імпортувати їх у Outlook. Це досить простий процес, і він буде подібним у більшості електронних програм. Ми рекомендуємо вам прочитайте нашу статтю, де пояснюється, як експортувати та імпортувати контакти в Outlook , і навпаки.
vCard? Що таке vCard?
Можливо, ви чули vCards (файл віртуальної картки або .VCF), можливо, ви його навіть отримали або використовуєте. vCards - це стандартний електронний формат візитної картки, який ви можете обміняти з іншими, наприклад, підписавши електронний лист або вкладення.
Незважаючи на це, існує кілька способів обробки vCards в Outlook. Найімовірніший сценарій - це де вам може знадобитися імпортувати контакт із експорту на візитну картку. How-To Geek має повний опис цього процесу , що швидко приведе вас до швидкості на цьому.
Іноді у вас може бути багато vCards, що зберігаються в одному файлі vCard. Якщо ви спробуєте конвертувати цей файл, буде імпортовано лише першу vCard у файлі. Щоб подолати це обмеження, спочатку потрібно перетворити на файл .CSV, а потім імпортувати його в Outlook. Рекомендуємо прочитати цю статтю для повного опису цього процесу.
Нарешті, ви можете експортувати всі свої контакти до окремих візитних карток або однієї головної візитної картки, як описано в попередньому параграфі. Знову, у нас є чудовий маленький підручник про те, як це зробити , отже, ви повинні бути в курсі того, як відносно легко вводити і виходити з Outlook.
Створення та керування групами контактів
Давайте обговоримо групи зараз, оскільки можливість швидкої передачі повідомлення вибраній групі душ гарантує, що ви не забудете включити когось, і позбавить вас від введення кожного імені в поле Кому :.
Щоб створити контактну групу, натисніть на стрічці «Нова контактна група».
Після відкриття вам потрібно буде спочатку вирішити, як ви хочете назвати свою групу (тут ми називаємо свою «CES 2015»), а потім натисніть «Додати учасників» і виберіть «З контактів Outlook». Ви також можете створити новий контакт на льоту або вибрати іншу адресну книгу, наприклад, якщо ви хочете включити людей із каталогу вашої компанії.
Зі списку ми вибираємо членів нашої групи. Пам’ятайте, ви можете вибрати учасників, утримуючи “CTRL” та клацнувши лівого клацання кожного учасника. Незалежно від того, щоразу, коли ви хочете додати нових учасників, ви вибираєте ім’я чи імена та натискаєте кнопку “Учасники ->”, яка додасть їх до групи.
Завершивши, натисніть "OK".
Ви повернетесь на екран керування групою, де ви зможете переглянути членів нової групи та внести інші зміни. Наприклад, ви можете переслати групу як контакт Vcard або Outlook, додати примітки про групу, надіслати електронною поштою цілу групу або створити зустріч лише з цими членами групи.
У нашому випадку ми просто натиснемо «Зберегти та закрити», щоб офіційно створити групу та повернутися до головного вікна Outlook. Тепер ми бачимо нашу нову групу в нашому списку контактів, позначену піктограмою групи. Праворуч ви бачите учасника групи та значки, з якими слід виконувати дії. У цьому прикладі доступна лише піктограма електронної пошти, а також кнопка “Редагувати”.
Зауважте, що найшвидший спосіб надіслати групу електронною поштою - це просто ввести її ім’я в поле Кому: так, у цьому випадку ми можемо набрати “CES 2015”, а Outlook знатиме, щоб надіслати повідомлення всім із цієї групи. .
Люди Варіанти
Якщо натиснути "Файл -> Параметри", ви можете налаштувати Outlook кількома способами в декількох різних категоріях.
Ось варіанти ваших людей. На відміну від інших категорій в параметрах Outlook, варіантів Люди мало і досить легко розібратися.
Параметри, які ви знайдете тут, дозволять вам вирішити, як подавати імена, показувати додатковий індекс, а також відображати статуси та фотографії в Інтернеті.
Управління контактами Outlook досить просте, але, як ви вже переконалися, ви можете зробити для них набагато більше, щоб підтримувати їх належним чином. Це може набагато більше доповнити ваш досвід роботи з Outlook, якщо у ваших контактах є більше інформації, ніж просто ім’я та електронна адреса.
Тим не менш, якщо ви все ще прихильно користуєтесь чимось на зразок Gmail як основного постачальника послуг електронної пошти, ви все одно можете використовувати Outlook, щоб допомогти вам керувати своїми контактами синхронізуючи їх з вашим обліковим записом Gmail .
