หากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook.com คุณอาจสนใจที่จะรู้ว่าการตั้งกฎเพื่อจัดการอีเมลขาเข้าและขาออกของคุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
กฎคืออะไร?
ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดกฎ Outlook คือการดำเนินการที่บัญชีอีเมลของคุณจะดำเนินการโดยอัตโนมัติตามแนวทางที่คุณได้ระบุไว้ มีกฎสองประเภทหลักที่คุณสามารถสร้างได้ นี่คือกฎขององค์กรและกฎตามการแจ้งเตือน กฎเหล่านี้จะไม่มีผลย้อนหลังซึ่งหมายความว่าจะใช้กับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเท่านั้น
- จัดระเบียบอีเมลของคุณ - กฎเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การจัดเก็บและจัดระเบียบข้อความตามผู้ส่งคำสำคัญหัวเรื่องและโฟลเดอร์ในบัญชี Outlook ของคุณ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์ในการใส่อีเมลลงในโฟลเดอร์หรือหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง
- ให้เป็นปัจจุบัน - กฎเหล่านี้จะส่งการแจ้งเตือนตามข้อความขาเข้าของคุณ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์หากคุณต้องการรับการแจ้งเตือนอีเมลใหม่ไปยังอุปกรณ์มือถือของคุณ
การสร้างกฎใหม่ใน Outlook.com
เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมล Outlook.com ของคุณให้คลิกที่ปุ่ม“ การตั้งค่า” จากนั้นเลือกตัวเลือก“ จัดการกฎ” เพื่อสร้างกฎใหม่
ตอนนี้คลิกที่ปุ่ม "ใหม่" เพื่อสร้างกฎข้อแรกของคุณ อย่างที่คุณเห็นมีสองส่วนหลัก ทางด้านซ้ายคุณจะกำหนดเงื่อนไขหรือหลายเงื่อนไขเพื่อระบุอีเมลที่จะใช้กฎใหม่ของคุณ ด้านขวาเป็นที่ที่คุณจะกำหนดสิ่งที่ Outlook จะดำเนินการกับอีเมลของคุณ
สำหรับตัวอย่างนี้เราจะเลือกสองในเก้าเงื่อนไขที่อีเมลต้องเป็นไปตามนั้นรวมถึงการดำเนินการสองในแปดข้อ
เงื่อนไขการดำเนินการ
ก่อนอื่นเราจะคลิกที่ลิงค์เงื่อนไขเพื่อเพิ่มเงื่อนไขที่สอง ให้เราบอกว่าอีเมลใด ๆ จาก“ [email protected]” ที่มีคำว่า“ apple” ในบรรทัดหัวเรื่องควรถูกส่งไปยังโฟลเดอร์ที่เรียกว่า“ Apple Email” และจะต้องจัดอยู่ในประเภท“ สำคัญ !!!”
ทำได้โดยแก้ไขกฎของคุณจนทั้งสองส่วนดูเหมือนภาพด้านล่าง
สุดท้ายคลิกที่ "สร้างกฎ" และปล่อยให้มีผล นับจากนี้เป็นต้นไปอีเมลใด ๆ จาก [email protected] ที่มีคำว่า apple อยู่ในนั้นจะถูกจัดประเภทว่ามีความสำคัญและย้ายไปที่โฟลเดอร์ "อีเมล Apple" ของคุณ
หากคุณต้องการแก้ไขกฎที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่กฎและแก้ไขในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น หากต้องการลบกฎเพียงคลิกที่ถังรีไซเคิลขนาดเล็กที่อยู่ถัดจากกฎ
สร้างกฎจากข้อความอีเมล
หน้า "จัดการกฎ" ไม่ใช่วิธีเดียวในการสร้างกฎสำหรับอีเมลของคุณ หรือหากคุณต้องการสร้างกฎตามอีเมลที่คุณได้รับเพียงแค่ค้นหาในกล่องจดหมายเข้าของคุณแล้วคลิกขวาที่กฎนั้น จากนั้นเลือกตัวเลือก "สร้างกฎ"
หรือคุณสามารถคลิกที่อีเมลเพื่อเปิดและสร้างกฎโดยเลือกตัวเลือกจาก“ เมนูขยาย”
เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปดังที่แสดงด้านล่างซึ่งคุณสามารถปรับแต่งกฎได้ตามต้องการ
การจัดระเบียบกฎของคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า Outlook.com จะเลือกกฎที่คุณกำหนดและนำไปใช้โดยอัตโนมัติตามลำดับที่ปรากฏในรายการกฎของคุณ ด้วยเหตุนี้การจัดระเบียบกฎตามลำดับความสำคัญจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพียงคลิกที่ลูกศรขึ้นและลงข้างกฎเพื่อจัดลำดับตามต้องการ
ข้อ จำกัด ของกฎ
ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างและจัดระเบียบกฎของคุณแล้วคุณจำเป็นต้องรู้ว่ายังมีข้อ จำกัด บางประการสำหรับกฎใน Outlook.com Web App มีการ จำกัด จำนวนกฎที่คุณสามารถสร้างได้ ด้วยเหตุผลบางประการคุณได้รับการจัดสรรเพียง 64 KB สำหรับกฎ Outlook.com ของคุณ ไม่มีคำตอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนกฎที่คุณสามารถสร้างได้เนื่องจากขนาดของกฎจะแตกต่างกันไปตามความยาวของกฎและจำนวนเงื่อนไขและการกระทำที่คุณกำหนดไว้ เมื่อคุณใช้งานถึงขีด จำกัด แล้ว Outlook.com จะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณไม่สามารถสร้างกฎได้อีก นี่คือเวลาที่คุณจะต้องรวมกฎหรือลบกฎเก่าที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
นอกเหนือจากการ จำกัด จำนวนกฎที่คุณได้รับอนุญาตให้สร้างแล้วหากคุณใช้แอปพลิเคชัน Microsoft Outlook บนเดสก์ท็อปกับกฎด้วยคุณอาจได้รับคำเตือนว่ากฎของคุณขัดแย้งกับกฎในแอปเดสก์ท็อป คุณจะต้องตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถปิดใช้งานกฎที่ขัดแย้งกันหรือลบออกได้หากจำเป็น
ขอแสดงความยินดีตอนนี้คุณรู้ทุกอย่างที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างการจัดการและการใช้กฎใน Microsoft Outlook Web App สนุกกับการจัดการการสื่อสารดิจิทัลของคุณได้อย่างง่ายดายบน Outlook.com
