Outlook ใช้งานได้ไม่มากหากคุณไม่มีที่อยู่ติดต่อ แน่นอนว่าคุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลได้ทันที แต่ต้องใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย จะเป็นการดีกว่าหากมีผู้ติดต่อของคุณอยู่แล้วใน Outlook ดังนั้นคุณสามารถปิดข้อความด่วนได้ในไม่กี่คลิก
ในบทความล่าสุด เราได้พูดถึงวิธีการเริ่มต้นใช้งาน Outlook และวันนี้เราต้องการขยายให้ครอบคลุมการทำงานกับผู้ติดต่อ ผู้ติดต่อของคุณจะเป็นศูนย์กลางของประสบการณ์การใช้งาน Outlook ของคุณผู้ที่คุณติดต่อด้วยและวิธีที่คุณใช้แอปพลิเคชัน
อย่างที่คุณคาดหวังคุณสามารถจัดการผู้ติดต่อกับ Outlook ได้มากมายและการตั้งค่าสมุดรายชื่อก่อนที่คุณจะเริ่มใช้งานนั้นมีเหตุผลมาก
การสร้างสมุดรายชื่อ
ในการเริ่มจัดการรายชื่อติดต่อสิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเปิดโหมดผู้คนเพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นทำงานได้ มีหลายวิธีในการเพิ่มผู้ติดต่อลงในสมุดที่อยู่ของคุณ ในตอนแรกคุณมีแนวโน้มที่จะ นำเข้าสมุดที่อยู่ของคุณจากแหล่งอื่นเช่นเว็บเมลหรือโปรแกรมอีเมลอื่น ๆ .
หมายเหตุสำหรับบัญชีอีเมลแต่ละบัญชีที่คุณมีคุณจะต้องมีสมุดที่อยู่ ในสถานการณ์นี้เรามีสมุดรายชื่อในเครื่องสำหรับไฟล์ข้อมูล Outlook ในเครื่องของเราและเรามีอีกเล่มหนึ่งที่เชื่อมโยงกับบัญชีอีเมลของเรา
ไม่ว่าในกรณีใดเรามาดูข้อมูลเบื้องต้นกันเพื่อที่ว่าหากคุณไม่มีสมุดที่อยู่ที่จะนำเข้าคุณสามารถเริ่มเพิ่มผู้ติดต่อด้วยตนเองได้ ในภาพหน้าจอต่อไปนี้เราจะเห็นส่วนหนึ่งของสมุดที่อยู่ใหม่ของเราซึ่งตอนนี้ว่างเปล่า
ในการเริ่มต้นเพียงคลิกปุ่ม "ผู้ติดต่อใหม่" จากนั้นจะเปิดหน้าต่างผู้ติดต่อใหม่ สิ่งแรกที่อาจโดดเด่นสำหรับคุณคือความยุ่งแค่ไหนที่ดูเหมือนจะปรากฏขึ้น แต่อย่ากลัวเลยถ้าคุณมองผ่านคุณสมบัติมากมายบน Ribbon คุณจะเห็นว่าเป็นแบบฟอร์มการติดต่อที่ค่อนข้างเป็นมาตรฐานและมีให้เลือกมากมาย
มาดูการไล่ล่าและติดต่อ How-To Geek โดยกรอกค่าที่เหมาะสม คุณยังสามารถเพิ่มรูปภาพซึ่งไม่จำเป็น แต่ก็ยังคงเป็นสัมผัสที่ดีสำหรับสมุดที่อยู่ที่น่าเบื่อและน่าเบื่อ
หลังจากป้อนรายชื่อผู้ติดต่อหรือรายชื่อติดต่อเสร็จแล้วคุณจะต้องคลิก "บันทึกและปิด" หรือคลิก "บันทึกและใหม่" เพื่อสร้างรายชื่อติดต่ออื่น มาทำกัน เรามีทางเลือกระหว่างการสร้างผู้ติดต่อใหม่ทั้งหมดหรือผู้ติดต่อใหม่สำหรับ บริษัท เดียวกัน
ในกรณีนี้เราจะเลือกอย่างหลังเพื่อประหยัดเวลาในการพิมพ์หลังจากนั้นเราจะคลิก "บันทึกและปิด" เพื่อแสดงรายการสมุดที่อยู่ใหม่ของเรา
ไม่เลวเรามีผู้ติดต่อสองคนที่สามารถส่งอีเมลได้ แต่ผู้ชายนี่ใช้เวลานาน จะง่ายกว่ามากหากเราสามารถย้ายข้อมูลติดต่อจากแหล่งอื่นไปยัง Outlook
หากคุณใช้บริการเว็บเมลหรือบริการอื่นผู้ติดต่อของคุณมักจะอยู่ที่นั่นและจะต้องนำเข้าใน Outlook หากคุณต้องการป้อนที่อยู่ติดต่อทีละรายการคุณสามารถทำได้อย่างแน่นอนที่สุด แต่เราขอแนะนำให้นำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อหลักของคุณไม่ว่าจะมาจาก Thunderbird หรือ Gmail หรือบริการอีเมลอื่น
การนำเข้าและส่งออกบันทึกการติดต่อ
ไม่ว่าคุณจะใช้ Gmail หรือ Yahoo Mail! หรือคุณมีบัญชีอีเมลตั้งแต่ปี 1997 ซึ่งคุณได้เก็บรักษาและดูแลผู้ติดต่อและอื่น ๆ อย่างรอบคอบคุณอาจต้องใส่รายชื่อติดต่อลงในรายชื่อติดต่อ Outlook ของคุณอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
ในการดำเนินการนี้คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อจากแหล่งอื่นจากนั้นนำเข้าสู่ Outlook โดยปกติสิ่งนี้ทำได้อย่างง่ายดายเพียงแค่เข้าถึงการตั้งค่าหรือตัวเลือกจากบัญชีอีเมลหรือไคลเอนต์ของคุณจากนั้นเลือกตัวเลือกส่งออกผู้ติดต่อ
โดยปกติสิ่งที่คุณต้องทำคือนำเข้าสู่ Outlook นี่เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างตรงไปตรงมาและจะคล้ายกันในแอปพลิเคชันอีเมลส่วนใหญ่ เราขอแนะนำคุณ อ่านบทความของเราซึ่งอธิบายถึงวิธีการส่งออกและนำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook , และในทางกลับกัน.
วีการ์ด? vCard คืออะไร
คุณอาจเคยได้ยิน vCards (ไฟล์การ์ดเสมือนหรือ. VCF) บางทีคุณอาจได้รับหรือใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง vCards เป็นรูปแบบนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานที่คุณสามารถแลกเปลี่ยนกับผู้อื่นเช่นผ่านลายเซ็นอีเมลหรือไฟล์แนบ
ไม่ว่าจะมีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการ vCards ใน Outlook ได้ สถานการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุดคือคุณอาจต้องนำเข้าที่ติดต่อจากหรือส่งออกไปยัง vCard How-To Geek มีคำอธิบายทั้งหมดของกระบวนการนี้ ซึ่งจะทำให้คุณเร่งความเร็วได้อย่างรวดเร็ว
บางครั้งคุณอาจมี vCard จำนวนมากเก็บไว้ในไฟล์ vCard ไฟล์เดียว อย่างไรก็ตามหากคุณพยายามแปลงไฟล์นี้ระบบจะนำเข้าเฉพาะ vCard แรกในไฟล์เท่านั้น เพื่อที่จะเอาชนะข้อ จำกัด นี้ก่อนอื่นคุณต้องแปลงเป็นไฟล์. CSV จากนั้นจึงนำเข้าสู่ Outlook เราขอแนะนำให้คุณอ่านบทความนี้ เพื่อดูรายละเอียดทั้งหมดของกระบวนการนั้น
สุดท้ายคุณสามารถส่งออกผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณไปยัง vCards แต่ละรายการหรือ vCard หลักเดียวตามที่อธิบายไว้ในย่อหน้าก่อนหน้า อีกครั้ง เรามีบทแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับวิธีการทำสิ่งนี้ ดังนั้นคุณควรเร่งความเร็วในการรับ vCards เข้าและออกจาก Outlook ได้อย่างง่ายดาย
สร้างและจัดการกลุ่มผู้ติดต่อ
ตอนนี้เรามาพูดคุยกันในกลุ่มเนื่องจากสามารถส่งข้อความไปยังกลุ่มวิญญาณที่เลือกได้อย่างรวดเร็วทำให้คุณไม่ลืมที่จะรวมใครและช่วยให้คุณไม่ต้องพิมพ์ชื่อแต่ละชื่อในช่องถึง
ในการตั้งค่ากลุ่มผู้ติดต่อให้คลิกที่“ กลุ่มผู้ติดต่อใหม่” บน Ribbon
เมื่อเปิดแล้วคุณจะต้องตัดสินใจก่อนว่าคุณต้องการเรียกกลุ่มของคุณ (ในที่นี้เราตั้งชื่อว่า "CES 2015") จากนั้นคลิก "เพิ่มสมาชิก" แล้วเลือก "จากรายชื่อติดต่อ Outlook" คุณยังสามารถสร้างผู้ติดต่อใหม่ได้ทันทีหรือเลือกสมุดที่อยู่อื่นเช่นหากคุณต้องการรวมคนจากไดเรกทอรีของ บริษัท ของคุณ
จากรายการเราเลือกสมาชิกกลุ่มของเรา จำไว้ว่าคุณสามารถเลือกสมาชิกได้โดยกด "CTRL" ค้างไว้แล้วคลิกซ้ายที่สมาชิกแต่ละคน ไม่ว่าเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่คุณเลือกชื่อหรือชื่อแล้วคลิกปุ่ม“ สมาชิก ->” ซึ่งจะเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม
เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้คลิก "ตกลง"
คุณจะกลับไปที่หน้าจอการจัดการกลุ่มซึ่งคุณสามารถตรวจสอบสมาชิกของกลุ่มใหม่และทำการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถส่งต่อกลุ่มในฐานะผู้ติดต่อ Vcard หรือ Outlook เพิ่มบันทึกย่อเกี่ยวกับกลุ่มส่งอีเมลถึงทั้งกลุ่มหรือสร้างการประชุมกับสมาชิกในกลุ่มเท่านั้น
ในกรณีของเราเราจะคลิก "บันทึกและปิด" เพื่อสร้างกลุ่มอย่างเป็นทางการและกลับไปที่หน้าต่างหลักของ Outlook ตอนนี้เราเห็นกลุ่มใหม่ของเราในรายชื่อผู้ติดต่อของเราซึ่งแสดงด้วยไอคอนกลุ่ม ทางด้านขวาคุณจะเห็นสมาชิกของกลุ่มและไอคอนที่ใช้ดำเนินการต่างๆ ในตัวอย่างนี้มีเพียงไอคอนอีเมลและปุ่ม "แก้ไข"
คุณควรทราบว่าวิธีที่เร็วที่สุดในการส่งอีเมลถึงกลุ่มคือเพียงพิมพ์ชื่อในช่องถึง: ดังนั้นในกรณีนี้เราสามารถพิมพ์ "CES 2015" และ Outlook จะทราบว่าจะส่งข้อความถึงทุกคนในกลุ่มนั้น .
ตัวเลือกผู้คน
หากคุณคลิกที่“ ไฟล์ -> ตัวเลือก” คุณสามารถกำหนดค่า Outlook ได้หลายวิธีในประเภทต่างๆ
ตัวเลือกคนของคุณมีดังนี้ ไม่เหมือนกับหมวดหมู่อื่น ๆ ในตัวเลือก Outlook ตัวเลือกผู้คนมีน้อยและค่อนข้างง่ายในการจัดเรียง
ตัวเลือกที่คุณจะพบที่นี่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะตั้งชื่ออย่างไรไม่ว่าจะแสดงดัชนีเพิ่มเติมและแสดงสถานะออนไลน์และรูปถ่าย
การจัดการรายชื่อติดต่อ Outlook นั้นค่อนข้างง่าย แต่อย่างที่คุณเห็นคุณสามารถทำสิ่งต่างๆได้มากขึ้นเพื่อให้พวกเขาได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม ช่วยเพิ่มประสบการณ์ในการใช้งาน Outlook ของคุณได้มากขึ้นหากคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมในรายชื่อติดต่อมากกว่าแค่ชื่อและที่อยู่อีเมล
หากคุณยังคงมีส่วนร่วมในการใช้ Gmail เป็นผู้ให้บริการอีเมลหลักคุณยังสามารถใช้ Outlook เพื่อช่วยจัดการรายชื่อติดต่อของคุณได้ในขณะที่ ทำให้ซิงค์กับบัญชี Gmail ของคุณ .
