Dropbox är ett otroligt användbart verktyg för att hålla alla dina filer synkroniserade mellan dina datorer och molnet. Här ska vi titta på hur du kan hålla hela ditt team på samma sida med Dropbox delade mappar.
Skapa en delad mapp
Det är enkelt att ställa in en delad mapp i Dropbox. Lägg till de filer du vill dela till en mapp i Dropbox på din dator, högerklicka sedan i mappen, välj Dropbox och välj sedan Dela den här mappen .
Alternativt kan du logga in på ditt Dropbox-konto online, klicka på rullgardinsmenyn bredvid den mapp du vill dela och klicka på Dela den här mappen .
Ange nu e-postadresserna till de personer du vill dela mappen med och ange eventuellt ett meddelande som förklarar varför du delar mappen.
Personerna du bjuder in får ett e-postmeddelande där de uppmanas att visa och gå med i den delade mappen. Om de inte har registrerat sig för Dropbox kan de registrera sig direkt; annars kan de helt enkelt logga in på sitt Dropbox-konto och börja lägga till eller redigera filer.
Delade mappar har en något annan ikon i din Dropbox. Observera att den delade mappen till vänster har en ikon med två personer, medan mappen till höger som inte delas visar förhandsvisningar av innehållet.
Se historiken för din delade mapp
När dina medarbetare med dina delade mappar lägger till eller ändrar filer ser du ett meddelande om verktygstips som berättar vad som har ändrats.
Du kan också se ändringarna online. Logga in på ditt Dropbox-konto i din webbläsare och välj fliken Händelser. Detta visar alla ändringar i din Dropbox, men du kan bara se ändringarna i din delade mapp genom att välja dess namn i vänster sidofält.
Nu kan du se alla senaste ändringar i din mapp och kan också se vem som har lagt till eller tagit bort varje fil.
Längst ner på sidan kan du till och med lägga till en kommentar som alla medarbetare kommer att se.
Om någon har tagit bort en fil du fortfarande behöver kan du återställa den genom att klicka på dess länk i den här onlinehistoriken. Eller så kan du visa alla raderade filer genom att högerklicka i din Dropbox-mapp i Utforskaren. Välj Dropbox och klicka sedan på Visa borttagna filer .
Få avisering när en ändring görs
Du står inte alltid framför din dator; du har trots allt ett liv bortom dina projekt (åtminstone förhoppningsvis). Om du verkligen vill hålla kontakten med vad som händer med ditt projekt kan du enkelt göra det oavsett var du är.
Din delade Dropbox-mapphistoriksida erbjuder ett RSS-flöde med alla ändringar i mappen. Klicka på Prenumerera på det här flödet hyperlänk.
Klicka nu på "Kopiera till Urklipp" i popup-fönstret som öppnas så att du kan använda detta RSS-flöde.
Du kan prenumerera på RSS-flöden via många webbläsare, e-postklienter, dedikerade feed-läsare och mer. I Firefox, Internet Explorer 7/8 eller Opera kan du klistra in flödesadressen i adressfältet och prenumerera på flödet direkt i din webbläsare.
Att prenumerera på flödet i en stationär applikation hjälper dig dock inte mycket när du är borta från din dator. Ett bra alternativ är att prenumerera på den populära Google Reader. Sedan kan du kontrollera ditt flöde från vilken webbläsare som helst, på vilken dator eller mobil enhet som helst.
Logga in på Google Reader för att lägga till ditt Dropbox-flöde i Google Reader ( länk nedan ), klick Lägg till en prenumeration längst upp till vänster klistrar du in ditt RSS-flöde från Dropbox och klickar på Lägg till.
Nu kan du se alla ändringar av filer eller mappar i Google Reader.
Du kan till och med lägga till ditt flöde på din iGoogle-hemsida. Klicka på Lägg till det nu till höger på framsidan av Google Reader för att lägga till dina flöden till iGoogle.
Nu kan du se uppdateringar på dina filer från din hemsida. Om du använder en annan dator loggar du bara in på ditt Google-konto för att se vad som händer.
Du kan också komma åt dina Google Reader-flöden från många program och appar för de flesta smarta smartphones inklusive iPhone, Windows Phone och Blackberry.
Få en Tweet eller text när ändringar görs
Om du är en hyperuppkopplad person är chansen att du skickar och tar emot tweets när du är på språng. I så fall kan det här vara det bästa sättet för dig att få ett meddelande när ändringar görs i din delade Dropbox-mapp. För att göra detta, skapa först ett nytt Twitter-konto för att publicera dina ändringar genom. Om du inte vill att hela världen ska se dina uppdateringar klickar du på Inställningar och ställer in ditt nya Twitter-konto på Privat.
När det nya kontot har skapats följer du det med ditt vanliga Twitter-konto så att du ser uppdateringar.
Låt oss nu publicera vårt Dropbox RSS-flöde på Twitter. Skapa ett konto med Twitterfeed ( länk nedan ).
När ditt konto har konfigurerats lägger du till ditt flöde i det. Namnge ditt flöde och ange din Feed-adress från Dropbox. Klicka på Avancerade inställningar för att få ditt flöde att fungera precis som du vill.
I Avancerade inställningar ändrar du frekvensen till "Var 30: e minut" så att du är uppdaterad om ändringar så snabbt som möjligt. Du kan också ändra andra inställningar om du vill.
Klicka på "Fortsätt till steg 2" och klicka sedan på Twitter under tillgängliga tjänster för att lägga till ditt konto.
Se till att du är inloggad på ditt nya Twitter-konto och klicka sedan på Autentisera Twitter.
Tillåt ansökan.
Nu äntligen klickar du på Skapa tjänst.
När en ändring görs får du en tweet via ditt nya Twitter-konto. Och eftersom du kan ta emot tweets via textmeddelanden eller många mobilapplikationer kommer du aldrig vara väldigt långt borta från dina Dropbox-ändringar!
Slutsats
Delade Dropbox-mappar är ett utmärkt sätt att hålla hela teamet ihop med samma filer i ett projekt. Och med dessa praktiska knep kan du hålla koll på dina delade filer var du än är! Det finns många häftiga saker du kan göra med Dropbox, se till att kolla in våra inlägg när du lägger till Dropbox till Start-menyn i Windows 7 , Åtkomst till Dropbox-filer från Chrome och Synkronisera din Pidgin-profil över flera datorer .
Länkar
