Hvis du er Outlook.com-bruker, kan det hende du er interessert i å vite at å sette opp regler for å administrere innkommende og utgående e-post kan gjøre livet ditt mye enklere.
Hva er regler?
I sin enkleste form er Outlook-regler handlinger som e-postkontoen din automatisk utfører basert på retningslinjene du har spesifisert. Det er to hovedkategorier av regler du kan lage. Dette er organisasjonsregler og varslingsbaserte regler. Disse reglene vil ikke ha tilbakevirkende kraft, noe som betyr at de bare gjelder uleste meldinger.
- Organiser e-postene dine - Disse reglene fokuserer på arkivering og organisering av meldinger basert på avsendere, emneord og mapper i Outlook-kontoen din. Disse er nyttige for å plassere e-post i relevante mapper eller kategorier.
- Hold deg oppdatert - Disse reglene vil sende deg varsler basert på dine innkommende meldinger. Disse er nyttige hvis du vil motta varsler om nye e-poster til mobilenhetene dine.
Opprette nye regler i Outlook.com
Når du er logget inn på e-postkontoen til Outlook.com, klikker du på “Innstillinger” -knappen og deretter på “Administrer regler” for å opprette en ny regel.
Klikk nå på "Ny" -knappen for å opprette din første regel. Som du kan se, er det to hoveddeler. Til venstre vil du tilordne en betingelse eller flere betingelser for å identifisere e-postadressene som den nye regelen din gjelder for. På høyre side er hvor du vil definere hvilken handling Outlook vil ta med e-postene dine.
For dette eksemplet velger vi to av de ni betingelsene som e-postmeldingen må oppfylle, samt to av de åtte handlingene.
BETINGELSER HANDLINGER
Vi klikker først på betingelseskoblingen for å legge til en ny betingelse. La oss si at e-post fra "[email protected]" som har ordet "apple" i emnelinjen, skal sendes til en mappe som heter "Apple Emails" og må kategoriseres som "VIKTIG !!!"
Gjør dette ved å redigere regelen til de to delene ser ut som bildene nedenfor.
Til slutt klikker du på “Opprett regel” og lar den tre i kraft. Fra nå av blir e-post fra [email protected] som har ordet apple klassifisert som viktig og flyttet til mappen "Apple Emails".
Hvis du vil redigere noen av de tidligere opprettet reglene dine, er alt du trenger å gjøre å klikke på regelen og redigere den i vinduet som dukker opp. For å slette en regel, klikker du bare på den lille papirkurven ved siden av regelen.
Lag regler fra e-postmeldinger
“Administrer regler” -siden er ikke den eneste måten å lage regler for e-postene dine. Alternativt, hvis du vil lage en regel basert på en e-post du mottok, kan du bare finne den i innboksen din og høyreklikke på den. Velg deretter alternativet "Opprett regel".
Alternativt kan du klikke på e-postmeldingen for å åpne den og opprette en regel ved å velge alternativet fra "Utvidet meny."
Når du har gjort dette, vil du se et popup-vindu som vist nedenfor, der du kan tilpasse regelen etter behov.
Organisere reglene dine
Det er viktig å huske at Outlook.com automatisk velger reglene du definerer og implementerer dem basert på i hvilken rekkefølge de vises på listen over regler. Det er derfor det er viktig å organisere reglene etter deres rekkefølge. Bare klikk på opp- og nedpilene ved siden av reglene for å sette dem i orden etter behov.
Regelgrenser
Nå som du vet hvordan du lager og organiserer reglene dine, må du vite at det også er noen begrensninger i reglene i Outlook.com Web App. Det er en grense for hvor mange regler du kan opprette. Av en eller annen grunn tildeles du bare 64 KB for Outlook.com-reglene dine. Det er ikke noe fasitsvar på hvor mange regler du kan opprette, siden størrelsen på reglene vil variere basert på lengden på regelen og hvor mange forhold og handlinger du har definert. Når du har nådd grensen, vil Outlook.com fortelle deg at du ikke kan opprette flere regler. Dette er når du må konsolidere regler eller slette gamle regler som ikke lenger er nødvendige.
I tillegg til grensen for mengden regler du har lov til å opprette, hvis du også bruker Microsoft Outlook-skrivebordsprogrammet med regler, kan det hende du får en advarsel om at reglene dine er i konflikt med dem på skrivebordsprogrammet. Du må dobbeltsjekke for å sikre at du kan deaktivere motstridende regler eller slette dem om nødvendig.
Gratulerer, du vet nå stort sett alt du trenger å vite om å lage, manipulere og bruke regler i Microsoft Outlook Web App. Ha det gøy å administrere den digitale kommunikasjonen din enkelt på Outlook.com.
