Moderne e-mailsystemen houden uw e-mail in de cloud, zodat u het van overal kunt openen, maar zelfs ze hebben opslaglimieten. Hier is hoe u een back-up van uw Microsoft Outlook-e-mails kunt maken en herstelt als u die berichten ooit opnieuw nodig hebt.
Hoe een back-up te maken in Microsoft Outlook
Een back-up maken in Microsoft Outlook is heel eenvoudig. Back-ups worden opgeslagen in PST ( Persoonlijke opslagtafel ) bestanden, die rechtstreeks in Outlook kunnen worden geopend. Hier is hoe er een te maken.
VERWANT: Wat is het verschil tussen PST- en OST-bestanden van Outlook?
Open Microsoft Outlook op uw computer, klik op "Bestand" in het lint en selecteer vervolgens Open & AMP; Export & GT; Importeren / exporteren.
Klik op "Exporteren naar een bestand" en selecteer vervolgens de knop "Volgende".
Markeer vanuit het volgende venster "Outlook Data File" en klik op "Volgende" om door te gaan.
U kunt een individuele map selecteren, zoals "Archief", maar als u een back-up van al uw e-mails wilt maken, klikt u op de naam van uw mailbox, zorg ervoor dat "Subfolders" is gecontroleerd en klikt u vervolgens op "Volgende".
Standaard wordt uw bestand "backup.pst" genoemd en opgeslagen in de standaard Microsoft Outlook-map in het venster, maar u kunt de locatie en de bestandsnaam wijzigen.
Als u het bestand opslaat met dezelfde naam als een ander PST-bestand op die locatie, worden de e-mails opgeslagen in hetzelfde bestand. Dit is waar de sectie "Opties" voor is; Kies of u dubbele e-mails wilt vervangen, dubbele e-mails maakt of helemaal geen dubbele e-mails uitvoert. Wanneer u klaar bent, klikt u op "Finish".
Outlook maakt een PST-bestand op de locatie die u hebt opgegeven. Meta-gegevens zoals mapeigenschappen (weergaven, machtigingen en autoarchieve instellingen), berichtregels en geblokkeerde afzenderslijsten worden niet geëxporteerd.
Gebruik de back-upfunctie als een offsite back-up, om ruimte in uw IMAP-account te maken of om e-mails in een andere account of Microsoft Outlook op een ander apparaat te verplaatsen.
VERWANT: Hoe een Outlook-kalender te exporteren als een CSV-bestand
Hoe een back-up te herstellen in Microsoft Outlook
Nu u een PST-bestand hebt, moet u de gegevens in IT terug in Microsoft Outlook kunnen importeren, wat net zo eenvoudig is als het exporteren van het bestand.
Open de Outlook-applicatie op uw computer, klik op "Bestand" en selecteer vervolgens Open & AMP; Export & GT; Importeren / exporteren.
Selecteer vervolgens "Importeren vanuit een ander programma of bestand" en klik op "Volgende".
Markeer de optie "Outlook Data File" en selecteer vervolgens "Volgende".
Kies het PST-bestand dat u wilt importeren en kiezen of u dubbele e-mails wilt vervangen, dubbele e-mails kunt maken of helemaal geen dubbele e-mails hebt geïmporteerd. Wanneer u klaar bent, klikt u op "Volgende".
Selecteer de map die u wilt importeren - of de hele mailbox, als dat is wat u hebt geëxporteerd - en kies of u de bestanden in de huidige map wilt importeren die u bent, of mappen met dezelfde naam als u exporteert.
Als u zich herstelt van een back-up of het verplaatsen van uw e-mails naar een nieuw apparaat, wilt u "items importeren in dezelfde map" en kiest u het e-mailaccount om deze in te voeren. Dit maakt dezelfde mapstructuur die u naar de PST hebt geëxporteerd. Wanneer u klaar bent, klikt u op "Finish".
Uw e-mails worden nu geïmporteerd in Microsoft Outlook. Als u e-mails van een ander account importeert, en u IMAP of MAPI gebruikt, worden de geïmporteerde berichten gesynchroniseerd met de e-mailserver en u kunt ze toegang krijgen van andere apparaten. Afhankelijk van het volume van e-mails, duurt het misschien een tijdje voor de synchronisatie om te voltooien.
Vergeet niet dat meta-gegevens zoals mapeigenschappen (weergaven, machtigingen en autoarchieve instellingen), berichtregels en geblokkeerde afzenderslijsten niet naar de PST worden geëxporteerd, zodat ze ook niet worden geïmporteerd en u zult ze moeten recreëren.
