Microsoft OneNote 2016 è un ottimo strumento gratuito per prendere appunti, non solo per te stesso, ma anche se desideri collaborare su note e progetti con altri, come colleghi o familiari. Ti mostreremo alcuni modi diversi per condividere i tuoi blocchi appunti di OneNote.
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Per condividere le tue note e taccuini in OneNote 2016 con altri, assicurati che il tuo il blocco appunti è sincronizzato con il tuo account OneDrive online , in modo che altri possano accedervi. Questo lo sincronizzerà con Internet, ma non lo renderà automaticamente disponibile per gli altri. Per farlo, devi condividerlo manualmente con altri in modo che possano visualizzarlo e, se lo desideri, modificarlo.
Per accedere ai vari strumenti per la condivisione di note e taccuini in OneNote 2016, fare clic sulla scheda "File".
Nella schermata del backstage, fai clic su "Condividi" nell'elenco di elementi a sinistra.
Come condividere un blocco note con qualcuno tramite e-mail
È possibile invitare le persone a visualizzare o modificare il blocco appunti inviando loro un'e-mail utilizzando l'opzione Condividi con persone nella schermata Condividi blocco appunti. Solo le persone che inviti specificamente potranno accedere al tuo blocco note. L'opzione Condividi con persone è l'impostazione predefinita, quindi viene selezionata automaticamente nella schermata Condividi blocco appunti.
Immettere un nome o un indirizzo e-mail nella casella "Digita nomi o indirizzi e-mail". Se inserisci un nome presente nella tua rubrica di Outlook, ti verranno richiesti i contatti che corrispondono al nome o all'indirizzo email che hai iniziato a digitare, in modo da poter scegliere facilmente la persona che desideri. Puoi anche fare clic sul pulsante "Cerca contatti nella Rubrica" a destra della casella Digita nomi o indirizzi email. Per condividere il tuo blocco note con più persone, inserisci un punto e virgola tra ogni indirizzo e-mail.
Quando condividi un taccuino con altri, puoi scegliere di consentire loro di visualizzare il taccuino o anche di modificare il taccuino. Per specificare se possono modificare il blocco appunti, selezionare "Può modificare" o "Può visualizzare" dall'elenco a discesa a destra della casella Nomi o indirizzi e-mail.
Se desideri includere un messaggio per i destinatari dell'e-mail, inserisci una nota nella casella sotto l'indirizzo e-mail.
Fare clic su "Condividi" per inviare un collegamento alle persone con cui si è scelto di condividere il blocco appunti.
La persona con cui hai condiviso il blocco appunti viene aggiunta all'elenco Condiviso con nella parte inferiore dello schermo.
Se decidi di revocare l'accesso a qualcuno con cui hai condiviso un blocco note, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla persona nell'elenco Condiviso con e seleziona "Rimuovi utente" dal menu a comparsa. Puoi anche modificare l'autorizzazione per quella persona in questo menu.
Le persone a cui hai inviato gli inviti riceveranno un'e-mail contenente un pulsante "Visualizza in OneDrive".
Quando fanno clic sul pulsante Visualizza in OneDrive nel messaggio di posta elettronica, il blocco appunti si apre in OneNote Online, dove possono visualizzare e modificare, a seconda dell'autorizzazione impostata per loro.
Se consenti alle persone con cui hai condiviso il tuo blocco appunti di modificarlo, il pulsante "Modifica nel browser" è disponibile in OneNote Online.
Come condividere un blocco note utilizzando un collegamento
La condivisione di un blocco appunti di OneNote tramite un collegamento è simile alla condivisione con le persone tramite posta elettronica. La differenza principale è che quando si condivide un blocco appunti con persone tramite posta elettronica e quindi si decide di revocare l'accesso al blocco appunti, è necessario rimuovere ciascun utente separatamente, come discusso nella sezione precedente. Tuttavia, la condivisione di un blocco appunti utilizzando un collegamento consente di revocare l'accesso a tutti coloro che hanno condiviso il blocco appunti con un clic.
Per ottenere un collegamento di condivisione, accedere alla schermata Condividi blocco appunti come discusso all'inizio dell'articolo. Fai clic su "Ottieni un collegamento di condivisione" in Condividi.
Per ottenere un collegamento di condivisione che consenta agli utenti di visualizzare il blocco appunti, ma non di modificarlo, fare clic su "Crea collegamento" a destra di "Visualizza collegamento".
Un collegamento viene visualizzato in una casella sotto Visualizza collegamento. Seleziona il testo del collegamento e premi Ctrl + C sulla tastiera per copiarlo.
È possibile inviare tramite posta elettronica il collegamento alle persone con cui si desidera condividere il blocco appunti. Puoi anche condividere il collegamento con altri utilizzando i social media, il software di messaggistica istantanea, il software di collaborazione, pubblicando il collegamento su un sito Web o qualsiasi altro metodo funzioni per te.
Quando fanno clic sul collegamento nel messaggio di posta elettronica, il blocco appunti si apre in OneNote Online, proprio come quando abbiamo utilizzato l'opzione Condividi con persone nella sezione precedente. Si noti che poiché abbiamo condiviso il blocco appunti con un collegamento Visualizza, non è presente alcun pulsante Modifica nel browser e il blocco appunti non può essere modificato.
Se desideri collaborare a un taccuino con qualcuno e consentire loro di apportare modifiche al taccuino, fai clic sul pulsante "Crea collegamento" a destra di "Modifica collegamento".
Proprio come con Visualizza collegamento, riceverai un collegamento che puoi copiare e inviare a qualcuno.
Per revocare l'accesso al blocco appunti, è sufficiente fare clic sul pulsante "Disabilita collegamento" accanto al tipo di collegamento che si desidera interrompere la condivisione. Chiunque abbia quel collegamento non potrà accedere al taccuino.
Come condividere un blocco note in formato PDF
RELAZIONATO: Come esportare le note di OneNote 2016 in diversi formati di file
In entrambi i casi precedenti, le persone con cui condividi il taccuino hanno accesso all'intero taccuino. Forse vuoi condividere solo una determinata sezione o solo alcune delle note nel taccuino. Puoi creare un file PDF contenente note, sezioni o l'intero blocco note e invia il file a chiunque desideri condividere il blocco note. Fare clic sul collegamento per istruzioni sull'esportazione di una nota in formato PDF.
Come condividere un blocco note con una riunione
Non devi più prendere appunti da solo durante le riunioni. È possibile condividere un blocco appunti di OneNote con gli altri partecipanti alla riunione e fare in modo che anche loro prendano appunti. In questo modo, puoi essere certo di non perdere un punto di azione importante o una decisione chiave presa durante la riunione.
Se si partecipa a una riunione in linea in Skype o Lync pianificata utilizzando Outlook, è possibile condividere un blocco appunti con gli altri partecipanti alla riunione utilizzando l'opzione Condividi con riunione nella schermata Condividi blocco appunti. Dopo aver fatto clic sul pulsante "Condividi con riunione" e selezionato la riunione a cui si sta partecipando, viene inviato un collegamento al blocco appunti a tutti i partecipanti alla riunione. Possono accedere al taccuino e tutti possono aggiungere al taccuino allo stesso tempo.
È inoltre possibile utilizzare uno dei metodi descritti nelle sezioni precedenti per condividere un blocco appunti di OneNote con altri in una riunione.
Come spostare un blocco appunti condiviso
Se hai condiviso un taccuino e ora devi spostare quel taccuino in una posizione diversa, puoi spostare il taccuino, ma non è facile come selezionare una nuova posizione. Dovrai avvisare tutti gli utenti con cui hai condiviso il taccuino e seguirli questo processo per spostare effettivamente il notebook in una nuova posizione.
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OneNote è un ottimo programma per raccogliere informazioni, scambiare idee, condividere note con amici o colleghi e per accedere a note e documenti su quasi tutti i dispositivi. Se utilizzi Evernote e desideri passare a OneNote a causa del piano gratuito più limitato o piani a pagamento più costosi , Microsoft ora fornisce uno strumento gratuito per facilmente migrazione da Evernote a OneNote .
