माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज के साथ अपने ईमेल लेखन उत्पादकता को बढ़ावा दें

Microsoft Word का मेल मर्ज एक उत्कृष्ट उत्पादकता उपकरण है। यह जानने के लिए कि वैयक्तिकृत विषय रेखाएँ और अटैचमेंट कैसे बनाए जाते हैं, जब वर्ड का मेल बेसिक फीचर को मर्ज नहीं करता है, तो जब आप बल्क में ईमेल लिखना चाहते हैं तो यह एक जीवन रक्षक हो सकता है।

आज के लेख में, आप सीखेंगे कि Word के 2010 मेल मर्ज विज़ार्ड का उपयोग कैसे करें, व्यक्तिगत ईमेल विषय लिखें और अपने प्रत्येक ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए अलग-अलग अनुलग्नक सेटअप करें।

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वितरण सूची बनाना

वर्ड का मेल मर्ज हमें आउटलुक कॉन्टैक्ट्स, एक्सेल या एक्सेस डेटा स्रोतों या वर्ड डेटा फाइलों से ईमेल पतों को आयात करने की अनुमति देकर मैन्युअल रूप से प्रत्येक प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को दर्ज करने के थकाऊ कार्य से बचाता है।

आउटलुक का संपर्क तीनों में सबसे अच्छा विकल्प है, और यदि आपने इसका उपयोग नहीं किया है, तो अब अपनी आउटलुक एड्रेस बुक को अपडेट करने का एक अच्छा समय होगा, और हम आपको दिखाएंगे कि ऐसा कैसे करें। आप अगले अनुभाग को छोड़ सकते हैं और अपना मेल मर्ज लिखना शुरू करें , यदि आप पहले से ही जानते हैं कि आउटलुक संपर्क को कैसे सेटअप किया जाए, अन्यथा अगले दो खंड आपको अपनी वेब आधारित संपर्क सूची को आयात करके अपने आउटलुक संपर्क को सेटअप करने के बारे में कुछ मूल बातें देंगे।

अपना मेल प्रोफ़ाइल सेट करें

आउटलुक संपर्क स्थापित करना एक मेल प्रोफ़ाइल बनाने के साथ शुरू होता है जो आपके खाते के ईमेल पते, पासवर्ड, सर्वर की जानकारी और अन्य डेटा जैसे ईमेल संदेश और पते को संग्रहीत करता है।

आप कुछ प्रोफ़ाइल बना सकते हैं, प्रत्येक विशिष्ट ईमेल खाते के अनुरूप होगी।

एक उचित प्रोफ़ाइल नाम आपको उस ईमेल खाते की पहचान करने देता है जिसे आप अपने मेल प्रोफ़ाइल के साथ जोड़ते हैं।

आपके पास अपने ईमेल पते का उपयोग करके अपने मेल प्रोफ़ाइल को कॉन्फ़िगर करने का विकल्प है जो आपको अपने आईएसपी से प्राप्त हुआ है, या तीसरे विकल्प का चयन करके अपना खुद का ईमेल खाता है।

एक ईमेल प्रदाता का उपयोग करने के लिए "इंटरनेट ई-मेल" चुनें, जो पीओपी सेवा प्रदान करता है - उदाहरण के लिए, जीमेल।

प्रत्येक इंटरनेट ईमेल प्रदाता के पास अलग-अलग पीओपी कॉन्फ़िगरेशन होते हैं, अपने पीओपी सेटअप को जानने के लिए अपने उपयोगकर्ता मैनुअल को पढ़ना सुनिश्चित करें।

बधाई हो! यदि आप इस स्क्रीन को देखते हैं, तो आपने अपनी मेल प्रोफ़ाइल को सफलतापूर्वक सेटअप किया है। अब, हम अपने आउटलुक के संपर्क फ़ोल्डर को सेटअप करने के लिए तैयार हैं।

आपका संपर्क फ़ोल्डर आबाद करना

आप अपनी वितरण सूची को आउटलुक में मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं, या अन्य वेब आधारित पता पुस्तिकाओं का आयात कर सकते हैं - जैसे जीमेल, याहू या हॉटमेल एड्रेस बुक। अधिकांश वेब आधारित ईमेल प्रदाता हमें अपनी पता पुस्तिका को एक आउटलुक-संगत डेटा स्रोत में निर्यात करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल हमें अपने संपर्कों को एक आउटलुक-संगत सीएसवी फ़ाइल में निर्यात करने का विकल्प देता है।

आउटलुक आयात फ़ंक्शन विभिन्न प्रकार की फ़ाइल प्रकारों का समर्थन करता है: सीएसवी, वीकार्ड, आरएसएस, आईकैलेंडर, और कई और अधिक, यह आपकी मेल मर्ज वितरण सूची बनाने के लिए एक महान उपकरण बनाता है।

CSV फ़ाइल Outlook में "अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल" श्रेणी के अंतर्गत आती है।

एसीटी फाइल, डॉस सीएसवी, लोटस, एक्सेस 97-2003, पीएसटी फाइलें, कुछ प्रोग्राम फाइलें हैं जो आउटलुक का समर्थन करता है - हमारे लिए, हमने कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (विंडोज) फ़ाइल प्रकार को चुना।

अब, CSV फ़ाइल का पता लगाएं जिसे हमने अभी जीमेल एड्रेस बुक से निर्यात किया है।

इन सभी फ़ोल्डरों में से, संपर्क फ़ोल्डर हमारे मेल मर्ज उद्देश्य के लिए सबसे अच्छा विकल्प है।

आपके द्वारा आयात किए जा रहे ईमेल पतों की संख्या के आधार पर आउटलुक को आपके संपर्क को आयात करने के लिए कुछ मिनटों की आवश्यकता होती है।

मेल मर्ज के लिए, Outlook ने आपके सभी संपर्कों को आयात करने के बाद, इस संपर्क फ़ोल्डर का उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए।

मेल मर्ज विज़ार्ड

एक रिक्त दस्तावेज़ से शुरू करें और हमारे मेल मर्ज को शुरू करने के लिए "मेलिंग" रिबन खोलें।

जादूगर शुरुआती मेल मर्ज अभ्यास पर आरंभ करने के लिए सबसे अच्छा तरीका है।

संदेश प्राप्तकर्ता का चयन करना

विज़ार्ड हमें अपने मेल मर्ज के लिए दस्तावेज़ प्रकार चुनने के लिए कहेगा, ई-मेल संदेश आज के मेल मर्ज अभ्यास के लिए उपयुक्त दस्तावेज़ प्रकार है।

हम एक रिक्त दस्तावेज़, एक टेम्पलेट, या एक मौजूदा दस्तावेज़ से अपना ईमेल संदेश लिखना शुरू कर सकते हैं।

चरण 3 में अपनी मेल मर्ज वितरण सूची के रूप में अपना Outlook संपर्क फ़ोल्डर चुनें।

हमारे पास किसी भी मेल प्रोफ़ाइल का उपयोग करने का विकल्प है जिसे हम अपने सिस्टम में सेटअप करते हैं।

यदि Outlook आपके Gmail पते को सफलतापूर्वक आयात कर लेता है तो आपकी संपर्क गणना शून्य से अधिक होनी चाहिए।

उन लोगों को चुनें जिन्हें आप अपने ईमेल वितरण में शामिल करना चाहते हैं उपयुक्त चेक बॉक्स को टिक कर।

ईमेल संदेश रचना

अपना ईमेल संदेश लिखना शुरू करें और उन मर्ज फ़ील्ड्स को सम्मिलित करें जहाँ आप वैयक्तिकृत संदेश रखना चाहते हैं - जैसे शीर्षक या अंतिम नाम आपके दस्तावेज़ में उपयुक्त स्थान पर।

प्रत्येक मर्ज फ़ील्ड को एक डबल शेवरॉन के अंदर संलग्न किया जाएगा; मेल मर्ज विज़ार्ड पूर्ण करने पर उन्हें आपकी संपर्क कार्ड जानकारी के साथ प्रतिस्थापित किया जाएगा।

"अगला: अपने ई-मेल संदेशों का पूर्वावलोकन करें" लिंक पर क्लिक करके यह देखने के लिए कि कैसे मर्ज फ़ील्ड को संसाधित करता है, अपने ईमेल संदेश का पूर्वावलोकन करें।

यदि आप पूर्वावलोकन से खुश हैं, तो "अगला: मर्ज को पूरा करें" लिंक पर क्लिक करें, और वर्ड एक सामान्य विषय पंक्ति के साथ आपके सभी प्राप्तकर्ताओं को मर्ज किए गए ईमेल भेज देगा।

आपकी विषय पंक्ति को निजीकृत करना

विज़ार्ड इन चरणों में मेल मर्ज प्रक्रिया को तोड़ता है: सही दस्तावेज़ प्रकार और टेम्पलेट चुनना, वितरण सूची बनाना, मेल मर्ज पूर्वावलोकन का मूल्यांकन करना और अपने सभी प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजना।

इस बिंदु पर, आप दो सामान्य ईमेल लेखन गतिविधियों को नोटिस कर सकते हैं, जो विज़ार्ड का समर्थन नहीं करता है, व्यक्तिगत विषय रेखाएं लिखना और विभिन्न अनुलग्नक सेट करना। हमें मेल मर्ज करने के लिए मैक्रो का उपयोग करना होगा, अधिमानतः विज़ार्ड पूरा करने से पहले।

अपने पत्र को खोलने के साथ, "Alt + F11" दबाएं और मैकबुक संपादक को खोलने के लिए अपनी कामकाजी वर्ड विंडो में "ThisDocument" पर डबल क्लिक करें।

इस मैक्रो कोड को पेस्ट करें, जो एक विशेषज्ञ मैक्रो कोडर द्वारा लिखा गया है hutchinsfairy , रिक्त फलक में और इसे सहेजें।

आवेदन के साथ मंद विचलन wdapp
मंद EMAIL_SUBJECT स्ट्रिंग के रूप में
मंद FIRST_RECORD बूलियन के रूप में

निजी उप Document_Open ()

Wdapp = अनुप्रयोग सेट करें
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

अंत उप

निजी उप Document_Close ()

Wdapp सेट करें = कुछ भी नहीं

अंत उप

निजी उप wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (दस्तावेज़ के रूप में बायल डॉक्टर, असूल के रूप में रद्द करें)
डिम आई अस इंटेगर

ActiveDocument.MailMerge के साथ

अगर FIRST_RECORD = फिर सत्य
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = गलत
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
अगर अंत

i = .डाटासोर्स.डाटाफैड्स.काउंट

जबकि मैं> 0
.MailSubject = प्रतिस्थापित करें (.MailSubject, "<" & .DataSource.DataFata (i) .Name & ">", .DataSource.DataFields (i) .Value, vbTextCompare)।
i = i - 1
लूप

के साथ समाप्त करना

अंत उप

निजी उप wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord Long, ByVal EndRecord Long, Cancel As Boolean)

FIRST_RECORD = सत्य

अंत उप

निजी उप wdapp_MailMergeAfterMerge (दस्तावेज़ के रूप में बायल डॉक्टर, के रूप में बायल डॉक्टर)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

अंत उप