אין הרבה שימוש ב- Outlook אם אין לך אנשי קשר. בטח, אתה יכול להזין כתובות דוא"ל תוך כדי תנועה, אבל זה גוזל זמן ומועד לטעויות. עדיף שאנשי הקשר שלך כבר יהיו ב- Outlook, כך שתוכל להעביר הודעה מהירה בכמה לחיצות בלבד.
במאמר שפורסם לאחרונה דנו כיצד להתחיל להשתמש ב- Outlook , והיום אנו רוצים להרחיב זאת גם לעבודה עם אנשי קשר. אנשי הקשר שלך יהיו מרכז חוויית Outlook שלך, אלה שאיתם אתה מתכתב ואופן השימוש שלך ביישום.
כפי שניתן לצפות, אתה יכול לנהל הרבה אנשי קשר עם Outlook, והגדרת פנקס כתובות לפני שתתחיל להשתמש בו הגיונית מאוד.
יצירת פנקס כתובות
כדי להתחיל לנהל את אנשי הקשר שלך, הדבר הראשון שאתה רוצה לעשות הוא לפתוח את מצב האנשים כך שתוכל לרדת לעבודה. יש לא מעט דרכים להוסיף אנשי קשר לפנקס הכתובות שלך. בהתחלה, סביר להניח שתעשה זאת ייבא את פנקס הכתובות שלך ממקור אחר כמו דואר האינטרנט שלך או תוכנית דואר אלקטרוני אחרת .
שימו לב, לכל חשבון דוא"ל שיש לכם, יהיה לכם פנקס כתובות. במצב מסוים זה, יש לנו פנקס כתובות מקומי עבור קובץ הנתונים המקומי של Outlook, ויש לנו עוד אחד המשויך לחשבון הדוא"ל שלנו.
בכל מקרה, בואו נכסה את היסודות כך שאם אין לכם פנקס כתובות לייבוא, תוכלו להתחיל להוסיף אנשי קשר באופן ידני. בצילום המסך הבא אנו רואים בינתיים חלק מפנקס הכתובות החדש שלנו, שהוא ריק לחלוטין.
כדי להתחיל, פשוט לחץ על כפתור "איש קשר חדש" והוא יפתח חלון איש קשר חדש. הדבר הראשון שעשוי לקפוץ אליך הוא עד כמה הוא נראה עסוק, אך אל תפחד, אם תסתכל מעבר לתכונות הרבות ברצועת הכלים, תראה שמדובר בטופס סטנדרטי למדי של אנשי קשר.
בואו נגזור למרדף ואז ניצור קשר ל- How-To Geek על ידי מילוי הערכים המתאימים. אתה יכול גם להוסיף תמונה, שהיא מיותרת, אך עדיין נגיעה יפה לפנקס הכתובות התפל והמשעמם.
לאחר שתסיים להזין את איש הקשר או את אנשי הקשר שלך, תרצה ללחוץ על "שמור וסגור" או שתוכל ללחוץ על "שמור וחדש" כדי ליצור איש קשר נוסף. בוא נעשה את זה. יש לנו בחירה בין יצירת איש קשר חדש לחלוטין או איש קשר חדש עבור אותה חברה.
במקרה זה, אנו נבחר באחרון כדי לחסוך זמן בהקלדה, ולאחר מכן נלחץ על "שמור וסגור" כדי לחשוף את ערכי פנקס הכתובות החדשים שלנו.
לא נורא, יש לנו כבר שני אנשי קשר שאנו יכולים לשלוח אליהם דוא"ל, אבל בן אדם, זה לוקח זמן רב. זה יהיה הרבה יותר קל אם נוכל להעביר מידע ליצירת קשר ממקור אחר ל- Outlook.
אם אתה משתמש בשירות דואר אינטרנט או אחר, קרוב לוודאי שאנשי הקשר שלך נמצאים שם ויהיה צורך לייבא אותם ל- Outlook. אם אתה רוצה להזין כל איש קשר אחד אחד, אתה בהחלט מוזמן לעשות זאת, אך אנו ממליצים לייבא את רשימת אנשי הקשר הראשית שלך, בין אם זה מ- Thunderbird או מ- Gmail או משירות דוא"ל אחר.
ייבוא וייצוא רשומות אנשי קשר
לא משנה אם אתה משתמש ב- Gmail או ב- Yahoo Mail !, או שיש לך חשבון דוא"ל משנת 1997 ששמרת וקיימת בזהירות, אנשי קשר וכל זה, בהכרח ייתכן שתצטרך להכניס אנשי קשר לאנשי הקשר שלך ב- Outlook בהמוניהם.
לשם כך תוכל לייצא אנשי קשר ממקור אחר ואז לייבא אותם ל- Outlook. בדרך כלל זה מושג בקלות על ידי פשוט גישה להגדרות או לאפשרויות מחשבון הדואר האלקטרוני או מהלקוח שלך ואז בחירת אפשרות אנשי הקשר לייצא.
בדרך כלל, כל שעליך לעשות הוא לייבא אותם ל- Outlook. זהו תהליך פשוט למדי, והוא יהיה דומה ברוב יישומי הדוא"ל. אנו ממליצים לך קרא את המאמר שלנו, המסביר כיצד לייצא ולייבא אנשי קשר ל- Outlook , ולהיפך.
vCard? מה זה vCard?
אולי שמעת vCards (קובץ כרטיסים וירטואליים או .VCF), אולי אפילו קיבלת אחד או השתמש בכרטיס. כרטיסי vCard הם פורמט כרטיסי ביקור אלקטרוניים סטנדרטיים שתוכלו להחליף עם אחרים, כגון באמצעות חתימת דוא"ל או קבצים מצורפים.
בלי קשר, ישנן מספר דרכים בהן אתה יכול לטפל ב- vCards ב- Outlook. התרחיש הסביר ביותר הוא היכן שתצטרך לייבא איש קשר ממנו או לייצא אותו ל- vCard. ל- How-To Geek יש תיאור מלא של תהליך זה , אשר יביא אותך במהירות למהירות זו.
לפעמים, ייתכן שיש לך כרטיסי vC רבים המאוחסנים בקובץ vCard יחיד. אם תנסה להמיר את הקובץ הזה, יובא רק ה- vCard הראשון בקובץ. על מנת להתגבר על מגבלה זו, ראשית עליך להמיר לקובץ .CSV ואז לייבא אותו ל- Outlook. אנו ממליצים לך לקרוא מאמר זה לתיאור מלא של אותו תהליך.
לבסוף, אתה יכול לייצא את כל אנשי הקשר שלך לכרטיסי vCard בודדים או ל- vCard יחיד יחיד, כמתואר בפסקה הקודמת. שוב פעם, יש לנו הדרכה קטנה ונהדרת כיצד לעשות זאת , אז עם זה אתה אמור להיות מהיר כיצד להשיג לך כרטיסי vC אל מחוץ ל- Outlook בקלות יחסית.
צור ונהל קבוצות אנשי קשר
בואו נדון בקבוצות כעת היות והיכולת להעביר במהירות הודעה לקבוצת נשמות נבחרת מבטיחה שלא תשכחו לכלול אף אחד וחוסכת מכם להקליד כל שם בשדה To:.
כדי להקים קבוצת אנשי קשר, לחץ על "קבוצת אנשי קשר חדשה" ברצועת הכלים.
לאחר הפתיחה, יהיה עליך להחליט תחילה איך תרצה לקרוא לקבוצה שלך (כאן אנו קוראים לנו "CES 2015") ולאחר מכן לחץ על "הוסף חברים" ובחר "מאנשי קשר של Outlook". אתה יכול גם ליצור איש קשר חדש בזמן, או לבחור פנקס כתובות אחר, למשל אם ברצונך לכלול אנשים מהספרייה של החברה שלך.
מהרשימה אנו בוחרים את חברי הקבוצה שלנו. זכור, אתה יכול לבחור חברים על ידי לחיצה על "CTRL" ולחיצה ימנית על כל חבר. בלי קשר, בכל פעם שתרצה להוסיף חברים חדשים, בחר את השם או השמות ולחץ על הלחצן "חברים ->" שיוסיף אותם לקבוצה.
כשתסיים, לחץ על "אישור".
תוחזר למסך ניהול הקבוצה, שם תוכל לבדוק את חברי הקבוצה החדשה שלך ולבצע שינויים אחרים. לדוגמה, תוכל להעביר את הקבוצה כאיש קשר של Vcard או Outlook, להוסיף הערות על הקבוצה, לשלוח דוא"ל לכל הקבוצה או ליצור פגישה עם אותם חברי הקבוצה בלבד.
במקרה שלנו, אנחנו פשוט נלחץ על "שמור וסגור" כדי ליצור את הקבוצה באופן רשמי ולחזור לחלון הראשי של Outlook. אנו רואים כעת את הקבוצה החדשה שלנו ברשימת אנשי הקשר שלנו, המסומנת בסמל הקבוצה. מימין, אתה יכול לראות את חבר הקבוצה ויש סמלים שאפשר לבצע בהם פעולות. בדוגמה זו, רק סמל הדואר האלקטרוני זמין, כמו גם כפתור "ערוך".
עליכם לשים לב שהדרך המהירה ביותר לשלוח קבוצה בדוא"ל היא פשוט להקליד את שמה בשדה To:, כך שבמקרה זה נוכל להקליד "CES 2015" ו- Outlook יידע לשלוח את ההודעה לכל מי שבקבוצה זו. .
אפשרויות אנשים
אם תלחץ על "קובץ -> אפשרויות", תוכל להגדיר את Outlook במספר דרכים בכמה קטגוריות שונות.
הנה אפשרויות האנשים שלך. בניגוד לקטגוריות אחרות באפשרויות Outlook, אפשרויות האנשים מעטות ודי קלות לסדרן.
האפשרויות שתמצא כאן יאפשרו לך להחליט כיצד שמות מוגשות, האם להציג אינדקס נוסף ולהציג סטטוסים ותצלומים מקוונים.
ניהול אנשי הקשר של Outlook הוא פשוט למדי, אך כפי שראיתם, תוכלו לעשות להם הרבה יותר כדי לשמור עליהם כהלכה. זה אכן משאיל הרבה יותר כדי לסכם את חוויית Outlook שלך אם יש לך מידע רב יותר באנשי הקשר שלך מאשר רק שם וכתובת דוא"ל.
עם זאת, אם אתה עדיין חלק מהשימוש במשהו כמו Gmail כספק הדוא"ל העיקרי שלך, אתה עדיין יכול להשתמש ב- Outlook כדי לעזור לך לנהל את אנשי הקשר שלך, בעוד שמירה על סנכרונם עם חשבון ה- Gmail שלך .
