Las máquinas de fax siguen circulando por las oficinas de todo el mundo. Las agencias gubernamentales, abogados, médicos y otras organizaciones de lento movimiento a menudo todavía requieren faxes; en el mejor de los casos, es un mal necesario.
El fax a menudo se considera más seguro que el correo electrónico, aunque en realidad no lo es. Las máquinas de fax se comunican por líneas telefónicas sin cifrado y las máquinas de fax a menudo se mantienen en áreas concurridas donde cualquier persona puede agarrar los documentos fácilmente.
Alternativas al envío de faxes
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Hay muchas alternativas al envío de faxes. Si no está limitado por las leyes o porque la persona del otro lado le exige que use el fax, pruebe una de estas alternativas:
- Documentos de correo electrónico : Sí, el humilde correo electrónico puede reemplazar muchos faxes. Probablemente esté enviando por fax un documento mecanografiado desde una computadora, así que ¿por qué molestarse en usar una máquina de fax? Adjunte el archivo a un correo electrónico o simplemente incluya el texto importante en un correo electrónico.
- Escanear y enviar por correo electrónico : Si tiene una máquina de fax que también funciona como escáner, puede usarla para escanear documentos en papel en su computadora como archivos PDF. Adjunte esos archivos PDF a un correo electrónico para enviarlos. Incluso podrías intentar usando su teléfono para escanear el documento - seguro, no será de la mejor calidad, pero hemos visto algunos faxes de muy baja calidad.
- Subir documentos: Algunas organizaciones pueden permitirle cargar estos archivos de documentos escaneados en la web en lugar de simplemente enviarlos por correo electrónico.
- Usar correo postal : El correo postal es una alternativa más lenta al envío de faxes que es peor en muchos aspectos, pero no siempre es mala. Si no tiene una máquina de fax y el documento no es urgente, generalmente puede enviar un documento a la mayoría de las organizaciones en lugar de enviarlo por fax. Seguro, tienes que lidiar con el sistema postal, pero al menos no tienes que enviar nada por fax.
Firmar documentos sin imprimirlos
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Es posible que tenga que firmar documentos y enviárselos a alguien, y una vez impresos, puede tener la tentación de enviarlos por fax. Después de todo, la alternativa sería imprimir el documento, firmarlo, escanearlo en su computadora y enviarlo por correo electrónico. En lugar de perder el tiempo haciendo esto, puede use software para aplicar su firma real a un documento en su computadora . Simplemente capture su firma una vez y se almacenará como una imagen que puede aplicar a los documentos. Puede firmar fácilmente documentos futuros sin imprimirlos.
Si tiene una tableta con lápiz óptico, puede incluso use el lápiz para firmar un documento directamente en su pantalla .
Enviar un documento por fax en línea
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Servicios de fax online le permiten enviar un documento por fax sin necesidad de una máquina de fax propia o incluso una línea telefónica. Utiliza una interfaz basada en web para cargar un documento e ingresar el número de teléfono del destinatario. El servicio en sí se encarga de todas las cosas de última milla, enviando su documento por fax a la máquina de fax remota a través de sus propias líneas telefónicas.
Si solo necesita enviar faxes en raras ocasiones, estos servicios le permitirán enviar algunas páginas aquí y allá sin gastar un centavo. Si tiene que enviar documentos por fax con más frecuencia, es posible que tenga que pagar algo, pero de todos modos tendrá que pagar por una máquina de fax y una línea telefónica.
Estos servicios implican técnicamente el envío de faxes, pero al menos no tienen ganas de usar una máquina de fax vieja y torpe y no requieren que tengas un teléfono fijo.
Reciba un fax en línea
Recibir un fax puede ser un dolor de cabeza si tienes una oficina en casa. Su máquina de fax debe estar encendida y escuchando faxes todo el tiempo. Necesita una línea exclusiva para recibir faxes, de modo que no se pierda ningún fax cuando esté hablando por teléfono. Puede intentar pedirle a las personas que le envíen un documento por fax a una hora específica cuando esté seguro de que su teléfono fijo no está atascado.
En lugar de lidiar con todas estas tonterías, pida a la gente que escanee y le envíe documentos por correo electrónico. También puede utilizar otras herramientas si no desea depender del correo electrónico; por ejemplo, puede utilizar JotForm junto con Dropbox para crear una página web donde las personas pudieran cargar archivos PDF y aparecerían en una carpeta en su Dropbox.
También puede intentar utilizar un servicio que le proporcione un número de fax exclusivo y le permita recibir faxes allí. Por lo general, cuestan dinero; después de todo, el servicio de fax tiene que pagar un número de teléfono fijo exclusivo y controlarlo por usted. eFax ofrece 10 páginas entrantes gratuitas al mes, aunque no le ofrecen páginas salientes gratuitas. HolaFax te permite enviar cinco páginas gratis, pero eso es todo. Cada servicio de fax en línea gratuito tiene una trampa como esta: la oferta gratuita existe para atraerlo, mientras que usted tiene que pagar por las funciones más importantes. El envío de faxes implica interactuar con máquinas de fax y números de teléfono fijo, y eso no es gratis. También se utiliza a menudo con fines comerciales y las empresas están dispuestas a gastar dinero en este tipo de cosas.
El último recurso: utilice una máquina de fax real sin tener una
Si no quiere lidiar con servicios en línea o correo postal y no tiene más remedio que enviar un documento ocasional como fax, todavía hay una alternativa a comprar su propia máquina de fax y usar un teléfono fijo. Probablemente puedas visitar una tienda local que ofrezca fotocopias y te permitirán pagar unos centavos para enviar un fax. Esto no es ideal si envía faxes con frecuencia, pero si tiene que enviar algo por fax una vez al año, esta puede ser una buena opción.
Por supuesto, esto todavía implica el uso de una máquina de fax. Algunas organizaciones simplemente exigen faxes y es posible que no se sienta cómodo cargando documentos extremadamente confidenciales a un servicio de fax basado en la web. No hay mucho que pueda hacer si tiene que lidiar con una organización que exige faxes.
El envío de faxes seguirá estando con nosotros por un tiempo, aunque solo sea por las regulaciones que alientan a las organizaciones legales y de atención médica a seguir usando el sistema de fax más antiguo en lugar de las alternativas modernas.
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