Wenn Sie ein Outlook.com-Benutzer sind, könnte es Sie interessieren, dass das Einrichten von Regeln zum Verwalten Ihrer eingehenden und ausgehenden E-Mails Ihr Leben erheblich vereinfachen kann.
Was sind Regeln?
In ihrer einfachsten Form sind Outlook-Regeln Aktionen, die Ihr E-Mail-Konto automatisch basierend auf den von Ihnen angegebenen Richtlinien ausführt. Es gibt zwei Hauptkategorien von Regeln, die Sie erstellen können. Dies sind Organisationsregeln und benachrichtigungsbasierte Regeln. Diese Regeln sind nicht rückwirkend, dh sie gelten nur für ungelesene Nachrichten.
- Organisieren Ihrer E-Mails - Diese Regeln konzentrieren sich auf das Ablegen und Organisieren von Nachrichten basierend auf Absendern, Betreff-Schlüsselwörtern und Ordnern in Ihrem Outlook-Konto. Diese sind hilfreich, um E-Mails in relevante Ordner oder Kategorien zu legen.
- Bleiben Sie auf dem Laufenden - Diese Regeln senden Ihnen Benachrichtigungen basierend auf Ihren eingehenden Nachrichten. Diese sind nützlich, wenn Sie Benachrichtigungen über neue E-Mails auf Ihren Mobilgeräten erhalten möchten.
Erstellen neuer Regeln in Outlook.com
Wenn Sie in Ihrem Outlook.com-E-Mail-Konto angemeldet sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" und dann auf die Option "Regeln verwalten", um eine neue Regel zu erstellen.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Neu", um Ihre erste Regel zu erstellen. Wie Sie sehen können, gibt es zwei Hauptabschnitte. Auf der linken Seite weisen Sie eine Bedingung oder mehrere Bedingungen zu, um die E-Mails zu identifizieren, für die Ihre neue Regel gilt. Auf der rechten Seite legen Sie fest, welche Aktionen Outlook mit Ihren E-Mails ausführen soll.
In diesem Beispiel wählen wir zwei der neun Bedingungen aus, die die E-Mail erfüllen muss, sowie zwei der acht Aktionen.
BEDINGUNGEN MASSNAHMEN
Wir klicken zuerst auf den Link Bedingungen, um eine zweite Bedingung hinzuzufügen. Angenommen, E-Mails von "[email protected]" mit dem Wort "apple" in der Betreffzeile sollten an einen Ordner mit dem Namen "Apple Emails" gesendet und als "WICHTIG !!!"
Bearbeiten Sie dazu Ihre Regel, bis die beiden Abschnitte wie in den folgenden Bildern aussehen.
Klicken Sie abschließend auf "Regel erstellen" und lassen Sie sie wirksam werden. Von nun an werden alle E-Mails von [email protected], in denen das Wort Apfel enthalten ist, als wichtig eingestuft und in Ihren Ordner "Apple Emails" verschoben.
Wenn Sie eine Ihrer zuvor erstellten Regeln bearbeiten möchten, müssen Sie nur auf die Regel klicken und sie im daraufhin angezeigten Fenster bearbeiten. Um eine Regel zu löschen, klicken Sie einfach auf den kleinen Papierkorb neben der Regel.
Erstellen Sie Regeln aus E-Mail-Nachrichten
Die Seite "Regeln verwalten" ist nicht die einzige Möglichkeit, Regeln für Ihre E-Mails zu erstellen. Wenn Sie eine Regel basierend auf einer E-Mail erstellen möchten, die Sie erhalten haben, suchen Sie sie einfach in Ihrem Posteingang und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie als Nächstes die Option "Regel erstellen".
Alternativ können Sie auf die E-Mail klicken, um sie zu öffnen und eine Regel zu erstellen, indem Sie die Option aus dem erweiterten Menü auswählen.
Sobald Sie dies getan haben, sehen Sie ein Popup-Fenster wie unten gezeigt, in dem Sie die Regel nach Bedarf anpassen können.
Organisieren Sie Ihre Regeln
Es ist wichtig zu beachten, dass Outlook.com die von Ihnen definierten Regeln automatisch auswählt und basierend auf der Reihenfolge implementiert, in der sie in Ihrer Regelliste angezeigt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre Regeln in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu organisieren. Klicken Sie einfach auf die Aufwärts- und Abwärtspfeile neben den Regeln, um sie nach Bedarf zu ordnen.
Regelgrenzen
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihre Regeln erstellen und organisieren, müssen Sie wissen, dass die Regeln in der Outlook.com-Webanwendung auch einige Einschränkungen aufweisen. Die Anzahl der Regeln, die Sie erstellen können, ist begrenzt. Aus irgendeinem Grund werden Ihnen nur 64 KB für Ihre Outlook.com-Regeln zugewiesen. Es gibt keine endgültige Antwort darauf, wie viele Regeln Sie erstellen können, da die Größe der Regeln abhängig von der Länge der Regel und der Anzahl der von Ihnen definierten Bedingungen und Aktionen variiert. Sobald Sie Ihr Limit erreicht haben, werden Sie von Outlook.com darüber informiert, dass Sie keine weiteren Regeln erstellen können. In diesem Fall müssen Sie Regeln konsolidieren oder alte Regeln löschen, die nicht mehr benötigt werden.
Wenn Sie neben der Beschränkung der Anzahl der Regeln, die Sie erstellen dürfen, auch die Microsoft Outlook-Desktopanwendung mit Regeln verwenden, wird möglicherweise eine Warnung angezeigt, dass Ihre Regeln mit denen in der Desktopanwendung in Konflikt stehen. Sie müssen dies noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie die widersprüchlichen Regeln deaktivieren oder bei Bedarf löschen können.
Herzlichen Glückwunsch, Sie wissen jetzt so ziemlich alles, was Sie über das Erstellen, Bearbeiten und Verwenden von Regeln in der Microsoft Outlook-Webanwendung wissen müssen. Viel Spaß beim einfachen Verwalten Ihrer digitalen Kommunikation auf Outlook.com.
