Microsoft hat in den letzten Jahren neue Tools zu Office hinzugefügt. Forms ist eines, das Sie nützlich finden, wenn Sie eine Umfrage, eine Umfrage, ein Quiz oder einen Fragebogen erstellen möchten. Werfen wir einen Blick darauf, wie es funktioniert.
Forms ist ein reines Online-Tool, das kostenlos verwendet werden kann. Sie müssen sich jedoch mit einem kostenlosen Microsoft-Konto anmelden. Sie können alle Antworten auf das Formular in Excel exportieren (auch kostenlos online verwenden), um sie anzuzeigen, zu filtern und Berichte zu erstellen. Wenn Sie es noch nie benutzt haben, öffnen Sie es die Forms-Site und klicken Sie entweder auf die große grüne Schaltfläche „Erste Schritte“ in der Mitte des Bildschirms oder auf den Link „Anmelden“ oben rechts. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an oder erstellen Sie ein neues Konto.
Sobald Sie dies getan haben, wird ein Begrüßungsbildschirm angezeigt, wenn Sie zuvor noch kein Formular erstellt haben, das Sie schließen können.
So erstellen Sie ein Formular
Forms ist ziemlich intuitiv zu bedienen, aber es gibt einige versteckte Schnickschnack, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen. Wir werden es einfach halten, indem wir einen einfachen Fragebogen erstellen. Klicken Sie also zum Starten auf "Neues Formular".
Dies öffnet ein leeres Formular. Klicken Sie auf "Ohne Titel" und geben Sie einen Namen für Ihren Fragebogen ein.
Sobald Sie einen Titel eingegeben haben, können Sie ein Bild und eine Beschreibung hinzufügen. Im Moment werden wir direkt auf die Fragen eingehen. Klicken Sie also auf "Frage hinzufügen", um loszulegen.
Wenn Sie eine Frage hinzufügen, können Sie den Fragentyp auswählen: Multiple Choice, Text, Bewertung oder Datum / Uhrzeit. Wenn Sie am Ende auf die drei Punkte klicken, können Sie auch ein Ranking, eine Likert-Skala oder eine Frage zum Net Promoter Score hinzufügen.
Wir werden mit einer Multiple-Choice-Frage gehen. Klicken Sie auf "Auswahl", um eine neue Multiple-Choice-Frage zu öffnen.
Fügen Sie die Frage hinzu und fügen Sie dann die Optionen hinzu, aus denen die Benutzer auswählen sollen. Wir haben uns an die beiden Standardoptionen gehalten, aber wir haben die erforderliche Frage gestellt, sodass die Leute wählen müssen. In Formularen gibt es keine Option "Speichern", da Ihre Daten unterwegs automatisch gespeichert werden. Wenn Sie möchten, dass Personen mehr als eine der von Ihnen aufgelisteten Antworten auswählen können, können Sie die Option "Mehrere Antworten" auswählen.
Wenn Sie fertig sind, können Sie von der Frage weg klicken, um zu sehen, wie sie für die Personen aussieht, die sie ausfüllen. (Beachten Sie den roten Stern. Dies bedeutet, dass jeder, der das Formular ausfüllt, diese Frage beantworten muss.)
Klicken Sie auf "Frage hinzufügen", um eine weitere Frage hinzuzufügen, und fahren Sie fort, bis Sie alle gewünschten Fragen hinzugefügt haben. Klicken Sie oben rechts im Menü auf die Option „Vorschau“, um den gesamten Fragebogen so anzuzeigen, wie es Ihre Benutzer sehen würden, und geben Sie Antworten ein, um festzustellen, ob er wie erwartet funktioniert.
Wenn Sie das Thema des Fragebogens ändern möchten, klicken Sie auf die Option „Thema“ und wählen Sie entweder ein Vollton- oder ein Hintergrundbild aus. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Bild für den Hintergrund verwenden möchten, befindet sich unten rechts die Schaltfläche "Bild hochladen".
Bevor Sie Ihr Formular für andere Personen freigeben, können Sie auf einige zusätzliche Einstellungen zugreifen, indem Sie auf die drei Punkte oben rechts auf der Seite klicken und dann im Menü auf „Einstellungen“ klicken.
Die einzige Option, die standardmäßig aktiviert ist, ist "Antworten akzeptieren". Wenn Sie den Fragebogen mit anderen Personen teilen, können diese ihn ausfüllen.
Mit den anderen Einstellungen können Sie ein Start- und Enddatum auswählen, an dem Personen das Formular ausfüllen dürfen, ob die Reihenfolge der Fragen für jede Person, die es öffnet, zufällig gemischt werden soll oder ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn jemand den Fragebogen ausfüllt und die Option zum Anpassen der Standard-Dankesnachricht, die die Benutzer sehen, wenn sie den Fragebogen ausgefüllt haben. Ändern Sie diese Einstellungen nach Belieben und Sie können Ihren Fragebogen freigeben.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf "Teilen". Auf diese Weise haben Sie vier Möglichkeiten, den Fragebogen mit anderen zu teilen:
- Ein Link, den Sie kopieren können (Standardoption)
- Ein QR-Code, den Sie als PNG-Datei herunterladen können
- Ein HTML-Tag, das Sie in eine Webseite einbetten können
- Eine E-Mail, die den Link enthält
Wenn Sie in einem Büro arbeiten, das Office 365 verwendet, stehen Ihnen möglicherweise zusätzliche Optionen zur Verfügung, mit denen Sie den Fragebogen nur für Personen in Ihrer Organisation freigeben können. Wählen Sie die gewünschte Option aus und teilen Sie Ihren Fragebogen mit anderen!
So zeigen Sie Antworten auf Ihr Formular an
Sobald die Leute anfangen, Ihren Fragebogen auszufüllen, möchten Sie sich die Antworten ansehen. Wir gehen davon aus, dass Sie eine Weile andere Dinge erledigt haben. Melden Sie sich also wieder bei Forms an, und Sie sehen Ihren Fragebogen auf der Startseite.
Klicken Sie darauf und dann auf die Registerkarte "Antworten".
Sie können die einzelnen Antworten anzeigen, indem Sie auf "Ergebnisse anzeigen" klicken, oder Sie können alle Antworten nach Excel exportieren.
Wenn Sie eine Zusammenfassung anzeigen oder vorhandene Antworten löschen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie aus dem Menü.
Dies sind die Grundlagen für die Erstellung Ihres Fragebogens in Microsoft Forms. Es gibt zusätzliche Funktionen zum Erstellen eines Quiz und zum Verzweigen (Anzeigen verschiedener Fragen basierend auf den Antworten des Antwortenden), wenn Sie mehr erfahren möchten. Für die meisten Benutzer wird in dieser Einführung jedoch behandelt, was Sie benötigen.
