Dropbox es una herramienta increíblemente útil para mantener todos sus archivos sincronizados entre sus computadoras y la nube. Aquí veremos cómo puede mantener a todo su equipo en la misma página con las carpetas compartidas de Dropbox.
Crear una carpeta compartida
Configurar una carpeta compartida en Dropbox es fácil. Agregue los archivos que desea compartir a una carpeta en Dropbox en su computadora, luego haga clic con el botón derecho en la carpeta, seleccione Dropbox y luego elija Compartir esta carpeta .
Alternativamente, inicie sesión en su cuenta de Dropbox en línea, haga clic en el menú desplegable junto a la carpeta que desea compartir y haga clic en Compartir esta carpeta .
Ahora, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir la carpeta y, opcionalmente, ingrese un mensaje que explique por qué comparte la carpeta.
Las personas a las que invite recibirán un correo electrónico invitándolas a ver y unirse a la carpeta compartida. Si no se han registrado en Dropbox, pueden registrarse directamente; de lo contrario, pueden simplemente iniciar sesión en su cuenta de Dropbox y comenzar a agregar o editar archivos.
Las carpetas compartidas tienen un icono ligeramente diferente en tu Dropbox. Observe que la carpeta compartida de la izquierda tiene un icono con 2 personas, mientras que la carpeta de la derecha que no está compartida muestra vistas previas de su contenido.
Ver el historial de su carpeta compartida
Siempre que sus colaboradores con sus carpetas compartidas agreguen o cambien archivos, verá una notificación de información sobre herramientas que le informará qué cambió.
También puede ver los cambios en línea. Inicie sesión en su cuenta de Dropbox en su navegador y seleccione la pestaña Eventos. Esto muestra todos los cambios en su Dropbox, pero puede ver solo los cambios en su carpeta compartida seleccionando su nombre en la barra lateral izquierda.
Ahora puede ver todos los cambios recientes en su carpeta y también puede ver quién agregó o eliminó cada archivo.
En la parte inferior de la página, incluso puedes agregar un comentario que verán todos los colaboradores.
Si alguien eliminó un archivo que aún necesita, puede restaurarlo haciendo clic en su enlace en este historial en línea. O puede ver los archivos eliminados haciendo clic con el botón derecho en su carpeta de Dropbox en el Explorador. Seleccione Dropbox y luego haga clic en Mostrar archivos eliminados .
Reciba notificaciones cuando se realice un cambio
No siempre estás frente a tu computadora; tienes una vida más allá de tus proyectos, después de todo (al menos con suerte). Sin embargo, si realmente desea mantenerse conectado con lo que está sucediendo con su proyecto, puede hacerlo fácilmente sin importar dónde se encuentre.
La página del historial de la carpeta compartida de Dropbox ofrece una fuente RSS de todos los cambios en la carpeta. Haga clic en el Suscríbete a este feed Hipervínculo.
Ahora, en la ventana emergente que se abre, haga clic en "Copiar al portapapeles" para que pueda utilizar esta fuente RSS.
Puede suscribirse a fuentes RSS a través de muchos navegadores web, clientes de correo electrónico, lectores de fuentes dedicados y más. En Firefox, Internet Explorer 7/8 u Opera, puede pegar la dirección de la fuente en su barra de direcciones y suscribirse a la fuente directamente en su navegador.
Sin embargo, suscribirse al feed en una aplicación de escritorio no le ayudará mucho cuando esté lejos de su computadora. Una gran opción es suscribirse al popular Google Reader. Luego, puede verificar su feed desde cualquier navegador, en cualquier computadora o dispositivo móvil.
Para agregar su fuente de Dropbox a Google Reader, inicie sesión en Google Reader ( vinculo abajo ), haga clic en Agregar una suscripción en la parte superior izquierda, pegue su fuente RSS de Dropbox y haga clic en Agregar.
Ahora puede ver cualquier cambio en archivos o carpetas en Google Reader.
Incluso puede agregar su feed a su página de inicio de iGoogle. Haga clic en el Agrégalo ahora a la derecha en la página principal de Google Reader para agregar sus feeds a iGoogle.
Ahora puede ver las actualizaciones de sus archivos desde su página de inicio. Si está usando una computadora diferente, simplemente inicie sesión en su cuenta de Google para ver qué está sucediendo.
También puede acceder a sus feeds de Google Reader desde muchos programas y aplicaciones para la mayoría de los teléfonos inteligentes, incluidos iPhone, Windows Phone y Blackberry.
Recibir un tweet o mensaje de texto cuando se realizan cambios
Si es una persona hiperconectada, es probable que envíe y reciba tweets sobre la marcha. Si es así, esta podría ser la mejor manera de recibir notificaciones cuando se realicen cambios en su carpeta compartida de Dropbox. Para hacer esto, primero cree una nueva cuenta de Twitter para publicar sus cambios. Si no desea que todo el mundo vea sus actualizaciones, haga clic en Configuración y configure su nueva cuenta de Twitter como Privada.
Una vez que se crea la nueva cuenta, sígala con su cuenta de Twitter normal para ver las actualizaciones.
Ahora, publiquemos nuestro feed RSS de Dropbox en Twitter. Cree una cuenta con Twitterfeed ( vinculo abajo ).
Una vez que su cuenta esté configurada, agregue su feed a ella. Ponle un nombre a tu feed e ingresa la dirección de tu feed de Dropbox. Haga clic en Configuración avanzada para que su feed funcione como lo desea.
En Configuración avanzada, cambie la frecuencia a "Cada 30 minutos" para asegurarse de estar actualizado sobre los cambios lo más rápido posible. También puede cambiar otras configuraciones si lo desea.
Haga clic en "Continuar con el paso 2" y luego haga clic en Twitter debajo de los servicios disponibles para agregar su cuenta.
Asegúrese de haber iniciado sesión en su nueva cuenta de Twitter y luego haga clic en Autenticar Twitter.
Permitir la aplicación.
Ahora, finalmente, haga clic en Crear servicio.
Siempre que se realice un cambio, recibirá un tweet a través de su nueva cuenta de Twitter. Y dado que puede recibir tweets a través de mensajes de texto o muchas aplicaciones móviles, ¡nunca estará muy lejos de los cambios de Dropbox!
Conclusión
Las carpetas compartidas de Dropbox son una excelente manera de mantener a todo su equipo trabajando en conjunto en los mismos archivos en un proyecto. ¡Y con estos prácticos trucos, puede mantenerse al día con sus archivos compartidos dondequiera que esté! Hay muchas cosas interesantes que puedes hacer con Dropbox, asegúrate de consultar nuestras publicaciones sobre cómo agregar Dropbox al menú Inicio de Windows 7 , Acceder a archivos de Dropbox desde Chrome y Sincronizar su perfil de Pidgin en varias PC .
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